Checklist pour organiser une table ronde en ligne

Une table ronde en ligne demande plus qu’un lien de visioconférence. Il faut cadrer le public et le thème, préparer les questions, confirmer les intervenants et suivre les inscriptions jusqu’au jour J. La technique doit être testée avec les webcams, microphones, casques et adaptateurs utilisés pendant la session. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier le briefing, les documents, les boissons ni l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le public cible et le thème
2 personnes
Préparer les questions de discussion
2 personnes
Contacter le modérateur et les panélistes
Créer la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer une salle de réunion en ligne
Tester le lien des participants
2 personnes
Envoyer le programme aux participants
Briefer les membres du jury
Rassembler la présentation et les documents
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier l'installation technique
2 personnes
Faire les courses
Acheter des snacks et des boissons
Libérer les postes de travail
2 personnes
Installer le fond et l’éclairage
2 personnes
Recharger les appareils
Préparer les en-cas
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Brancher la technique
2 personnes
Tester la caméra et les microphones
2 personnes
Animer le briefing des modérateurs
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Accueillir et donner les règles du jeu
Présenter les membres du panel
Animer la table ronde
2 personnes
Collecter les questions du chat
Annoncer la pause
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer le deuxième tour d’entretiens
2 personnes
Résoudre les problèmes techniques
Modérer les questions des participants
Résumer les conclusions et les actions de suivi
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Déconnexion contrôlée des participants

Suivi

Sauvegarder l’enregistrement en toute sécurité
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
Nettoyer les postes de travail
2 personnes
Rassembler les déchets
Archiver l’enregistrement et les notes
Envoyer un e-mail de remerciement
Partager le document de suivi
Enregistrer la présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 3
Chaises de bureauqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Webcams externesqté 4
Microphones USBqté 4
Casques audioqté 6
Moniteur externeqté 2
Hubs USBqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Supports pour ordinateur portableqté 4
Minuterieqté 2
Piles de rechangeqté 12
Clés USBqté 2

Éclairage

Anneaux lumineuxqté 3
Lampes de bureauqté 2

Décoration

Toiles de fond neutresqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 8
Verres à eauqté 8
Assiettesqté 8
Couvertsqté 8

Cuisine

Machine à café
Bouilloire
Glacière
Plateaux de serviceqté 3
Petits bolsqté 6
Ciseauxqté 2
Tire-bouchon

Catering

Courses

Conseils

Contactez le modérateur et les panélistes plusieurs semaines à l’avance, puis envoyez-leur les questions et le déroulé au plus tard 3 jours avant la table ronde.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et mettez la liste des participants à jour une dernière fois le jour précédent. Vérifiez aussi les besoins alimentaires avant de faire les courses.
Créez la salle de réunion en ligne au moins 48 heures avant l’événement et testez le lien avec un participant qui utilise un autre appareil ou navigateur.
Faites un test technique complet 24 heures avant : caméra, microphones USB, casques, éclairage, connexion, adaptateurs HDMI, hubs USB et multiprises doivent être vérifiés ensemble.
Le jour J, prévoyez 60 à 90 minutes pour libérer les postes de travail, installer les fonds et l’éclairage, brancher la technique, refroidir les boissons et préparer les en-cas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une table ronde en ligne ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de confirmer le modérateur et les panélistes, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et d’organiser un test technique au moins 24 heures avant.
Quand envoyer les invitations pour une table ronde en ligne ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la session, puis un rappel 3 à 5 jours avant. Le programme, le lien de connexion et les consignes techniques doivent être transmis au plus tard 48 heures avant.
Comment tester une table ronde en ligne avant le direct ?: Organisez un test de 30 à 45 minutes avec le modérateur et les panélistes. Vérifiez la caméra, les microphones, les casques, l’éclairage, le partage de présentation et le lien utilisé par les participants.
Que faut-il préparer le jour d’une table ronde en ligne ?: Arrivez 60 à 90 minutes avant le début pour brancher la technique, charger les appareils, installer le fond et l’éclairage et préparer les documents. Gardez aussi des piles de rechange, des rallonges et une clé USB avec la présentation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.