Checklist pour organiser un tournoi de calcul
Un tournoi de calcul demande plus que des exercices et des tables. Il faut verrouiller la date, les salles, les inscriptions, le règlement et le déroulement des manches avant de préparer le matériel. Cette checklist rassemble 61 tâches et 41 fournitures, dans un ordre pratique, pour éviter les oublis de dernière minute. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, corrigés, feuilles de réponses, lots et accès au lieu.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date du tournoi
Réserver des salles
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Consigner le règlement du concours
2 personnes
Composer les missions
3 personnes
Créer les corrigés
2 personnes
Définir la répartition des points
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
Partager l’itinéraire d’accès
Commander les prix et les certificats
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les consignes
2 personnes
Imprimer les feuilles de réponses
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Préparer les lots par manche
3 personnes
Préparer le matériel
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager les salles de compétition
4 personnes
Aménager l’espace de pause
2 personnes
Événement
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Guider les participants vers les salles
3 personnes
Ouvrir le tournoi
Encadrer le premier tour de la compétition
8 personnes
Collecter les réponses du premier tour
4 personnes
Vérifier les réponses du premier tour
4 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Saisir le classement intermédiaire
2 personnes
Encadrer la deuxième manche du concours
8 personnes
Collecter les réponses du deuxième tour
4 personnes
Vérifier les réponses du deuxième tour
4 personnes
Servir des sandwichs et des fruits
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
4 personnes
Vérifier la finale
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer les salles de compétition
3 personnes
Nettoyer l’espace de pause
2 personnes
Compter et ranger le matériel
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Retourner les objets restants
2 personnes
Partager les photos avec autorisation
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 130
- Table d’accueil
- Nappesqté 8
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 4
- Imprimantesqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Chronomètresqté 10
- Horloges muralesqté 8
- Microphone
- Enceinte portable
Matériel de sport
- Tableaux blancsqté 8
- Marqueurs pour tableau blancqté 32
- Cubes de calculqté 16
- Règlesqté 16
- Équerres géométriquesqté 32
- Cartes de calculqté 160
- Puzzlesqté 16
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Pichets à caféqté 4
- Théièresqté 2
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pincesqté 6
Décoration
- Assiettes rondesqté 8
- Flèches de signalisationqté 20
- Fond de scène
- Panneau de table des prix
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Gantsqté 10
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer la date et réserver les salles, puis ouvrez les inscriptions avec une date limite clairement indiquée. Gardez quelques jours entre la clôture et le tournoi pour traiter les demandes alimentaires et répartir les accompagnateurs.
- Préparez les missions, les corrigés et la répartition des points avant d’établir le programme. Faites relire chaque manche par au moins une autre personne afin de repérer une consigne ambiguë ou un résultat impossible à corriger.
- Prévoyez les impressions en plusieurs exemplaires : consignes, feuilles de réponses, listes de participants et règlement. Imprimez-les au plus tard la veille et gardez une copie numérique accessible depuis un ordinateur portable.
- Testez le matériel dans la salle avant l’arrivée des participants. Vérifiez notamment les chronomètres, les horloges, les ordinateurs, les imprimantes, les rallonges et les multiprises, car un manque de prises peut retarder toute une manche.
- Préparez les lots de chaque manche séparément et mettez les boissons au frais la veille. Comptez les gobelets, assiettes, couverts et contenants de service selon le nombre confirmé de participants, accompagnateurs et bénévoles.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de calcul ?
- Prévoyez au moins 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver les salles, ouvrir les inscriptions, composer les épreuves, créer les corrigés et commander les prix ou certificats.
- Quand fermer les inscriptions à un tournoi de calcul ?
- Fermez-les idéalement 7 à 10 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, constituer les équipes et envoyer les confirmations.
- Combien d’exemplaires faut-il imprimer pour un tournoi de calcul ?
- Imprimez une feuille de réponses et un exemplaire des consignes par participant, puis ajoutez 10 % de réserve. Préparez aussi les listes pour l’accueil et quelques copies supplémentaires du règlement pour les accompagnateurs et l’équipe d’organisation.
- Quand préparer le matériel et les lots des manches ?
- Regroupez le matériel et préparez les lots par manche la veille. Faites un contrôle final le matin même, notamment des chronomètres, tableaux blancs, marqueurs, jeux de calcul et documents imprimés.
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