Checklist pour organiser une course à pied

Organiser une course à pied demande de verrouiller le parcours, la sécurité et la logistique bien avant le jour du départ. Commence par définir le format de la compétition, puis réserve les lieux, demande les autorisations et mets en place le plan de circulation. Les inscriptions, les dossards, le chronométrage et les bénévoles doivent être suivis séparément. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre, jusqu’à l’inspection finale du parcours et à la préparation de l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
2 personnes
Élaborer le parcours de course
2 personnes
Choisir le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Demander les autorisations
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
Assurer la présence des secours
Gérer le chronométrage
2 personnes
Concevoir les dossards
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Commander les dossards
Vérifier la commande de médailles
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des participants
Trier les dossards
3 personnes
Remplir les pochettes de médailles
3 personnes
Inspecter le parcours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Remplir les sacs d’information
4 personnes
Préparer les kits de départ
3 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter l’arche de départ
4 personnes
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
6 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Installer les bornes kilométriques
3 personnes
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
Aménager le point de distribution
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
6 personnes
Distribuer les dossards
5 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Réceptionner les bagages
3 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Remplir la zone de départ
4 personnes
Lancer la compétition
5 personnes
Tenir le poste de route
12 personnes
Gérer la circulation
10 personnes
Assurer le poste d’eau intermédiaire
4 personnes
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
Remettre la médaille
4 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer les fruits
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Rendre les bagages
3 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Organiser la remise des prix
4 personnes
Informer le public
2 personnes
Rappeler les consignes de sécurité aux participants
3 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Fermer la zone d’arrivée
3 personnes
Libérer le parcours
4 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
6 personnes
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Récupérer les panneaux d’itinéraire
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Enregistrer les objets perdus
Publier les résultats
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes
Sélectionner les photos
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Arche de départ
Arche d'arrivée
Panneaux d’orientationqté 35
Panneaux de kilométrageqté 6
Numéros de départqté 600
Bracelets de dossardqté 600
Médailles de compétitionqté 600
Ruban de guidageqté 12
Cônes de signalisationqté 60
Barrières de circulationqté 30
Brossesqté 4
Chronomètresqté 6
Roue de mesure
Cônesqté 40
Glacièresqté 8
Carafes d’eauqté 20
Caisses de bidonsqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Routeur Wi-Fi
Imprimante
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Pilesqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 700
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Tasses à caféqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pince de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Ruban de scèneqté 2
Bannières d’informationqté 6
Bannières fléchéesqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Épongesqté 12
Balais à mainqté 6
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 8
Porte-papier toiletteqté 4

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures isolantesqté 20
Pains de glaceqté 20
Brancard
Gants jetablesqté 100
Lampes de pocheqté 6

Inscription

Presse-papiersqté 12
Sets de stylosqté 30
Papier A4qté 5
Étiquettes nominativesqté 200
Enveloppesqté 600
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Jeux de ciseauxqté 6

Catering

Courses

Conseils

Demande les autorisations dès que le parcours est fixé : les délais varient selon les autorités et peuvent dépasser plusieurs semaines. Prépare en même temps le plan de circulation et le nombre d’agents nécessaires.
Inspecte le parcours une dernière fois avant l’épreuve, en vérifiant chaque panneau, cône, barrière et point de ravitaillement. Une reconnaissance à pied permet de repérer un obstacle ou une signalisation manquante que le plan ne montre pas.
Ne commande pas les dossards et les médailles au dernier moment : vérifie les quantités après la clôture des inscriptions et prévois quelques exemplaires de secours. Trie ensuite les dossards et remplis les pochettes de médailles avant l’installation.
Répartis les bénévoles avec une mission, un horaire et un moyen de contact précis. Prévois des talkies-walkies ou des téléphones pour les responsables du départ, de l’arrivée, du parcours et des secours.
Imprime le déroulé et la liste des participants avant le jour de la course, puis garde une version numérique sur un ordinateur ou une tablette. Teste aussi le chronométrage et le routeur Wi-Fi avant l’ouverture des inscriptions ou de l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course à pied ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour une course simple, et davantage si le parcours exige plusieurs autorisations. Les demandes administratives, les réservations et le recrutement des bénévoles doivent commencer dès que le tracé est validé.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course à pied ?: Ouvre les inscriptions environ 6 à 10 semaines avant le départ, une fois le parcours, les horaires et les règles confirmés. Fixe une date de clôture quelques jours avant la course pour imprimer les listes et préparer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour une course à pied ?: Le nombre dépend du parcours et des intersections, mais prévois au moins 1 bénévole par point à surveiller, en plus des équipes du départ, de l’arrivée et du ravitaillement. Ajoute 10 à 15 % de remplaçants pour couvrir les absences le jour J.
Quand inspecter le parcours d’une course ?: Fais une première reconnaissance après avoir élaboré le tracé, puis une inspection finale dans les 24 à 48 heures avant le départ. Vérifie alors l’état du sol, les panneaux, les cônes, les barrières et les zones de circulation.

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