Checklist pour organiser quatre jours de marche

Quatre jours de marche demandent une préparation suivie, car les parcours, les participants et les équipes doivent fonctionner ensemble pendant plusieurs journées. Commencez par fixer les itinéraires et obtenir les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les points d’eau, les espaces de repos, les bénévoles et les moyens de communication. Cette checklist de 97 tâches et 60 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au contrôle du matériel avant le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les itinéraires
3 personnes
Réserver le lieu de départ
Demander les autorisations
Demander des mesures de circulation
Vérifier les itinéraires
4 personnes
Définir les espaces de repos
2 personnes
Définir les points d’eau
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les informations d'assurance
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer les plans d’accès
2 personnes
Commander les dossards
Commander les rubans de médailles
Acheter le matériel de premiers secours
Faire réaliser les imprimés
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Informer les bénévoles
2 personnes
Commander les courses
Trier les dossards
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
Récupérer les courses
2 personnes

Événement

Balisage de la zone de départ
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les comptoirs d’inscription
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tracer l’itinéraire
6 personnes
Aménager des points de repos
6 personnes
Approvisionner les points d’eau
6 personnes
Enregistrer les participants
6 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Informer les participants
2 personnes
Commencer l’encadrement
6 personnes
Tenir le poste de tampon
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
Distribuer les fruits
3 personnes
Accompagner vers l'arrivée
4 personnes
Désinscrire les participants
3 personnes
Distribuer les médailles du jour
3 personnes
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
Redéfinir l'itinéraire
6 personnes
Réapprovisionner les zones de repos
6 personnes
Ouvrir les comptoirs d’accueil
4 personnes
Cocher les participants
4 personnes
Lancer le deuxième jour de marche
5 personnes
Tenir le poste de tampon
2 personnes
Tenir les points de repos
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
Accompagner vers l'arrivée
4 personnes
Distribuer les médailles du jour
3 personnes
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
Redéfinir l'itinéraire
6 personnes
Réapprovisionner les zones de repos
6 personnes
Lancer la troisième journée de marche
5 personnes
Tenir le poste de tampon
2 personnes
Tenir les points de repos
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
Accompagner vers l'arrivée
4 personnes
Distribuer les médailles du jour
3 personnes
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
Mettre en place le dernier itinéraire
6 personnes
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
Réapprovisionner les points de repos
6 personnes
Lancer le quatrième jour de marche
5 personnes
Tenir le poste de tampon
2 personnes
Tenir les points de repos
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
Accueillir les finishers
6 personnes
Distribuer les médailles thématiques de Vierdaagse
4 personnes
Encadrer les photos d’arrivée
2 personnes
Tenir le point de premiers secours
2 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer la zone de départ
4 personnes
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer la zone de départ
4 personnes
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer la zone de départ
4 personnes
Récupérer les panneaux indicateurs
6 personnes
Trier les matériaux
4 personnes
Ranger le site
8 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Nettoyer les panneaux de parcours
2 personnes
Archiver les données d’inscription
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Barrières de sécuritéqté 24
Bancs pliantsqté 10

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Mégaphonesqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Stations de rechargeqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Matériel de parcours

Flèches de directionqté 180
Panneaux de directionqté 40
Serre-câblesqté 500
Marqueursqté 24
Cartes géographiquesqté 12
Livrets de parcoursqté 600

Inscription

Numéros de départqté 600
Porte-dossardsqté 600
Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 40
Formulaires d’inscriptionqté 700
Tamponsqté 8
Tampons encreursqté 12
Braceletsqté 700

Matériel de sport

Médailles de marcheqté 2400
Médailles de finisherqté 600
Rubans de médailleqté 3000
Caissesqté 24
Glacièresqté 12
Réservoirs d’eauqté 16
Robinets d’eau potableqté 16

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 1200
Assiettes réutilisablesqté 400
Couverts réutilisablesqté 500
Pichets à caféqté 8
Thermosqté 12
Carafes d’eauqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux à painqté 8
Cuillères de serviceqté 12
Pincesqté 12
Thermomètresqté 4

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 4
Brancards pliantsqté 2
Boîtes de compresses glacéesqté 8
Gilets de sécuritéqté 30
Stations de gel hydroalcooliqueqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 20
Pilesqté 80

Nettoyage

Poubellesqté 20
Pinces à déchetsqté 8
Seaux de nettoyageqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 8
Torchonsqté 24
Balais à mainqté 6

Catering

Courses

Conseils

Validez les itinéraires et les autorisations plusieurs semaines avant l’événement. Vérifiez chaque parcours sur place et notez les accès, les traversées de route et les points où une signalisation sera nécessaire.
Prévoyez les équipes par journée et par poste, plutôt qu’un seul planning général. Les régulateurs de trafic, les responsables des points d’eau et l’accueil doivent connaître leur horaire et leur emplacement avant le briefing.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et vérifier les informations d’assurance. Gardez une liste actualisée des participants et triez les numéros de départ avant le premier jour.
Comptez les supports de parcours pour chaque itinéraire : flèches, panneaux, marqueurs, cartes et livrets. Ajoutez une réserve de serre-câbles et de signalétique, car certains éléments peuvent être déplacés ou endommagés pendant quatre jours.
Testez la communication et l’alimentation électrique avant l’arrivée des marcheurs. Vérifiez les talkies-walkies, mégaphones, microphones, stations de recharge, rallonges et multiprises, puis préparez le matériel de premiers secours et les caisses au même endroit.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser quatre jours de marche ?: Prévoyez idéalement au moins 3 à 6 mois. Les autorisations, les mesures de circulation, la réservation du départ, le recrutement des bénévoles et les commandes de dossards peuvent prendre plusieurs semaines.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour quatre jours de marche ?: Ouvrez-les environ 8 à 12 semaines avant le départ. Ce délai laisse le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires, de vérifier les assurances et de préparer les numéros de départ.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Le nombre dépend des parcours et des points de contrôle, mais prévoyez une équipe distincte pour chaque poste et chaque journée. Finalisez la répartition au moins 2 semaines avant l’événement et gardez quelques remplaçants disponibles.
Quand vérifier le matériel de marche ?: Faites un inventaire complet 7 à 10 jours avant le premier départ, puis un contrôle rapide chaque soir. Vérifiez notamment la signalétique, les moyens de communication, les fournitures d’inscription et le matériel de premiers secours.

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