Checklist para organizar una venta de tartas

Una venta de tartas necesita más preparación que colocar los pasteles sobre una mesa. Primero define la información de la venta, reserva el lugar y abre las inscripciones; después organiza las aportaciones, los voluntarios y las compras. En los últimos días tendrás que confirmar las tartas, preparar los precios y revisar el cobro. El día del evento, deja tiempo para montar el puesto, enfriar las bebidas, preparar café y té y separar claramente la zona de higiene.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Redactar la información de venta
Crear flyer y publicación online
Enviar invitaciones
2 personas
Reservar el lugar
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Llevar el registro de tartas
Hacer la distribución de voluntarios
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Hacer etiquetas de precio
2 personas
Recoger las tartas
3 personas
Comprobar las tartas
2 personas
Etiquetar pasteles
2 personas
Probar la caja y el método de pago
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Montar el stand
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Exponer los pasteles
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la caja registradora
2 personas
Montar el área de higiene
2 personas
Abrir el punto de venta
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Servir porciones de tarta
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Reponer existencias
2 personas
Gestionar los pagos
2 personas
Responder a preguntas sobre dietas
Vaciar los contenedores de basura

Seguimiento

Cerrar punto de venta
3 personas
Empacar lo sobrante
3 personas
Contar la recaudación
2 personas
Desmontar mesas y materiales
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillascant. 12
Mantelescant. 6
Soportes de presentacióncant. 8

Vajilla

Platos reutilizables para pastelescant. 120
Tenedores reutilizables para tartascant. 120
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 40
Cucharillascant. 80
Cucharas para tartascant. 6
Cuchillos para tartacant. 6
Cucharones de servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Cajas para tartascant. 40
Recipientes herméticoscant. 12
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Terminal de pago
Caja registradora
Enrollacablescant. 2

Decoración

Banner de venta
Carteles de precioscant. 20
Tarjetas de alérgenoscant. 30
Decoraciones de mesacant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Paños de limpiezacant. 12
Palangana para lavarcant. 2
Dispensador de jabón de manoscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Publica la información de la venta y envía las invitaciones con al menos 2 semanas de antelación. Incluye la hora, el lugar, cómo apuntarse y la fecha límite para entregar las tartas.
Cierra las inscripciones 5-7 días antes y registra cada tarta con su sabor, tamaño y posibles alérgenos. Así podrás preparar las tarjetas de alérgenos y evitar preguntas sin respuesta en el puesto.
Asigna los turnos de voluntariado antes de la última semana: calcula al menos 2 personas para atender y cobrar durante cada franja de venta. Deja también a alguien encargado de recibir y comprobar las tartas.
Prueba el terminal de pago y la caja registradora 2-3 días antes. Comprueba que hay cambio, que el método de cobro funciona y que los carteles de precios se leen desde la entrada.
Reserva como mínimo 2 horas para el montaje: coloca las mesas y los manteles, instala el stand, expón los pasteles, prepara las bebidas y deja accesibles los paños y la papelera. Mantén las tartas protegidas hasta el momento de la venta.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una venta de tartas?: Empieza unas 3 semanas antes. Reserva el lugar y recluta voluntarios al principio, publica la información con 2 semanas de margen y cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes.
¿Cuándo se deben recoger y etiquetar las tartas?: Recógelas el mismo día, antes de abrir el puesto, o como máximo el día anterior si puedes conservarlas correctamente. Comprueba cada tarta al recibirla y coloca la etiqueta de precio y la información de alérgenos antes de exponerla.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar una venta de tartas?: Calcula al menos 2 horas para montar mesas, manteles, soportes, decoración, carteles y zona de higiene. Añade tiempo para enfriar las bebidas y preparar el café, el té y la caja.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una venta de tartas?: Cuenta con un mínimo de 2 personas por turno de venta: una para atender y otra para cobrar y reponer. Añade una persona responsable de recibir las tartas y coordinar los cambios de turno.

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