Cómo organizar un cóctel de networking sin improvisar
Organiza el cóctel en este orden: confirma el espacio y el horario, calcula el número real de asistentes y después cierra catering, bebidas y montaje. Para que el encuentro funcione, el registro debe estar listo antes de que llegue el primer invitado y las bebidas deben enfriarse con varias horas de margen. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción, no el mismo día. Reserva también tiempo para comprobar entregas, compras y conexiones eléctricas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el espacio
- 2
Confirmar fecha y hora
- 3
Redactar la invitación
- 4
Crear formulario de inscripción
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Confirmar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Hacer la lista definitiva de invitados
- 10
Calcular las cantidades de bebida
- 11
Pedir el catering
- 12
Comprobar las reservas
- 13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 16
Comprobar los productos frescos
2 personas
- 17
Enfriar las bebidas
2 personas
- 18
Preparar aperitivos
3 personas
- 19
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
- 20
Montar la mesa de registro
2 personas
- 21
Montar mesas
3 personas
- 22
Colocar las sillas
3 personas
- 23
Montar el buffet
3 personas
- 24
Montar los puntos de bebidas
2 personas
- 25
Colgar la decoración
2 personas
- 26
Conectar la música
2 personas
- 27
Comprobar la iluminación
- 28
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
- 29
Dar briefing al equipo de recepción
Evento
- 30
Recibir a los invitados
3 personas
- 31
Registrar la asistencia
2 personas
- 32
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 33
Guiar a los invitados al buffet
2 personas
- 34
Servir aperitivos
3 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Mantener el buffet ordenado
2 personas
- 37
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 38
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 39
Comprobar la música y el volumen
- 40
Anunciar la última ronda
- 41
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 42
Recoger las bebidas
2 personas
- 43
Lavar la vajilla
3 personas
- 44
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 45
Retirar la decoración
2 personas
- 46
Desconectar el equipo
2 personas
- 47
Recoger la basura
2 personas
- 48
Limpiar el espacio
3 personas
- 49
Comprobar los baños
- 50
Recoger objetos perdidos
- 51
Inventariar materiales
2 personas
- 52
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 8
- Sillas de bistrócant. 40
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
Vajilla
- Copas de vinocant. 80
- Vasos altoscant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharones de servircant. 8
- Cuencoscant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono
- Portátil
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Decoración
- Portanombrescant. 50
- Mantelescant. 12
- Globoscant. 50
- Cinta para globoscant. 2
- Cartel de bienvenida
- Pizarrascant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Juego de fregona
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista definitiva de invitados entre 3 y 5 días antes. Usa ese número para pedir el catering, calcular bebidas y preparar tarjetas de nombre; trabajar con una cifra provisional suele dejar comida o copas de menos.
- Planifica entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y alrededor de 1 bebida por persona por cada hora adicional. Enfría las bebidas al menos 6 horas antes y separa un punto para vino, otro para bebidas largas y otro para café o té.
- Monta la mesa de registro 45 minutos antes de abrir: coloca la lista de inscripciones, los portanombres y el cartel de bienvenida. Deja bolígrafos de repuesto y una forma clara de marcar las preferencias dietéticas.
- Coloca las mesas altas cerca de las zonas de conversación y deja pasillos de al menos 1,2 metros hacia el buffet y las bebidas. Monta el buffet y los puntos de bebida antes de sacar los aperitivos para evitar colas al inicio.
- Comprueba las tomas de corriente antes de montar altavoces, máquinas de café y lámparas. Reserva al menos 30 minutos para cables alargadores, regletas y una prueba de sonido; hacerlo cuando ya han llegado los invitados interrumpe las conversaciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un cóctel de networking?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el espacio, confirmar fecha y hora y enviar invitaciones. Cierra inscripciones y preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes, y haz el montaje final el mismo día.
- ¿Cuánta bebida necesito para un cóctel de networking?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 por persona por cada hora adicional. Añade agua para toda la duración y reserva las bebidas frías con al menos 6 horas de antelación.
- ¿Cuándo debo cerrar la lista de invitados?
- Fija una fecha límite de inscripción entre 5 y 7 días antes del cóctel. Confirma las inscripciones y prepara la lista definitiva entre 3 y 5 días antes para ajustar catering, bebidas y tarjetas de nombre.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el cóctel?
- Reserva entre 90 y 120 minutos para colocar mesas, sillas, buffet, bebidas, decoración y registro. Haz una comprobación final 30 minutos antes de la llegada, incluida la prueba de sonido y de las máquinas de café.
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