Checklist pour organiser un tournoi de taekwondo

Un tournoi de taekwondo demande une coordination précise entre les inscriptions, les arbitres, les bénévoles et la logistique sportive. Commencez par confirmer la date et le gymnase, puis fixez le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Dans les dernières semaines, vérifiez les données des participants, établissez le tableau des matchs et confirmez le matériel de compétition. Le jour J, gardez du temps pour le briefing, les tests audio et l’installation des tables, chaises et tapis.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Fixer le règlement du tournoi
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
2 personnes
Contacter les arbitres
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le gymnase
Réserver les tapis de compétition
Organiser le personnel de premiers secours
2 personnes
Publier le planning du tournoi
2 personnes
Établir le tableau des matchs
3 personnes
Commander les dossards et les bracelets
Commander les prix et médailles
Réserver le catering
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Confirmer les participants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Imprimer le planning du match
2 personnes
Trier les médailles et les prix
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Poser les tapis de compétition
6 personnes
Installer les tables du jury
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Installer la sono
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
Donner le briefing des arbitres
4 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Vérifier le poids et la catégorie
4 personnes
Encadrer la cérémonie d’ouverture
3 personnes
Encadrer les matchs
12 personnes
Enregistrer les résultats de la compétition
3 personnes
Guider le public vers les places assises
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner en sandwiches et fruits
2 personnes
Contrôler les déchets et les tables
2 personnes
Annoncer les pauses
Annoncer les finalistes
2 personnes
Encadrer les finales
10 personnes
Remettre les médailles
4 personnes
Prononcer le discours de clôture
2 personnes
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

Ranger les tapis de compétition
6 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
Rendre le gymnase propre
4 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les justificatifs et les factures
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de compétitionqté 4
Chaises de coachqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Compteurs manuelsqté 12
Chronomètresqté 6
Chasubles rougesqté 20
Dossards de compétition bleusqté 20
Protège-têtesqté 20
Protège-poitrineqté 20
Protège-brasqté 20
Protège-tibiasqté 20
Coussins d’escalierqté 8
Pneus de secoursqté 20
Numéros de départqté 150
Braceletsqté 300
Médaillesqté 120
Gobeletsqté 12
Classeurs de certificatsqté 150

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Bancs de vestiaireqté 12
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Imprimantesqté 2
Système de sonorisation
Microphonesqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 8

Décoration

Bannièresqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40
Nappesqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Spray désinfectantqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gantsqté 4

Éclairage

Lampes à pilesqté 6

Courses

Courses

Conseils

Bloquez le gymnase et les tapis de compétition dès que la date est fixée : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour éviter les problèmes de disponibilité.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les catégories, les besoins alimentaires et les données des participants avant de publier le planning et le tableau des matchs.
Confirmez les arbitres et les bénévoles au plus tard 2 semaines avant le tournoi. Prévoyez un briefing de 30 minutes avant l’accueil des participants.
Testez le micro, la sonorisation, les chronomètres, les panneaux de score et les imprimantes la veille ou au moins 2 heures avant le premier match.
Triez les médailles, prix, dossards et bracelets par catégorie avant l’ouverture des portes. Installez les tables, chaises, bancs et poubelles avant l’arrivée des équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de taekwondo ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le gymnase et les tapis, recruter les arbitres et bénévoles, ouvrir les inscriptions puis préparer le tableau des matchs.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi de taekwondo ?: Fermez-les environ 10 à 14 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les catégories, confirmer les participants et imprimer le planning des matchs.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de taekwondo ?: Pour un tournoi sur un tapis, comptez au minimum 6 à 8 bénévoles en plus des arbitres : accueil, contrôle, gestion du tableau, remise des médailles et assistance logistique. Ajoutez 3 à 5 personnes par tapis supplémentaire.
Quand installer le matériel le jour d’un tournoi de taekwondo ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Prévoyez ensuite 30 minutes pour tester la sonorisation, les microphones, les chronomètres et les panneaux de score.

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