Checklist para organizar una visita de empresa al ayuntamiento
Una visita de empresa al ayuntamiento necesita más coordinación que una reunión normal: hay que cerrar la ruta, reservar los espacios y preparar la recepción sin bloquear el trabajo del edificio. Esta checklist reúne las 48 tareas y 36 materiales del plan, desde la confirmación de la fecha hasta el café y la atención a los visitantes. Úsala por fases para evitar los olvidos habituales, como las preferencias dietéticas, los cables de conexión o las señales de ruta.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha de la visita
Fijar el programa y la ruta
2 personas
Reservar espacios con el ayuntamiento
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Cerrar la lista de visitantes
Recopilar presentaciones y videos
2 personas
Preparar el contenido de la visita guiada
2 personas
Pedir el catering
Comprobar la técnica y las conexiones
2 personas
Preparar acreditaciones
Hacer carteles de ruta
Imprimir información para visitantes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Evento
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Realizar la presentación de bienvenida
2 personas
Realizar la presentación de la empresa
2 personas
Guiar la visita
4 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Servir la cena
4 personas
Servir el postre
2 personas
Guiar el cóctel de networking
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar las salas
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Recoger el equipo técnico
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock sobrante
Tramitar gastos y recibos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 50
- Platos de postrecant. 50
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuencoscant. 12
- Cubiterascant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbrico
Decoración
- Credencialescant. 55
- Portabadgescant. 55
- Mantelescant. 8
- Carteles de rutacant. 10
- Arreglos floralescant. 4
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la ruta antes de enviar las invitaciones. Así los visitantes reciben un recorrido concreto y puedes reservar cada espacio del ayuntamiento con tiempo.
- Pide las inscripciones junto con las preferencias dietéticas y fija una fecha límite. Cierra la lista de visitantes antes de encargar el catering y preparar las acreditaciones.
- Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, HDMI, alargadores, regletas y micrófono deben funcionar en el espacio de presentación.
- Prepara la recepción como un punto independiente. Coloca la mesa de registro, las acreditaciones y la información impresa antes de que llegue el primer visitante; no lo dejes para después del montaje del catering.
- Recorre la ruta justo antes de abrir las puertas. Comprueba que los carteles se ven desde cada giro y que las mesas, sillas, buffet, café y aperitivos no reducen el paso del grupo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una visita de empresa al ayuntamiento?
- Empieza al menos 3 semanas antes para confirmar la fecha, reservar los espacios, fijar la ruta y enviar las invitaciones. Deja los últimos 2 días para cerrar asistentes, probar la técnica y preparar acreditaciones y materiales.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de visitantes?
- Cierra la lista entre 3 y 5 días antes de la visita. Necesitas ese margen para ajustar el catering, las preferencias dietéticas, las acreditaciones, las sillas y la información impresa.
- ¿Cuánto catering hace falta para una visita de empresa?
- Calcula una ración de aperitivos por persona y reserva una bebida por visitante para la recepción, además del café y el té previstos. Añade un margen del 10 % para cambios de última hora y confirma las necesidades dietéticas antes de hacer el pedido.
- ¿Cuándo hay que comprobar el proyector y las conexiones?
- Haz la prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela al llegar al ayuntamiento. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los cables HDMI, los alargadores, las regletas y el micrófono en el lugar exacto de la presentación.
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