Checklist pour organiser un tournoi de dames
Un tournoi de dames se déroule bien lorsque les décisions sont prises avant l’arrivée des joueurs. Commencez par fixer la date, le lieu et le format, puis verrouillez les inscriptions avant de préparer les rondes et les prix. Le jour même, prévoyez du temps pour installer les tables, régler les pendules et organiser l’accueil. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, du premier choix logistique à la remise des coupes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date du tournoi
Réserver le lieu
Définir le format du tournoi
2 personnes
Fixer les prix et les manches
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Clôturer la liste des participants
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Commander les prix
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Régler les horloges
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Emballer les prix et les matériaux
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les tables de dames
3 personnes
Installer les chronomètres de compétition
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer les cartes rondes
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
Encadrer la première manche
2 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Servir la pause-café
2 personnes
Accompagner le deuxième tour
2 personnes
Encadrer le troisième tour
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Animer le quatrième tour
2 personnes
Encadrer la finale
2 personnes
Vérifier le classement final
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Ranger les tables de damier
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats et les photos
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 40
Matériel de sport
- Plateaux de damesqté 16
- Pions de damesqté 16
- Pendule de matchqté 16
- Jeux de dames de réserveqté 2
- Disques de barrage de réserveqté 2
- Clocks de rechangeqté 2
- Cartes rondesqté 80
- Feuilles de scoreqté 80
- Stylosqté 45
- Dossier du tournoi
Équipement
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Papier pour imprimante
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Chargeurs de téléphoneqté 2
Catering
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Courses
Vaisselle
- Tasses à caféqté 40
- Verresqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Plateaux de serviceqté 6
- Louchesqté 4
Décoration
- Bannière du tournoi
- Chemins de tableqté 6
- Coupesqté 3
- Rubans de médailleqté 3
- Badges nominatifsqté 40
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
Conseils
- Fixez le format et le nombre de manches avant d’envoyer les invitations : les joueurs doivent connaître la durée prévue et les conditions de participation dès l’inscription.
- Clôturez la liste des participants quelques jours avant le tournoi. Vous pourrez alors préparer les cartes de ronde, les feuilles de score, le programme et les besoins alimentaires sans travailler sur des estimations.
- Contrôlez le matériel de jeu la veille : comptez les plateaux, les pions et les pendules, puis ajoutez au moins un jeu et une horloge de réserve pour remplacer rapidement un élément manquant ou défectueux.
- Arrivez au lieu au moins 90 minutes avant la première ronde. Installez les tables et les chaises, disposez les plateaux et les chronomètres, puis gardez la table d’inscription libre pour l’accueil.
- Préparez les prix, les documents et les fournitures dans un dossier unique. Les cartes de ronde, les feuilles de score, les stylos et le programme doivent être accessibles dès l’enregistrement des participants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un tournoi de dames ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, définir le format, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 3 derniers jours pour confirmer les participants, commander ou emballer les prix et finaliser le programme.
- Quand faut-il clôturer les inscriptions à un tournoi de dames ?
- Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant la compétition. Ce délai permet d’établir les rondes, d’imprimer les documents et d’anticiper les besoins alimentaires.
- Combien de matériel de dames faut-il prévoir par partie ?
- Prévoyez un plateau, un jeu de pions et une pendule par table de jeu. Ajoutez au minimum un jeu complet et une horloge de rechange pour l’ensemble du tournoi, puis vérifiez le matériel la veille.
- À quelle heure faut-il arriver le jour du tournoi ?
- Arrivez 90 minutes avant l’accueil des joueurs, ou 2 heures avant si la salle doit être entièrement aménagée. Réservez les 30 dernières minutes à l’inscription, aux explications des règles et aux derniers réglages des pendules.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !