Zo organiseer je een netwerkborrel zonder last-minute stress
Begin een netwerkborrel niet met hapjes of decoratie, maar met de ruimte, datum en verwachte groepsgrootte. Daarna bouw je de organisatie in vaste volgorde op: uitnodigen, aanmeldingen verwerken, dieetwensen verzamelen en pas dan catering en drank berekenen. Reserveer tijd voor naamkaartjes, registratie en de inrichting van meerdere drankpunten. De meeste problemen ontstaan doordat reserveringen, koeling en verse producten te laat worden gecontroleerd.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Ruimte reserveren
- 2
Datum en tijd bevestigen
- 3
Uitnodiging opstellen
- 4
Aanmeldformulier maken
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Aanmeldingen bevestigen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Definitieve gastenlijst maken
- 10
Drankhoeveelheden berekenen
- 11
Catering bestellen
- 12
Reserveringen controleren
- 13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
- 16
Verse producten controleren
2 personen
- 17
Dranken koud zetten
2 personen
- 18
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 19
Naamkaartjes schrijven
2 personen
- 20
Registratietafel inrichten
2 personen
- 21
Tafels opstellen
3 personen
- 22
Stoelen plaatsen
3 personen
- 23
Buffet inrichten
3 personen
- 24
Drankpunten inrichten
2 personen
- 25
Versiering ophangen
2 personen
- 26
Muziek aansluiten
2 personen
- 27
Verlichting controleren
- 28
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
- 29
Briefing ontvangstteam geven
Event
- 30
Gasten ontvangen
3 personen
- 31
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 32
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 33
Gasten naar buffet begeleiden
2 personen
- 34
Hapjes serveren
3 personen
- 35
Dranken bijvullen
2 personen
- 36
Buffet netjes houden
2 personen
- 37
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 38
Afvalbakken legen
2 personen
- 39
Muziek en volume controleren
- 40
Laatste ronde aankondigen
- 41
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 42
Dranken opruimen
2 personen
- 43
Servies afwassen
3 personen
- 44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 45
Decoratie verwijderen
2 personen
- 46
Apparatuur loskoppelen
2 personen
- 47
Afval verzamelen
2 personen
- 48
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 49
Toiletten controleren
- 50
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 51
Materialen inventariseren
2 personen
- 52
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Statafelsaantal 8
- Bistrostoelenaantal 40
- Buffettafelsaantal 3
- Registratietafel
Servies
- Wijnglazenaantal 80
- Longdrinkglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerlepelsaantal 8
- Schaaltjesaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Koks messenaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Microfoon
- Laptop
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Decoratie
- Naamkaartjeshoudersaantal 50
- Tafelkledenaantal 12
- Ballonnenaantal 50
- Ballonlintaantal 2
- Welkomstbord
- Krijtbordenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilset
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig eerst de ruimte, datum en tijd en controleer daarna hoeveel statafels, bistrostoelen en buffettafels passen. Zo voorkom je dat de opstelling niet aansluit op de beschikbare oppervlakte.
- Stuur de uitnodiging met een aanmeldformulier en sluit de registratie enkele dagen voor de borrel. Gebruik de definitieve gastenlijst vervolgens voor catering, dieetwensen, naamkaartjes en de ontvangsttafel.
- Bereken drank niet alleen op basis van het totaal aantal gasten: houd rekening met het eerste uur en zet wijn, fris en water vooraf koud in koelboxen of koelingen. Controleer ook of je genoeg wijnglazen en longdrinkglazen hebt.
- Plan de voorbereiding in twee momenten. Zet houdbare voorraad, servies en tafelkleden eerder klaar; controleer verse producten op de dag zelf en bereid hapjes zo kort mogelijk voor aanvang.
- Richt registratie, buffet en drankpunten vóór binnenkomst in. Leg naamkaartjes bij de registratietafel, zet serveerschalen en tangen neer en test Bluetoothspeaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen voordat gasten arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een netwerkborrel organiseren?
- Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met het reserveren van de ruimte en het bevestigen van datum en tijd. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf, zodat je de gastenlijst en catering op tijd kunt vastleggen.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een netwerkborrel?
- Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op 1 tot 2 per persoon per uur. Verdeel dit over wijn, frisdrank en water en controleer vooraf of er voldoende glazen en koelmogelijkheden zijn.
- Wanneer moet je de definitieve gastenlijst maken?
- Maak de definitieve gastenlijst 3 tot 5 dagen voor de borrel, nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Gebruik die lijst meteen voor naamkaartjes, catering en de indeling van de registratie.
- Wanneer zet je hapjes en drank klaar voor een netwerkborrel?
- Zet houdbare voorraad en servies eerder klaar, maar controleer verse producten op de dag zelf. Zet dranken minimaal enkele uren vooraf koud en richt buffet en drankpunten uiterlijk 30 minuten voor ontvangst in.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!