Checklist pour organiser une visite d’entreprise à la mairie
Une visite d’entreprise à la mairie demande plus qu’un programme bien rédigé. Il faut coordonner les salles, le parcours, les inscriptions, les présentations, l’accueil et le service traiteur dans le bon ordre. Cette checklist vous aide à avancer sans oublier les besoins alimentaires, les badges, les branchements ou la signalétique. Prévoyez aussi un contrôle sur place avant l’arrivée des visiteurs : les problèmes de câbles, de circulation et de froid pour les boissons se règlent difficilement au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date de visite
Valider le programme et l’itinéraire
2 personnes
Réserver des salles auprès de la commune
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des visiteurs
Rassembler les présentations et les vidéos
2 personnes
Préparer le contenu de la visite guidée
2 personnes
Commander le catering
Vérifier la technique et les branchements
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Créer des panneaux de direction
Imprimer les informations visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Événement
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer la présentation de bienvenue
2 personnes
Assurer la présentation de l’entreprise
2 personnes
Animer la visite guidée
4 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Animer le cocktail networking
2 personnes
Accompagner les départs
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Ranger le matériel technique
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
Traiter les frais et les reçus
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 50
- Tables de buffetqté 3
- Table d'inscription
- Tabouretsqté 6
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 50
- Assiettes à dessertqté 50
- Tasses à caféqté 50
- Verres à eauqté 60
- Verres à vinqté 60
- Couvertsqté 60
- Louchesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Petits bolsqté 12
- Bacs à glaçonsqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câbles HDMIqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Micro sans fil
Décoration
- Badges nominatifsqté 55
- Porte-badgesqté 55
- Nappesqté 8
- Panneaux d’orientationqté 10
- Compositions floralesqté 4
Éclairage
- Lampes de table LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Confirmez la date, les salles et l’itinéraire au moins 4 à 6 semaines avant la visite. Le parcours doit être validé avant l’envoi des invitations, afin d’indiquer des informations fiables aux participants.
- Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement. Utilisez cette liste finale pour vérifier les besoins alimentaires, préparer les badges nominatifs et ajuster la commande de traiteur.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et chaque câble HDMI au moins 24 heures avant. Prévoyez aussi les rallonges et multiprises nécessaires dans la salle de présentation.
- Installez la table d’inscription, les badges et les panneaux d’orientation 60 à 90 minutes avant l’arrivée du groupe. Les indications doivent couvrir les premiers mètres depuis l’entrée jusqu’à la salle et au départ de la visite guidée.
- Refroidissez les boissons et mettez en place le coin café, thé et en-cas avant l’accueil. Vérifiez le nombre de tasses, verres, assiettes, couverts et plateaux après l’installation des tables et du buffet.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il préparer une visite d’entreprise à la mairie ?
- Commencez l’organisation 4 à 6 semaines avant la date prévue. Gardez les 7 derniers jours pour finaliser les inscriptions, les besoins alimentaires, les badges, le traiteur et les supports de présentation.
- Quand envoyer les invitations pour une visite d’entreprise à la mairie ?
- Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la visite, une fois la date, les salles, l’horaire et l’itinéraire validés. Fixez une date limite de réponse 7 à 10 jours avant l’événement.
- Quand tester le matériel de présentation ?
- Effectuez un premier test complet 24 heures avant, puis vérifiez à nouveau les branchements le jour même. Contrôlez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone, les câbles HDMI et les multiprises.
- Quand installer l’accueil et la signalétique ?
- Installez la table d’inscription, les badges et les panneaux 60 à 90 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Ce délai laisse le temps de corriger un problème de circulation ou de déplacer une table sans retarder le programme.
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