Studiereis organiseren: checklist en planning

Een studiereis staat of valt met een strak programma en informatie die deelnemers op tijd ontvangen. Leg eerst het doel, de bezochte locaties en de reistijden vast; regel daarna vervoer, rondleidingen en diner. Verzamel dieetwensen en noodcontacten voordat je catering bestelt en deelnemers indeelt. In de laatste week controleer je de route, bevestig je het definitieve aantal deelnemers en maak je programma’s, deelnemerskaarten en noodnummers klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doel en programma vastleggen
2 personen
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Vervoer reserveren
Bezoeklocatie reserveren
Rondleiding reserveren
Diner reserveren
Programma met locaties uitwerken
2 personen
Deelnemers indelen
2 personen
Begeleiders aanwijzen
Bezoeklocatie informeren
Dinerlocatie informeren
Route en reistijd controleren
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemers bevestigen
Deelnemersinformatie versturen
Noodnummers afdrukken
Deelnemerskaarten afdrukken
Programma afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Catering per dieet verpakken
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Presentatiemateriaal testen
Bagage en materialen labelen
2 personen

Event

Vertrekpunt klaarzetten
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Bagage inladen
3 personen
Vertrek en route begeleiden
3 personen
Welkom en veiligheidsinstructie geven
2 personen
Locatie en programma toelichten
Rondleiding begeleiden
3 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Dranken en snacks uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
Dinerbezoek begeleiden
3 personen
Dieetmaaltijden controleren
Groepsfoto maken
Terugreis begeleiden
3 personen
Bagage uitladen
3 personen
Aanwezigheid bij aankomst controleren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen

Nazorg

Materialen terugbrengen
2 personen
Servies en koelboxen reinigen
2 personen
Afval afvoeren
Geleende spullen retourneren
Onkostenbonnen verzamelen
Deelnemersfoto's delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Mobiele telefoonaantal 2
Fotocamera
Laptop
HDMI-adapter
Presentatieklikker
Draagbare speaker

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 35
Herbruikbaar bestekaantal 35
Koffiebekersaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveertangenaantal 3
Opscheplepelsaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Voedselcontainersaantal 6
Koelelementenaantal 12
Servetdispensersaantal 2

Catering

Herbruikbare waterflessenaantal 35
Lunchboxenaantal 35
Papieren zakkenaantal 40
Etiketten voor dieetmaaltijdenaantal 40
Koeltasjesaantal 6
Boodschappen

Documentatie

Programma'saantal 35
Deelnemerskaartenaantal 35
Noodcontactkaartenaantal 35
Pennenaantal 35
Notitieblokkenaantal 35
Routekaartenaantal 6
Mapjesaantal 35
Plakbandaantal 2
Watervaste stiftenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalzakhoudersaantal 2

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 4
Zaklampenaantal 4
EHBO-set
Handdesinfectieaantal 4

Tips

Plan de vaste onderdelen eerst: reserveer vervoer, bezoeklocatie, rondleiding en diner voordat je deelnemers een definitief programma stuurt. Controleer per traject de reistijd en houd per verplaatsing minstens 15 minuten extra aan.
Sluit de inschrijving uiterlijk 14 dagen voor vertrek. Vraag tegelijk om dieetwensen en noodcontacten, zodat je catering per dieet kunt verpakken en begeleiders weten wie ze moeten bellen.
Maak één programma met tijden, adressen, contactpersonen en verzamelpunten. Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf en druk op de dag zelf een exemplaar per deelnemer of begeleider af.
Verdeel deelnemers in groepen en wijs per groep een begeleider aan. Geef elke begeleider een deelnemerslijst, noodnummers en een telefoon met voldoende batterij; neem daarnaast powerbanks mee.
Controleer 24 uur voor vertrek de weersverwachting en de route opnieuw. Leg catering, waterflessen, lunchboxen, koeltasjes, etiketten en presentatiemateriaal per onderdeel klaar, zodat je niets op locatie hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een studiereis organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met doel, programma, deelnemerslijst en reserveringen. Rond vervoer, bezoeklocaties, rondleiding en diner uiterlijk 4 weken voor vertrek af.
Wanneer moet ik de deelnemersinformatie van een studiereis versturen?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Vermeld programma, adressen, vertrektijd, reistijden, contactpersonen, noodnummers en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Wanneer verzamel ik dieetwensen en noodcontacten voor een studiereis?: Vraag beide gegevens bij de aanmelding op en sluit de inventarisatie uiterlijk 14 dagen voor vertrek. Gebruik het definitieve aantal daarna voor catering, groepsindeling en deelnemerskaarten.
Hoeveel extra reistijd moet ik inplannen voor een studiereis?: Tel per verplaatsing minimaal 15 minuten buffer op bij de verwachte reistijd. Plan bij overstappen, groepsverplaatsingen of een strak bezoekprogramma liever 20 tot 30 minuten extra.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.