Checklist pour organiser les portes ouvertes d’un cabinet médical
Une journée portes ouvertes réussie commence par un parcours simple, des informations faciles à trouver et un accueil bien préparé. Fixez d’abord la date et le programme, puis gérez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de préparer les espaces. Prévoyez un chemin de visite logique entre l’accueil, les présentations et les différents points d’information. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute, notamment pour la signalétique, les branchements et les boissons.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux visiteurs
Déterminer les espaces et le parcours de circulation
2 personnes
Réserver le mobilier
Élaborer le parcours de visite
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Rassembler le matériel d’information
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Imprimer la signalisation
Imprimer la liste des inscriptions
Charger le matériel technique
Ranger les espaces
3 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les stands d’information
3 personnes
Installer les panneaux de visite
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Tester le niveau sonore
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réapprovisionner le gel hydroalcoolique
Faire le briefing d’équipe
4 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Assurer les présentations
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
Remercier les visiteurs
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Nettoyer les toilettes
Trier les matériaux
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
Traiter les inscriptions en toute sécurité
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tabourets de barqté 6
- Porte-manteauxqté 2
- Nappesqté 8
Inscription
- Accueil
- Presse-papiersqté 4
- Stylosqté 20
- Étiquettes nominativesqté 80
- Formulaires visiteursqté 80
Informations
- Présentoirs d'informationqté 6
- Brochures d’informationqté 150
- Panneaux de directionqté 10
- Cartes du programmeqté 80
- Cartes de menuqté 8
Décoration
- Ballonsqté 50
- Ruban à ballonsqté 2
- Guirlande de fanionsqté 4
- Compositions floralesqté 4
- Colle repositionnableqté 4
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Enceinte portableqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 70
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 10
- Pinces de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 5
- Supports de gel hydroalcooliqueqté 5
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez le programme aux visiteurs avant la date prévue et confirmez les inscriptions quelques jours à l’avance. Vous saurez ainsi combien de formulaires visiteurs, d’étiquettes nominatives et de places préparer à l’accueil.
- Définissez le parcours de visite avant d’installer les tables et les chaises. Ajoutez des panneaux de direction aux endroits où un visiteur pourrait hésiter, surtout entre l’accueil, les présentations et les espaces de consultation.
- Testez les présentations avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, l’enceinte et le microphone au moins la veille. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises : un branchement manquant peut retarder toute la matinée.
- Préparez le café, le thé et les en-cas après avoir rempli les réfrigérateurs et installé les tasses, verres et assiettes. Prévoyez une zone de service distincte du comptoir d’accueil pour éviter les files d’attente.
- Imprimez la liste des inscriptions, les étiquettes nominatives et toute la signalétique avant le jour J. Gardez quelques stylos, formulaires visiteurs et supports d’information en réserve pour les personnes qui viennent sans inscription.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser les portes ouvertes d’un cabinet médical ?
- Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de fixer le programme, d’envoyer les invitations, d’enregistrer les inscriptions et de réserver le mobilier ou le matériel technique.
- Quand confirmer les inscriptions aux portes ouvertes ?
- Confirmez-les entre 3 et 5 jours avant l’événement. Profitez-en pour recueillir les besoins alimentaires et envoyer le programme définitif aux visiteurs.
- Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?
- Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 boissons par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si les visiteurs restent longtemps ou si la météo est chaude.
- Quand installer la signalétique et le parcours de visite ?
- Préparez et imprimez les panneaux au plus tard la veille, puis installez-les après le rangement des espaces. Faites un essai complet du parcours 1 à 2 heures avant l’ouverture pour repérer les passages étroits ou les indications manquantes.
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