Checklist pour organiser un tea time

Un tea time réussi repose surtout sur une préparation bien séquencée. Commencez par confirmer la date, le lieu et le nombre d’invités, puis prévoyez les tables, les chaises, la vaisselle et le buffet. Les allergies, les besoins alimentaires et le refroidissement des boissons sont souvent réglés trop tard. Cette checklist vous aide à suivre les 46 tâches du plan et à réunir les 41 fournitures nécessaires avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le nombre d’invités
Réserver des tables et des chaises
Réserver la vaisselle et les verres
Établir la liste de courses
2 personnes
Vérifier les allergies
Commander les courses
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la vaisselle
2 personnes
Préparer la décoration
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les scones et les pâtisseries
3 personnes
Préparer les sandwiches
3 personnes
Laver et couper les fruits
2 personnes
Préparer le thé et le café
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer à part les options alimentaires
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Servir le thé et le café
3 personnes
Servir des bouchées salées
3 personnes
Servir des douceurs
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier les stocks
Retourner les matériels
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 2
Chemins de tableqté 6

Vaisselle

Tasses à théqté 36
Sous-tasses à théqté 36
Assiettes à pâtisserieqté 36
Tasses à caféqté 24
Verres à eauqté 36
Fourchettesqté 40
Cuillères à caféqté 40
Pinces à gâteauqté 3
Théièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Présentoirs de serviceqté 6
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Plaques de cuissonqté 4
Gants de cuisineqté 2

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3

Décoration

Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 6
Porte-nomsqté 36
Panneau d’accueil

Catering

Pinces de serviceqté 6
Distributeurs de boissonsqté 2
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 8
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Éclairage

Lampes de tableqté 6

Conseils

Confirmez le nombre d’invités quelques jours avant le tea time : il détermine les quantités de scones, pâtisseries, sandwiches, fruits, thé et café, mais aussi le nombre de tasses et d’assiettes.
Prévoyez au moins une tasse à thé, une soucoupe et une assiette à pâtisserie par personne, puis ajoutez quelques pièces de réserve pour remplacer la vaisselle utilisée ou cassée.
Demandez les allergies et besoins alimentaires dès l’inscription, puis vérifiez-les avant de commander les courses. Réservez une zone ou un plateau séparé pour les préparations concernées.
Ne gardez pas la préparation des boissons pour les dernières minutes : refroidissez les boissons à l’avance et vérifiez le nombre de bouilloires, machines à café, rallonges et glacières disponibles.
Installez les tables, les chaises et le buffet avant de dresser les tables. Prévoyez un espace distinct pour le thé, le café, le lait, le sucre et les pâtisseries afin d’éviter les files d’attente.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un tea time ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant l’événement pour pouvoir confirmer les courses, les allergies et la disposition des tables.
Combien de vaisselle prévoir pour un tea time ?: Prévoyez une tasse à thé, une soucoupe, une assiette à pâtisserie, une cuillère et un verre à eau par invité. Ajoutez environ 10 % de réserve, soit 2 pièces supplémentaires pour 20 personnes.
Quand préparer les sandwiches et les pâtisseries ?: Préparez les sandwiches le jour même, idéalement 2 à 4 heures avant le début, puis gardez-les couverts au frais. Les scones et pâtisseries peuvent être préparés la veille si leur conservation le permet.
Combien de temps faut-il pour installer un tea time ?: Comptez environ 60 à 90 minutes pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration et la vaisselle. Ajoutez 30 à 45 minutes pour dresser les tables et placer les préparations juste avant l’arrivée des invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.