Checklist pour organiser un tournoi de volley-ball

Un tournoi de volley-ball demande plus qu’un terrain et quelques ballons. Il faut réserver le gymnase, choisir le format, inscrire les équipes, préparer les matchs et coordonner arbitres, bénévoles et secours. Cette checklist rassemble 75 tâches et 61 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Vous saurez aussi quand relancer les participants, récupérer les récompenses et vérifier le matériel avant le premier service.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver le gymnase
Vérifier les autorisations
Déterminer le format du tournoi
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Contacter les sponsors
2 personnes
Commander les prix et les coupes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la répartition de l’équipe
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Confirmer les arbitres
Prévoir un contact de premiers secours
Commander le catering
Créer la playlist musicale
Imprimer les formulaires de match
Publier la composition des équipes
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les prix
Gonfler les ballons
2 personnes
Préparer le matériel du tournoi
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le gymnase
2 personnes
Vérifier le sol et les vestiaires
2 personnes
Délimiter les espaces
4 personnes
Installer les filets
4 personnes
Placer les chaises des arbitres
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Tenir les tables de score
4 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les équipes
3 personnes
Enregistrer les équipes
3 personnes
Expliquer les règles du tournoi
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Encadrer les matchs de qualification
8 personnes
Enregistrer les scores
4 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Animer les quarts de finale
8 personnes
Enregistrer les quarts de finale
4 personnes
Servir les sandwichs et les salades
4 personnes
Dégager les terrains de la finale
2 personnes
Encadrer la finale
5 personnes
Enregistrer le score final
2 personnes
Organiser le vote du public
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les filets et les poteaux
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Nettoyer le gymnase
4 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Chaises de juryqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Filets de volley-ballqté 4
Poteaux de volley-ballqté 8
Ballons de volley de compétitionqté 12
Ballons de volley de rechangeqté 4
Antennes de terrainqté 8
Ruban de marquage au solqté 8
Chasubles d’équipeqté 80
Siffletsqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Pendule de matchqté 4
Chariot à ballonsqté 2
Pompe pour ballonsqté 2
Aiguilles pour pompeqté 10
Cordons de sifflet d’arbitreqté 6
Cônesqté 24
Cerceaux d’entraînementqté 12
Sacs de sportqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Petits bolsqté 20

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Batteries externesqté 4

Décoration

Bannière du tournoiqté 2
Étiquettes de table d'équipeqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Dossardsqté 80
Rubans de podiumqté 3
Médaillesqté 24
Gobeletsqté 3
Nappesqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariot de nettoyage
Gantsqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le gymnase et vérifiez les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le tournoi. Demandez aussi les horaires d’accès, car l’installation des filets, poteaux et tables peut nécessiter 60 à 90 minutes.
Arrêtez le format et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Pour chaque équipe, indiquez le nombre de matchs, la durée prévue et l’heure limite d’arrivée afin d’éviter un tableau impossible à tenir.
Relancez les équipes inscrites 7 jours avant l’événement et publiez la composition définitive quelques jours avant. Recueillez en même temps les besoins alimentaires et les coordonnées d’un responsable par équipe.
Confirmez les arbitres, les bénévoles et le contact de premiers secours au plus tard 10 jours avant. Prévoyez une personne à l’inscription, une au tableau des scores et une pour suivre les ballons et le matériel.
Faites l’inventaire la veille : filets, antennes, ballons de compétition et de rechange, sifflets, panneaux de score, pendule et pompe avec aiguilles. Gonflez les ballons avant l’ouverture et gardez les ballons de rechange dans un chariot facilement accessible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le gymnase, obtenir les autorisations, trouver les arbitres, ouvrir les inscriptions et commander les coupes ou les prix.
Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de volley-ball ?: Ouvrez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite environ 10 jours avant le tournoi pour pouvoir établir les équipes, le programme et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de volley-ball ?: Pour un petit tournoi, comptez au moins 4 bénévoles en plus des arbitres : une personne à l’accueil, une au suivi des scores, une à la logistique et une personne volante. Ajoutez un bénévole par terrain si plusieurs matchs se déroulent en parallèle.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de volley-ball ?: Vérifiez tout le matériel sportif, préparez les formulaires de match, rassemblez les récompenses et confirmez les horaires avec les arbitres et bénévoles. Gardez au moins 60 minutes le jour même pour installer les terrains et tester les panneaux de score.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.