Checklist pour organiser un voyage d’étude

Un voyage d’étude se prépare bien avant le départ : programme, participants, transport, visites et repas doivent s’enchaîner sans temps mort. Cette checklist vous aide à suivre les 51 tâches du projet, depuis la définition des objectifs jusqu’au rassemblement du matériel. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés, comme les contacts d’urgence, les régimes alimentaires, les cartes des participants et la confirmation finale des réservations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’objectif et le programme
2 personnes
Créer la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Réserver le transport
Réserver le lieu de visite
Réserver une visite guidée
Réserver un dîner
Élaborer le programme avec les lieux
2 personnes
Répartir les participants
2 personnes
Désigner les accompagnateurs
Informer le lieu d’accueil
Informer le lieu du dîner
Vérifier l'itinéraire et le temps de trajet
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les participants définitifs
Envoyer les informations aux participants
Imprimer les numéros d’urgence
Imprimer les cartes des participants
Imprimer le programme
Faire les courses
2 personnes
Conditionner le catering par régime
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Tester le matériel de présentation
Étiqueter les bagages et le matériel
2 personnes

Événement

Préparer le point de départ
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Charger les bagages
3 personnes
Accompagner le départ et l’itinéraire
3 personnes
Faire l’accueil et donner les consignes de sécurité
2 personnes
Présenter le lieu et le programme
Animer la visite guidée
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Distribuer les boissons et les snacks
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Accompagner les visiteurs au dîner
3 personnes
Vérifier les repas adaptés
Prendre une photo de groupe
Accompagner le retour
3 personnes
Décharger les bagages
3 personnes
Vérifier la présence à l’arrivée
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes

Suivi

Rapporter le matériel
2 personnes
Nettoyer la vaisselle et les glacières
2 personnes
Évacuer les déchets
Rendre les articles empruntés
Rassembler les notes de frais
Partager les photos des participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 2
Chaises pliantesqté 6

Équipement

Glacièresqté 3
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 2
Multiprisesqté 2
Téléphone mobileqté 2
Appareil photo
Ordinateur portable
Adaptateur HDMI
Cliqueur de présentation
Enceinte portable

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 35
Couverts réutilisablesqté 35
Gobelets à caféqté 40

Cuisine

Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Pinces de serviceqté 3
Louchesqté 2
Thermosqté 3
Conteneurs alimentairesqté 6
Pains de glaceqté 12
Distributeurs de serviettesqté 2

Catering

Bouteilles d’eau réutilisablesqté 35
Lunch-boxqté 35
Sacs en papierqté 40
Étiquettes pour repas spécifiquesqté 40
Sacs isothermesqté 6
Courses

Documentation

Programmesqté 35
Cartes des participantsqté 35
Cartes de contact d’urgenceqté 35
Stylosqté 35
Blocs-notesqté 35
Cartes d'itinéraireqté 6
Chemisesqté 35
Ruban adhésifqté 2
Marqueurs indélébilesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Supports de sacs poubelleqté 2

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 4
Lampes de pocheqté 4
Trousse de premiers secours
Gel hydroalcooliqueqté 4

Conseils

Commencez par fixer l’objectif et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite une date limite d’inscription afin de connaître assez tôt l’effectif réel.
Réservez le transport, le lieu de visite, la visite guidée et le dîner dès que les dates sont stabilisées. Vérifiez ensuite l’itinéraire et ajoutez une marge au temps de trajet prévu.
Demandez les besoins alimentaires et les contacts d’urgence lors de l’inscription, pas la veille du départ. Étiquetez chaque repas spécifique et conditionnez-les séparément pour éviter les erreurs.
Répartissez les participants et désignez les accompagnateurs après la clôture des inscriptions. Imprimez les cartes des participants, le programme et les numéros d’urgence en plusieurs exemplaires.
Faites une vérification du matériel au plus tard la veille : batteries externes, rallonges, multiprises, adaptateur HDMI, enceinte portable et matériel de catering. Contrôlez aussi la météo avant d’envoyer les dernières informations.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un voyage d’étude ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant le départ. Ce délai laisse le temps de traiter les inscriptions, de réserver le transport et les visites, puis de confirmer les participants définitifs.
Que faut-il envoyer aux participants avant un voyage d’étude ?: Envoyez le programme, les horaires, les lieux de rendez-vous, l’itinéraire, les consignes pratiques et un contact d’urgence au plus tard 5 à 7 jours avant le départ. Renvoyez une confirmation courte la veille.
Combien d’accompagnateurs prévoir pour un voyage d’étude ?: Prévoyez au minimum un accompagnateur pour chaque groupe constitué, puis adaptez selon le nombre de participants et le programme. Désignez-les avant l’envoi des informations finales afin que chacun connaisse son rôle.
Quand confirmer les réservations et les participants ?: Confirmez l’effectif définitif environ 7 jours avant le départ, puis vérifiez immédiatement le transport, les lieux de visite, la visite guidée et le dîner. Une dernière vérification de l’itinéraire et de la météo peut être faite 24 heures avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.