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Checklist pour organiser un vin d'honneur de mariage

Un vin d'honneur se prépare comme une réception courte, mais il demande une coordination précise. Cette checklist vous guide de la liste des invités jusqu'aux derniers contrôles sur place. Prévoyez à l'avance le traiteur, les boissons, les verres, les tables et le plan B en cas de mauvais temps. Les tâches sont organisées pour éviter les oublis fréquents, notamment les allergies, la chaîne du froid, les toilettes et la recharge du matériel audio.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Établir la liste des invités

    2 personnes

  • Concevoir les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Établir la liste définitive des invités

    2 personnes

  • Commander le catering

    2 personnes

  • Commander des fleurs

  • Composer la musique

  • Définir la disposition des tables

    2 personnes

  • Indiquer les allergies

  • Vérifier les prévisions météo

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Récupérer les boissons

    2 personnes

  • Récupérer les fleurs

  • Récupérer les amuse-bouches

    2 personnes

  • Vider les réfrigérateurs

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Vérifier la vaisselle

    2 personnes

  • Recharger les appareils

  • Passer l'aspirateur sur le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Préparer les conteneurs à déchets

  • Monter la tente de réception

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer les tables de buffet

    3 personnes

  • Installer le point boisson

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Placer les compositions florales

    2 personnes

  • Installer le panneau de bienvenue

  • Préparer le livre d'or

  • Brancher la musique

    2 personnes

  • Tester le microphone

    2 personnes

  • Tester l’éclairage

    2 personnes

  • Portionner les amuse-bouches

    3 personnes

  • Mettre les en-cas sans régime de côté

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Réapprovisionner les toilettes

Événement

  • Tenir le bureau d'accueil

    2 personnes

  • Accueillir les invités

    2 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Rassembler les verres

    2 personnes

  • Ranger les assiettes sales

    2 personnes

  • Vider les poubelles

  • Vérifier les toilettes à intervalles réguliers

  • Gérer la musique

  • Gérer l’éclairage

  • Servir le dernier tour

    2 personnes

  • Raccompagner les invités

    2 personnes

Suivi

  • Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité

    2 personnes

  • Récupérer la décoration

    3 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter la tente de réception

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer la cuisine

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Rassembler les objets empruntés

    2 personnes

  • Nettoyer le matériel

    2 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tente de réception
  • Tablesqté 8
  • Tables hautesqté 4
  • Chaisesqté 60
  • Tables de buffetqté 3
  • Jupes de tableqté 8

Vaisselle

  • Verres à vinqté 72
  • Verres à bièreqté 60
  • Verres à eauqté 72
  • Verres à champagneqté 72
  • Tasses à caféqté 60
  • Assiettesqté 90
  • Assiettes à pâtisserieqté 72
  • Couvertsqté 90
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Pichets à caféqté 3
  • Théièresqté 2
  • Carafes d'eauqté 8
  • Cuillères à glaceqté 2

Équipement

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Conteneurs à glaceqté 3
  • Refroidisseurs à bièreqté 2
  • Haut-parleurs Bluetoothqté 2
  • Micro sans fil
  • Pied de micro
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Câbles de rechargeqté 4

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lampes LEDqté 8
  • Photophores de tableqté 6

Décoration

  • Vases à fleursqté 8
  • Compositions floralesqté 8
  • Ballonsqté 100
  • Pompe à ballons
  • Ruban pour ballonsqté 2
  • Guirlande de fanionsqté 4
  • Bougiesqté 24
  • Bougeoirsqté 12
  • Panneau d’accueil
  • Livre d’or
  • Stylosqté 4
  • Cadres photoqté 8

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Salon des chefsqté 3
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Verres doseursqté 2
  • Papier aluminiumqté 2
  • Film alimentaireqté 2
  • Torchons de cuisineqté 8

Nettoyage

  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Balaiqté 2
  • Pelle et balayetteqté 2
  • Épongesqté 6
  • Brosses à vaisselleqté 3
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
  • Poubelles à pédaleqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez la liste définitive des invités avant de confirmer le traiteur et les quantités d'amuse-bouches. Demandez les allergies et besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis transmettez-les clairement au prestataire.
  • Contrôlez la météo quelques jours avant, puis de nouveau la veille. Si une tente de réception est prévue, vérifiez son montage, son emplacement et l'accès aux tables, aux prises et aux toilettes.
  • Ne mettez pas toutes les boissons au frais au dernier moment. Videz les réfrigérateurs, installez les glacières et refroidisseurs à bière, puis répartissez les bouteilles pour que le service reste fluide.
  • Comptez les différents types de verres séparément : vin, bière, eau et champagne ne servent pas au même moment. Ajoutez les carafes d'eau, plateaux, pinces, assiettes et couverts avant l'arrivée du traiteur.
  • La veille, rechargez les téléphones, enceintes Bluetooth et microphone sans fil, puis testez les rallonges et multiprises. Le jour même, vérifiez l'aspirateur, les toilettes, les conteneurs à déchets et la vaisselle avant l'installation des fleurs.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un vin d'honneur de mariage ?
Envoyez les invitations environ 8 à 12 semaines avant la réception. Fixez une date limite de réponse au moins 3 semaines avant, afin de confirmer le traiteur, les boissons et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour organiser un vin d'honneur ?
Prévoyez idéalement 2 à 3 mois pour gérer les invités, les invitations, le traiteur, les fleurs et le mobilier. Réservez plus tôt les prestataires qui doivent fournir une tente, des tables ou du matériel audio.
Quand mettre les boissons au frais pour un vin d'honneur ?
Mettez les boissons au frais le jour même, dès que les réfrigérateurs, glacières et conteneurs à glace sont prêts. Prévoyez plusieurs heures pour les bouteilles et gardez une réserve séparée pour éviter de manquer de boissons pendant le service.
Que vérifier la veille d'un vin d'honneur de mariage ?
Vérifiez la météo, la liste des courses, la vaisselle, les toilettes, les déchets et le montage prévu de la tente. Récupérez aussi les boissons, les fleurs et les amuse-bouches, puis rechargez les appareils et testez le microphone.

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