Taekwondotoernooi organiseren: checklist en planning

Een taekwondotoernooi vraagt om meer dan een sporthal en wedstrijdmatten. Je moet inschrijvingen, wedstrijdindeling, scheidsrechters, vrijwilligers, bescherming, EHBO en omroep goed op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en reglement en werk daarna toe naar een gecontroleerde deelnemerslijst en gepubliceerd schema. Deze checklist helpt je bepalen wat je wanneer regelt, zodat materiaal, medailles, catering en vrijwilligersbriefing niet pas op de wedstrijddag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Toernooireglement vastleggen
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
2 personen
Scheidsrechters benaderen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sporthal reserveren
Wedstrijdmatten reserveren
EHBO-bezetting regelen
2 personen
Toernooiplanning publiceren
2 personen
Wedstrijdindeling maken
3 personen
Startnummers en polsbandjes bestellen
Prijzen en medailles bestellen
Catering reserveren
2 personen
Muziek en omroep testen
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Briefing voor vrijwilligers maken
Deelnemers bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Wedstrijdschema printen
2 personen
Medailles en prijzen sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Wedstrijdmatten leggen
6 personen
Jurytafels inrichten
3 personen
Registratiebalie inrichten
3 personen
Omroepinstallatie opstellen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
Scheidsrechtersbriefing geven
4 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Gewicht en categorie controleren
4 personen
Openingsceremonie begeleiden
3 personen
Wedstrijden begeleiden
12 personen
Wedstrijdresultaten registreren
3 personen
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Broodjes en fruit aanvullen
2 personen
Afval en tafels controleren
2 personen
Pauzes omroepen
Finalisten aankondigen
2 personen
Finales begeleiden
10 personen
Medailles uitreiken
4 personen
Slotwoord verzorgen
2 personen
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Wedstrijdmatten opruimen
6 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
3 personen
Sporthal schoon opleveren
4 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Declaraties en facturen verzamelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Wedstrijdmattenaantal 4
Coachstoelenaantal 8
Scorebordenaantal 4
Handtellersaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Rode wedstrijdvestenaantal 20
Blauwe wedstrijdvestenaantal 20
Hoofdbeschermersaantal 20
Borstbeschermersaantal 20
Armbeschermersaantal 20
Scheenbeschermersaantal 20
Trapkussensaantal 8
Reservebandenaantal 20
Startnummersaantal 150
Polsbandjesaantal 300
Medaillesaantal 120
Bekersaantal 12
Certificaatmappenaantal 150

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Kleedkamerbankenaantal 12
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 3
Printersaantal 2
Omroepinstallatie
Microfoonsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 8

Decoratie

Bannersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Tafelkledenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiesprayaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Handschoenenaantal 4

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 6

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg het toernooireglement vast voordat je het inschrijfformulier opent. Vermeld onder meer leeftijds- en gewichtsklassen, beschermingsregels, inschrijfdeadline en de manier waarop deelnemers worden ingedeeld.
Plan de wedstrijdindeling pas nadat de deelnemersgegevens zijn gecontroleerd. Reserveer daarna tijd om het schema te printen en een digitale versie te publiceren; wijzigingen op de wedstrijddag zorgen snel voor opstoppingen.
Test de omroepinstallatie, microfoons, laptop, printers en verlengkabels vooraf in de sporthal. Neem minstens één reserveoplossing mee voor scoreborden, handtellers en stopwatches.
Maak een briefing waarin elke vrijwilliger een vaste plek en taak krijgt, bijvoorbeeld ontvangst, matbegeleiding, scoreverwerking, kleedkamers of catering. Plan de briefing vóór de deuren opengaan, niet tijdens de eerste wedstrijden.
Sorteer medailles, prijzen, startnummers en polsbandjes per categorie voordat de opbouw begint. Controleer ook de beschermingsmaterialen en reservebanden, zodat ontbrekende of beschadigde spullen niet pas bij de controle aan het licht komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een taekwondotoernooi organiseren?: Begin minimaal 12 weken van tevoren met datum, sporthal, reglement en scheidsrechters. Open de inschrijving daarna en leg uiterlijk 2 tot 3 weken voor het toernooi de deelnemersgegevens, wedstrijdindeling en catering vast.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een taekwondotoernooi?: Reken bij één wedstrijdmat op minimaal 6 vrijwilligers naast de scheidsrechters: ontvangst, administratie, score, matbegeleiding, omroep en EHBO-coördinatie. Bij meerdere matten heb je per extra mat minstens 2 extra wedstrijdmedewerkers nodig.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een taekwondotoernooi?: Maak een voorlopige indeling zodra de inschrijving sluit en de deelnemersgegevens zijn gecontroleerd, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Publiceer het definitieve schema uiterlijk 2 dagen voor het toernooi en print extra exemplaren voor de wedstrijdtafel.
Wat moet je meenemen naar een taekwondotoernooi?: Neem naast wedstrijdmatten en beschermingsmateriaal ook scoreborden, handtellers, stopwatches, wedstrijdvesten, tafels, stoelen en een werkende omroepinstallatie mee. Controleer alles 1 dag vooraf en pak kleine reserveonderdelen, powerbanks, verlengkabels en stekkerdozen apart in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.