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Organiser un voyage linguistique sans rien oublier

Un voyage linguistique se prépare en plusieurs étapes, des inscriptions au départ. Commence par vérifier les participants, leurs informations, leurs besoins alimentaires et les contacts d’urgence. Réserve ensuite le transport, l’hébergement et les activités avant de construire un programme réaliste. Dans les derniers jours, rassemble les documents, prépare les supports de langue, étiquette les bagages et installe un point de départ clairement indiqué.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Inviter les participants

  • Enregistrer les inscriptions

  • Vérifier les données des participants

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Recueillir les contacts d'urgence

  • Collecter les formulaires d’autorisation

  • Réserver le transport

  • Réserver l'hébergement

  • Réserver des activités linguistiques

  • Établir le programme

    2 personnes

  • Vérifier l'itinéraire et les horaires de trajet

  • Vérifier les prévisions météo

  • Imprimer la liste des participants

  • Imprimer la liste des contacts d’urgence

  • Rassembler les documents de voyage

  • Vérifier les billets

  • Créer des badges nominatifs

  • Photocopier les livrets

    2 personnes

  • Préparer les jeux de langue

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Distribuer les snacks

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

  • Emballer le matériel

    2 personnes

  • Fixer les étiquettes de bagage

    2 personnes

  • Préparer le point de départ

    2 personnes

Événement

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Rassembler les bagages

    3 personnes

  • Distribuer les badges

  • Donner les instructions de trajet

  • Vérifier le transport

  • Faire monter les participants

    2 personnes

  • Distribuer les documents de voyage

  • Accompagner le départ

    2 personnes

  • Accueil et présentations

    2 personnes

  • Présenter le programme de la journée

  • Animer l'activité linguistique

    2 personnes

  • Distribuer les boissons de pause

    2 personnes

  • Servir des snacks

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

  • Encadrer l’activité de groupe

    3 personnes

  • Servir le déjeuner ou le dîner

    3 personnes

  • Distribuer les repas adaptés au régime

  • Encadrer l’activité culturelle

    2 personnes

  • Encadrer le programme du soir

    2 personnes

  • Distribuer de l'eau et des snacks

  • Prendre une photo de groupe

  • Annoncer le trajet de retour

  • Vérifier les bagages

    2 personnes

  • Faire monter les participants

    2 personnes

  • Accompagner le retour

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler les objets perdus

    2 personnes

  • Relancer les absents

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Trier les matériaux

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer les glacières

  • Nettoyer l'espace de voyage

    2 personnes

  • Évacuer les déchets

  • Restituer le matériel emprunté

  • Restituer les objets trouvés

  • Archiver les documents des participants

  • Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 4
  • Chaises pliantesqté 35
  • Porte-bagagesqté 2

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 40
  • Assiettes réutilisablesqté 40
  • Couverts réutilisablesqté 40

Cuisine

  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 4
  • Planches à découperqté 2
  • Couteaux de cuisineqté 2
  • Pinces de serviceqté 4

Équipement

  • Enceinte portable
  • Microphone
  • Rallongesqté 2
  • Multiprisesqté 3
  • Batteries externesqté 4
  • Chargeursqté 6
  • Imprimante portable

Décoration

  • Badges nominatifsqté 40
  • Étiquettes de bagagesqté 40
  • Panneaux de flèchesqté 8
  • Nappesqté 4

Papeterie

  • Dossiers des participantsqté 40
  • Livrets d’exercicesqté 40
  • Blocs-notesqté 40
  • Stylosqté 45
  • Feutres de couleurqté 2
  • Rouleaux de ruban adhésifqté 4
  • Chemises à pinceqté 10

Matériel de jeu

  • Cartes de jeux de langueqté 6
  • Désqté 6
  • Cônesqté 30

Sécurité

  • Trousse de premiers secours
  • Lampes de pocheqté 4
  • Gilets réfléchissantsqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 4
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
  • Lingettes désinfectantesqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixe une date limite d’inscription au moins 4 semaines avant le départ : tu auras le temps de vérifier les données, les besoins alimentaires et les autorisations manquantes.
  • Réserve le transport et l’hébergement avant de finaliser le programme. Vérifie ensuite chaque horaire de trajet afin d’éviter une activité trop proche de l’arrivée ou du retour.
  • Prépare un dossier par participant avec les documents de voyage, les contacts d’urgence et les autorisations. Imprime aussi une liste complète des participants et une seconde liste réservée aux contacts d’urgence.
  • Prévois les supports pédagogiques plusieurs jours à l’avance : livrets, blocs-notes, stylos, cartes de jeux de langue et badges nominatifs doivent être comptés selon le nombre d’inscrits.
  • Le jour du départ, regroupe les bagages, les étiquettes, les collations et les boissons dans une zone identifiable. Refroidis les boissons à l’avance et garde les batteries externes et chargeurs accessibles pendant le trajet.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un voyage linguistique ?
Commence idéalement 8 à 12 semaines avant le départ. Les inscriptions, les autorisations, le transport et l’hébergement prennent généralement 4 à 6 semaines, surtout pour un groupe.
Quand réserver le transport et l’hébergement pour un voyage linguistique ?
Réserve-les dès que le nombre prévisionnel de participants est connu, au moins 6 semaines avant le départ. Vérifie ensuite l’itinéraire et les horaires avant de confirmer le programme.
Combien de temps avant le départ faut-il récupérer les autorisations ?
Fixe la date limite environ 3 semaines avant le départ. Cela laisse au moins 10 jours pour relancer les familles et contrôler que chaque dossier est complet.
Que préparer la veille d’un voyage linguistique ?
La veille, rassemble les documents, vérifie les billets, imprime les listes, prépare les badges et fixe les étiquettes aux bagages. Mets aussi les collations, les boissons et le matériel de langue dans des sacs séparés.

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