Checklist pour organiser une vente de soupe
Une vente de soupe réussie repose sur une préparation étalée dans le temps, surtout si plusieurs recettes sont proposées. Commence par réserver l’emplacement et fixer l’objectif, puis organise les inscriptions, les bénévoles et les besoins alimentaires. Les derniers jours servent aux courses, à la préparation des légumes et aux contrôles du matériel. Le jour même, prévois des postes distincts pour la cuisine, le service et l’encaissement afin d’éviter les files et les oublis.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver l’emplacement de vente
Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
Créer le texte promotionnel
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier un message sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
Consigner les recettes de soupe
2 personnes
Établir la liste des allergènes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Organiser les tables et les tentes
Tester le matériel de cuisine
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker au frais
2 personnes
Laver les légumes
3 personnes
Couper les légumes
4 personnes
Préparer la base de soupe
3 personnes
Mettre le pain et les garnitures en place
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Événement
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager les postes de cuisine
3 personnes
Terminer et réchauffer la soupe
4 personnes
Décorer le point de vente
2 personnes
Installer les cartes des prix et des allergènes
2 personnes
Installer la caisse et le point de paiement
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Servir la soupe
4 personnes
Gérer les paiements
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle
Vider les poubelles
2 personnes
Compter les stocks et l’argent
2 personnes
Suivi
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Ranger les tables et le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Transférer le produit
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 6
- Chaises pliantesqté 10
- Nappesqté 6
- Bacs de rangementqté 8
Vaisselle
- Bol à soupeqté 150
- Cuillèresqté 150
- Verres à boireqté 120
- Porte-serviettesqté 4
Cuisine
- Marmites à soupeqté 3
- Grandes marmitesqté 3
- Louchesqté 6
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Verres doseursqté 3
- Saladiersqté 4
- Passoiresqté 3
- Louchesqté 6
Équipement
- Plaques à inductionqté 3
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 3
- Thermomètres alimentairesqté 2
- Caisse
- Terminal de paiement
- Caisse
Décoration
- Bannièresqté 3
- Cartes de prixqté 6
- Cartes allergènesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs à vaisselleqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Distributeur de savon pour les mainsqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve l’emplacement au moins 4 semaines à l’avance et vérifie dès ce moment les possibilités de branchement pour les plaques à induction, les rallonges et les multiprises.
- Prépare la communication 2 à 3 semaines avant la vente : indique les horaires, les recettes prévues et la manière de s’inscrire. Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas le jour même.
- Établis la liste des allergènes pour chaque soupe avant de créer les cartes affichées au point de vente. Prévois aussi des cartes de prix lisibles, placées à hauteur des clients.
- Teste la caisse et le terminal de paiement au moins 48 heures avant l’ouverture, puis garde une solution de secours pour les paiements et note qui s’occupe de l’encaissement à chaque créneau.
- Fais les courses 1 à 2 jours avant, stocke les ingrédients au frais et vérifie les thermomètres alimentaires. Le jour de la vente, termine et réchauffe les soupes par petites quantités pour conserver une température régulière.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une vente de soupe ?
- Commence environ 4 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord l’emplacement, fixe l’objectif et prépare la communication ; garde les courses et la préparation des légumes pour les 1 à 2 derniers jours.
- Combien de bénévoles faut-il pour une vente de soupe ?
- Prévois au minimum 1 personne pour l’encaissement, 1 pour le service et 1 pour réapprovisionner ou surveiller la cuisine par poste. Ajoute des créneaux de 2 à 3 heures afin que personne ne reste mobilisé toute la journée.
- Comment gérer les allergènes lors d’une vente de soupe ?
- Recense les ingrédients de chaque recette avant les achats et prépare une fiche d’allergènes par soupe. Affiche ces informations sur le point de vente et conserve les recettes avec l’équipe de service pendant toute la vente.
- Quand préparer la soupe pour la vente ?
- Lave et coupe les légumes la veille ou l’avant-veille selon les règles de conservation prévues. Prépare la base à l’avance, puis termine et réchauffe les soupes le jour même ; contrôle régulièrement la température avec un thermomètre alimentaire.
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