Checkliste für den Unternehmensbesuch bei der Gemeinde
Ein Unternehmensbesuch bei der Gemeinde braucht einen klaren Ablauf: Termin bestätigen, Räume und Weg festlegen, Gäste anmelden und den Empfang vorbereiten. Planen Sie Präsentation, Führung und Catering so, dass Übergänge ohne Wartezeiten funktionieren. Spätestens eine Woche vorher sollten Besucherliste, Ernährungswünsche, Inhalte und Technik geklärt sein. Am Veranstaltungstag prüfen Sie zuerst Räume, Wegweiser und Anschlüsse, bevor Registrierung, Getränke und Snacks bereitgestellt werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Besuchstermin bestätigen
Programm und Weg festlegen
2 Personen
Räume bei der Gemeinde reservieren
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste finalisieren
Präsentationen und Videos sammeln
2 Personen
Inhalte der Führung vorbereiten
2 Personen
Catering bestellen
Technik und Anschlüsse überprüfen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Wegweiser erstellen
Besucherinformationen drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Event
Empfangstheke besetzen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Begrüßungspräsentation halten
2 Personen
Firmenpräsentation durchführen
2 Personen
Führung begleiten
4 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Dessert servieren
2 Personen
Networking-Event betreuen
2 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen
Nachbereitung
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Technik verstauen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
Ausgaben und Belege verarbeiten
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- BuffetischeAnz. 3
- Registrierungstisch
- HockerAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 50
- DesserttellerAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 50
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Kabelloses Mikrofon
Dekoration
- NamensschilderAnz. 55
- BadgehalterAnz. 55
- TischdeckenAnz. 8
- WegweiserAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 4
Beleuchtung
- LED-TischlampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie spätestens zwei Wochen vor dem Besuch einen genauen Zeitplan für Empfang, Präsentation, Führung und Verpflegung fest. So erkennen Sie früh, ob Wege oder Programmpunkte zu knapp geplant sind.
- Schließen Sie die Besucherliste etwa 5 bis 7 Tage vorher und erfassen Sie dabei auch Ernährungswünsche. Drucken Sie Namensschilder und Besucherinformationen erst nach dieser finalen Prüfung.
- Testen Sie Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Mikrofon am Vortag im vorgesehenen Raum. Prüfen Sie dabei nicht nur das Bild, sondern auch Ton, Steckdosen und benötigte Verlängerungskabel.
- Richten Sie den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor dem ersten Eintreffen ein. Namensschilder, Badgehalter und Besucherinformationen sollten dort nach Nachnamen oder Gruppen sortiert liegen.
- Kühlen Sie Getränke und bereiten Sie Kaffee- und Teestation sowie Snacks vor Beginn vor. Stellen Sie Wegweiser an allen Abzweigungen auf und besetzen Sie die Empfangstheke während der gesamten Ankunftszeit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Unternehmensbesuch bei der Gemeinde planen?
- Beginnen Sie idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Termin, Räumen und Programm. Spätestens 7 Tage vor dem Besuch sollten Anmeldungen, Catering, Technik und Besucherinformationen geklärt sein.
- Wann muss die Besucherliste für den Unternehmensbesuch feststehen?
- Finalisieren Sie die Liste 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Danach können Sie Namensschilder, Badgehalter und gedruckte Informationen passend zur tatsächlichen Gästezahl vorbereiten.
- Wie lange vorher sollte die Technik geprüft werden?
- Führen Sie einen vollständigen Test am Vortag durch und prüfen Sie Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Mikrofon im Präsentationsraum. Eine kurze Kontrolle der Anschlüsse sollte zusätzlich 30 Minuten vor Beginn erfolgen.
- Wann sollte das Catering für einen Unternehmensbesuch bestellt werden?
- Bestellen Sie das Catering mindestens 7 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen und Ernährungswünsche vorliegen. Am Veranstaltungstag sollten Getränke, Kaffee und Snacks spätestens 30 Minuten vor dem Empfang bereitstehen.
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