LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Hochzeitsempfang organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Hochzeitsempfang braucht mehr als Essen, Blumen und Musik. Du koordinierst Rückmeldungen, Allergien, Tischordnung, Catering und Getränke und musst am Tag selbst auch Zelt, Kühlung, Geschirr und Technik im Blick behalten. Beginne mit Gästeliste und Einladungen, kläre danach Mengen und Ausstattung und arbeite dich in den letzten Tagen bis zum Aufbau vor. So bleiben die Aufgaben überschaubar und fehlende Gläser oder nicht gekühlte Getränke fallen nicht erst beim Empfang auf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Blumen bestellen

  • Musik zusammenstellen

  • Tischanordnung festlegen

    2 Personen

  • Allergien mitteilen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke abholen

    2 Personen

  • Blumen abholen

  • Snacks abholen

    2 Personen

  • Kühlschränke leerräumen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Geschirr prüfen

    2 Personen

  • Geräte aufladen

  • Location saugen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Abfallcontainer bereitstellen

  • Partyzelt aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Getränkestation einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Willkommensschild aufstellen

  • Gästebuch bereitlegen

  • Musik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Snacks portionieren

    3 Personen

  • Allergenfreie Snacks separat bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Benutzte Teller abräumen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Musik bedienen

  • Licht steuern

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Speisen und Getränke sicher lagern

    2 Personen

  • Dekoration abholen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelt abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Geräte reinigen

    2 Personen

  • Materialien überprüfen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Festzelt
  • TischeAnz. 8
  • StehtischeAnz. 4
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • TischröckeAnz. 8

Geschirr

  • WeingläserAnz. 72
  • BiergläserAnz. 60
  • WassergläserAnz. 72
  • ChampagnergläserAnz. 72
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 90
  • TortenplattenAnz. 72
  • BestecksetsAnz. 90
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 3
  • TeekannenAnz. 2
  • WasserkaraffenAnz. 8
  • EislöffelAnz. 2

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3
  • BierkühlerAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LadekabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8
  • TischlaternenAnz. 6

Dekoration

  • BlumenvasenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • Ballonpumpe
  • BallonbandAnz. 2
  • WimpelketteAnz. 4
  • KerzenAnz. 24
  • KerzenhalterAnz. 12
  • Willkommensschild
  • Gästebuch
  • StifteAnz. 4
  • FotorahmenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 2
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • KüchentücherAnz. 8

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6
  • SpülbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 3
  • TretmülleimerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Erstelle die endgültige Gästeliste spätestens 7 Tage vor dem Empfang. Übertrage dabei Zu- und Absagen sowie Ernährungswünsche und teile bekannte Allergien direkt dem Catering mit.
  • Plane Getränke nicht erst am Veranstaltungstag. Hole Getränke, Blumen und Snacks möglichst am Vortag ab und stelle alles früh genug kalt; für das erste Empfangsstunde rechnest du grob mit 2 bis 3 Getränken pro Person.
  • Prüfe die Tischordnung zusammen mit dem vorhandenen Mobiliar. Neben Tischen und Stühlen brauchst du für Buffet, Getränke und Kuchen eigene Flächen sowie passende Tischdecken, Servierschalen und Zangen.
  • Lade technische Geräte am Vorabend vollständig auf. Teste Lautsprecher und kabelloses Mikrofon vor dem Eintreffen der Gäste und lege Verlängerungskabel dort bereit, wo Strom gebraucht wird.
  • Plane für den Aufbau einen festen Zeitblock von mindestens 3 Stunden ein. Zelt, Mobiliar, Buffet, Getränke, Geschirr und Toiletten lassen sich besser kontrollieren, wenn jeweils eine Person dafür verantwortlich ist.

Häufige Fragen

Wann sollte man einen Hochzeitsempfang planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und Location. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Catering, Blumen, Musik und Tischordnung feststehen.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Hochzeitsempfang?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser ein und berücksichtige, dass Getränke vor dem Empfang gekühlt werden müssen.
Wann muss ich die endgültige Gästeliste festlegen?
Lege die endgültige Gästeliste etwa 7 Tage vor dem Empfang fest. Dann kannst du Catering, Sitzplätze, Gläser, Teller und Stühle auf die tatsächliche Personenzahl abstimmen.
Was muss am Tag vor dem Hochzeitsempfang erledigt werden?
Hole Getränke, Blumen und Snacks ab, räume die Kühlschränke leer und stelle die Getränke kalt. Lade außerdem Lautsprecher und Mikrofon auf und prüfe Geschirr, Servierutensilien sowie die Einkaufsliste.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!