Organiser une vente de gâteaux sans rien oublier

Une vente de gâteaux demande plus qu’une table et quelques pâtisseries. Il faut réserver le lieu, mobiliser les bénévoles, suivre les inscriptions et savoir exactement quels gâteaux seront disponibles. La préparation finale comprend aussi l’étiquetage des prix et des allergènes, le test du paiement et l’organisation de la caisse. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture du stand.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Préparer les informations de vente
Créer un flyer et une publication en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Réserver le lieu
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Tenir à jour la liste des gâteaux
Établir la répartition des bénévoles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
Récupérer les gâteaux
3 personnes
Vérifier les gâteaux
2 personnes
Étiqueter les gâteaux
2 personnes
Tester la caisse et le moyen de paiement
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer le stand
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Présenter les gâteaux
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Aménager l'espace hygiène
2 personnes
Ouvrir le point de vente
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir les parts de gâteau
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réanimer les stocks
2 personnes
Gérer les paiements
2 personnes
Répondre aux questions diététiques
Vider les poubelles

Suivi

Fermer le point de vente
3 personnes
Emballer les restes
3 personnes
Compter les recettes
2 personnes
Démonter les tables et le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 12
Nappesqté 6
Présentoirsqté 8

Vaisselle

Assiettes à gâteaux réutilisablesqté 120
Fourchettes à gâteau réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Cuillères à caféqté 80
Pelles à gâteauqté 6
Couteaux à gâteauqté 6
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Boîtes à gâteauxqté 40
Boîtes de conservationqté 12
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminal de paiement
Caisse
Rallonges électriquesqté 2

Décoration

Bannière de vente
Étiquettes de prixqté 20
Cartes des allergènesqté 30
Décorations de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12
Bac à vaisselleqté 2
Distributeur de savon pour les mainsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez la communication au moins 3 semaines avant la vente : indiquez la date, les horaires, le lieu, les modalités de participation et la date limite d’inscription.
Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors établir la liste des gâteaux, repérer les besoins alimentaires et répartir les bénévoles sans improviser.
Préparez les étiquettes de prix et les cartes d’allergènes dès que la liste des gâteaux est stabilisée, idéalement 2 à 3 jours avant. Gardez une étiquette de rechange par recette.
Testez la caisse et le terminal de paiement la veille, avec le chargeur et les rallonges nécessaires. Prévoyez aussi de la monnaie et une personne responsable des encaissements.
Le jour J, arrivez 60 à 90 minutes avant l’ouverture pour installer les tables, présenter les gâteaux, mettre les boissons au frais et aménager l’espace d’hygiène. Le café et le thé peuvent être préparés juste avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une vente de gâteaux ?: Commencez environ 3 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et recrutez les bénévoles en premier, puis lancez les invitations et les inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour une vente de gâteaux ?: Prévoyez au minimum 3 personnes par créneau : une pour la caisse, une pour servir et présenter les gâteaux, et une pour réapprovisionner ou répondre aux questions. Ajoutez un responsable de l’installation avant l’ouverture.
Quand récupérer les gâteaux pour la vente ?: Récupérez-les le jour même, idéalement 1 à 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez alors chaque gâteau, son nom, son prix et les informations sur les allergènes avant de l’exposer.
Comment organiser la caisse d’une vente de gâteaux ?: Préparez la caisse au moins 30 minutes avant l’ouverture et testez le terminal de paiement la veille. Désignez une seule personne par créneau pour les encaissements et notez régulièrement le montant disponible.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.