Studienreise organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Studienreise steht und fällt mit sauberer Vorbereitung: erst Ziel und Programm festlegen, dann Teilnehmende, Reservierungen und Betreuung koordinieren. Plane Transport, Besuchsorte und Führung frühzeitig und prüfe Route sowie Fahrzeiten, bevor du das Programm verschickst. Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Einteilungen gehören spätestens zur finalen Teilnehmerbestätigung. Kurz vor der Abreise werden Verpflegung, Technik, gedruckte Unterlagen und Materialien zusammengestellt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ziel und Programm festlegen
2 Personen
Teilnehmerliste erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte sammeln
Transport reservieren
Besuchslocation reservieren
Führung buchen
Diner reservieren
Programm mit Veranstaltungsorten ausarbeiten
2 Personen
Teilnehmer einteilen
2 Personen
Betreuer zuweisen
Besuchsort informieren
Dinner-Location informieren
Route und Fahrzeit prüfen
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Teilnehmer bestätigen
Teilnehmerinformationen versenden
Notrufnummern ausdrucken
Teilnehmerkarten drucken
Programm drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Catering nach Diät verpacken
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Präsentationsmaterial testen
Gepäck und Materialien beschriften
2 Personen

Event

Startpunkt vorbereiten
2 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Gepäck einladen
3 Personen
Abreise und Route begleiten
3 Personen
Begrüßung und Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Ort und Programm erläutern
Führung begleiten
3 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Getränke und Snacks verteilen
2 Personen
Getränke nachfüllen
Dinerbesuch begleiten
3 Personen
Sondermahlzeiten prüfen
Gruppenfoto machen
Rückreise begleiten
3 Personen
Gepäck ausladen
3 Personen
Anwesenheit bei Ankunft prüfen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Materialien zurückbringen
2 Personen
Geschirr und Kühlboxen reinigen
2 Personen
Abfall entsorgen
Geliehene Sachen zurückgeben
Ausgabenbelege sammeln
Teilnehmerfotos teilen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 2
KlappstühleAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 3
PowerbanksAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 2
MobiltelefonAnz. 2
Fotokamera
Laptop
HDMI-Adapter
Präsentationsklicker
Tragbarer Lautsprecher

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 40
Mehrweg-TellerAnz. 35
Wiederverwendbares BesteckAnz. 35
KaffeebecherAnz. 40

Küche

SchneidebretterAnz. 2
KüchenmesserAnz. 2
ServierzangenAnz. 3
ServierlöffelAnz. 2
ThermoskannenAnz. 3
LebensmittelbehälterAnz. 6
KühlelementeAnz. 12
ServiettenhalterAnz. 2

Catering

Wiederverwendbare WasserflaschenAnz. 35
LunchboxenAnz. 35
PapiertütenAnz. 40
Etiketten für DiätmahlzeitenAnz. 40
KühlbeutelAnz. 6
Einkäufe

Dokumentation

ProgrammeAnz. 35
TeilnehmerkartenAnz. 35
NotfallkontaktkartenAnz. 35
StifteAnz. 35
NotizblöckeAnz. 35
RoutenpläneAnz. 6
MappenAnz. 35
KlebebandAnz. 2
Wasserfeste StifteAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
MüllbeutelhalterAnz. 2

Sicherheit

WarnwestenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4
Erste-Hilfe-Set
HanddesinfektionsmittelAnz. 4

Tipps

Lege Ziel und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Interessierte direkt mit belastbaren Angaben zu Reiseablauf, Besuchsorten und Zeiten antworten.
Sammle mit der Anmeldung nicht nur Namen, sondern auch Ernährungswünsche und Notfallkontakte. Prüfe diese Angaben spätestens bei der endgültigen Teilnehmerbestätigung noch einmal.
Reserviere Transport, Besuchslocation, Führung und Dinner nicht erst nach der Anmeldung. Sobald der Termin und die ungefähre Gruppengröße feststehen, solltest du die Verfügbarkeiten klären.
Plane die Gruppe nach Route und Betreuung ein: Weise Teilnehmende und Betreuer zu und informiere Besuchsorte sowie Dinner-Location über die endgültige Zahl und besondere Anforderungen.
Packe die Ausgabe für den Reisetag getrennt: Programme, Teilnehmerkarten, Notrufnummern, Lunchboxen und Diätetiketten müssen schnell erreichbar sein. Teste Laptop, HDMI-Adapter, Präsentationsklicker und Lautsprecher vor dem Start.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Studienreise organisieren?: Beginne mit Ziel, Programm und Reservierungsanfragen, sobald der Termin feststeht. Transport, Führung, Besuchslocation und Dinner sollten vor dem Versand der Einladungen zumindest angefragt sein.
Was gehört auf eine Checkliste für eine Studienreise?: Dazu gehören Programm, Teilnehmerliste, Anmeldungen, Ernährungswünsche, Notfallkontakte, Transport, Besuchsorte, Betreuung, Verpflegung und Unterlagen. Für die Durchführung brauchst du außerdem Technik, Powerbanks, Kühlboxen und wiederverwendbares Geschirr.
Wann müssen die Teilnehmerinformationen verschickt werden?: Verschicke sie erst nach der endgültigen Teilnehmerbestätigung. Dann sollten Programm, Treffpunkt, Fahrzeiten, Kontaktangaben, Notrufnummern und Hinweise zu Verpflegung vollständig sein.
Wie plant man Verpflegung für eine Studienreise?: Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und verpacke Diätmahlzeiten getrennt. Beschrifte Lunchboxen und Behälter eindeutig und halte Kühlboxen sowie Kühlelemente für den Transport bereit.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.