Checklist pour organiser un tournoi commémoratif de korfball

Un tournoi commémoratif de korfball demande une préparation sportive, mais aussi une organisation précise autour des équipes et du public. Cette checklist rassemble les 77 tâches et 67 éléments à prévoir, de la réservation du terrain au rangement final. Commencez par fixer la date et le lieu, puis avancez vers les inscriptions, les arbitres, les bénévoles et la logistique. Les dernières vérifications concernent notamment les feuilles de match, le matériel de secours, le catering et les informations de stationnement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le lieu sportif
Réserver les vestiaires
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Rédiger les informations du tournoi
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Finaliser les arbitres
2 personnes
Prévoir un contact de premiers secours
Composer la playlist
Commander les prix
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les équipes
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer le règlement de la compétition
2 personnes
Créer le plan
Envoyer les infos de parking
Imprimer les formulaires de match
Imprimer la répartition des équipes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander le catering
Récupérer les prix
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier les terrains
2 personnes
Délimiter les espaces
4 personnes
Installer les buts
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer les lots
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les équipes
2 personnes
Accueillir les spectateurs
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer les matchs
4 personnes
Suivre les scores du match
2 personnes
Soutenir les arbitres
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les vestiaires
Compléter le matériel de premiers secours
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Servir le toast d'anniversaire
3 personnes
Fournir la musique
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Laisser les vestiaires propres
2 personnes
Emballer l’installation sonore
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Table d'inscription
Portantsqté 2

Matériel de sport

Poteaux de korfbalqté 8
Paniers de korfballqté 8
Ballons de korfballqté 12
Chapeaux de marquage de terrainqté 40
Lignes de terrainqté 4
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Maillots de compétitionqté 40
Pompes de réserveqté 2
Aiguilles de ballonqté 10
Trousse de premiers secours
Poches de glaceqté 12
Ruban de sportqté 8

Équipement

Haut-parleurqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20
Petites cuillères à caféqté 80

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 4
Ouvre-boîtesqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 2
Bannière d’anniversaireqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Panneaux de table d’équipeqté 8
Décorations de tableqté 10
Trophéesqté 4
Rubans de médailleqté 80

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le terrain sportif et les vestiaires dès que la date est fixée. Prévoyez un créneau avant le premier match pour installer les paniers, tracer les terrains et vérifier les vestiaires.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour confirmer les équipes avant d’établir le programme. Demandez en même temps les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre fiable au catering.
Ne laissez pas les arbitres et les bénévoles pour la dernière semaine. Attribuez à chaque bénévole un rôle précis, notamment à l’inscription, au score, à l’accueil et à l’orientation vers le parking.
Testez le haut-parleur, le microphone et les rallonges avant le tournoi. Vérifiez aussi les pompes, les aiguilles, les sifflets, les panneaux de score et les ballons de réserve, car ces petits éléments manquent souvent au moment du montage.
Préparez les documents imprimés la veille : règlement, répartition des équipes, formulaires de match et plan du site. Placez la trousse de premiers secours et les poches de glace à un endroit connu de tous, avec un contact de premiers secours clairement identifié.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un tournoi commémoratif de korfball ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, contacter les sponsors, ouvrir les inscriptions, confirmer les arbitres et commander les prix.
Quand faut-il confirmer les équipes participantes ?: Fixez une date de clôture des inscriptions environ 2 à 3 semaines avant le tournoi. Confirmez ensuite les équipes, les effectifs et les besoins alimentaires avant de finaliser le programme de la compétition.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de korfball ?: Contrôlez le matériel sportif, les feuilles de match, le règlement, les prix, le catering et la liste des bénévoles. Testez également la sonorisation et préparez les informations de parking avant le jour J.
Combien de temps prévoir pour l’installation le jour du tournoi ?: Prévoyez au moins 2 heures avant le premier match pour installer les terrains, la table d’inscription, les sièges, la sonorisation et l’accueil. Ajoutez du temps si les paniers, les lignes de terrain ou la tente doivent être montés sur place.

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