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Online-Roundtable organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Online-Roundtable braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnliches Videomeeting: Moderation, Podiumsgäste, Technik und Teilnehmendenkommunikation müssen zusammenpassen. Plane zuerst Zielgruppe, Thema und Gesprächsfragen, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten 24 Stunden prüfst du Zugangslink, Kamera, Mikrofone, Präsentationen und den Ablauf mit der Moderation. Auch Getränke, Snacks, Hintergrund und Beleuchtung gehören dazu, wenn mehrere Personen gemeinsam vor der Kamera sitzen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Zielgruppe und Thema festlegen

    2 Personen

  • Gesprächsfragen erstellen

    2 Personen

  • Moderator und Podiumsgäste ansprechen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Online-Meetingraum erstellen

  • Teilnehmerlink testen

    2 Personen

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Podiumsteilnehmer instruieren

  • Präsentation und Unterlagen einsammeln

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Technikaufbau kontrollieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

  • Snacks und Getränke einkaufen

  • Arbeitsplätze freimachen

    2 Personen

  • Hintergrund und Beleuchtung aufstellen

    2 Personen

  • Geräte aufladen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Kamera und Mikrofone testen

    2 Personen

  • Moderator-Briefing durchführen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmende hereinlassen

    2 Personen

  • Begrüßung und Spielregeln erklären

  • Podiumsteilnehmer vorstellen

  • Rundtischgespräch begleiten

    2 Personen

  • Fragen aus dem Chat sammeln

  • Pause ankündigen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Zweite Gesprächsrunde betreuen

    2 Personen

  • Technische Probleme lösen

  • Teilnehmerfragen moderieren

  • Fazit und nächste Schritte zusammenfassen

    2 Personen

  • Dankesrede halten

  • Teilnehmer kontrolliert ausloggen

Nachbereitung

  • Aufnahme sicher speichern

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

  • Arbeitsplätze reinigen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

  • Aufzeichnung und Notizen archivieren

  • Dankesmail versenden

  • Follow-up-Dokument teilen

  • Anwesenheit erfassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • ArbeitstischeAnz. 3
  • BürostühleAnz. 6

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 4
  • Externe WebcamsAnz. 4
  • USB-MikrofoneAnz. 4
  • KopfhörerAnz. 6
  • Externer MonitorAnz. 2
  • USB-HubsAnz. 4
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LaptopständerAnz. 4
  • TimerAnz. 2
  • ErsatzbatterienAnz. 12
  • USB-SticksAnz. 2

Beleuchtung

  • RingleuchtenAnz. 3
  • SchreibtischlampenAnz. 2

Dekoration

  • Neutrale HintergrundtücherAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 8
  • WassergläserAnz. 8
  • TellerAnz. 8
  • BestecksetsAnz. 8

Küche

  • Kaffeemaschine
  • Wasserkocher
  • Kühlbox
  • ServiertablettsAnz. 3
  • SchälchenAnz. 6
  • ScherenAnz. 2
  • Korkenzieher

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Thema, Zielgruppe und Gesprächsfragen mindestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin fest. So können Podiumsgäste rechtzeitig zusagen und sich gezielt vorbereiten.
  • Verschicke Einladungen spätestens 7 Tage vorher und aktualisiere die Teilnehmerliste täglich in den letzten 48 Stunden. Ernährungswünsche solltest du dabei direkt erfassen.
  • Teste den Teilnehmerlink mindestens 24 Stunden vorher mit Kamera, USB-Mikrofon, Kopfhörern und Präsentation. Prüfe zusätzlich USB-Hubs, HDMI-Adapter und Verlängerungskabel am tatsächlichen Arbeitsplatz.
  • Sammle Präsentationen und Unterlagen spätestens am Vortag ein und schicke das Programm zusammen mit dem Zugangslink an alle Teilnehmenden. Gib Podiumsgästen außerdem ein kurzes Briefing mit Redezeiten und Gesprächsfragen.
  • Richte Arbeitsplätze, neutrale Hintergründe und Beleuchtung mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Lade Geräte vollständig auf, stelle Wasser und Snacks bereit und plane die letzten 15 Minuten für den Technikcheck ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Online-Roundtable planen?
Beginne mindestens 10 bis 14 Tage vorher mit Thema, Fragen und der Ansprache der Podiumsgäste. Einladungen sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin versendet werden.
Wann sollte der Online-Meetingraum getestet werden?
Teste Meetingraum und Teilnehmerlink mindestens 24 Stunden vor dem Roundtable. Am Veranstaltungstag folgt ein weiterer Technikcheck etwa 60 Minuten vor Beginn.
Wie viel Zeit braucht der Technikaufbau für einen Online-Roundtable?
Plane mindestens 60 Minuten für Arbeitsplätze, Kameras, Mikrofone, Beleuchtung und Präsentationen ein. Halte zusätzlich 15 Minuten Puffer für Adapter, Kabel oder leere Akkus bereit.
Wann muss man die Unterlagen an die Teilnehmenden schicken?
Sende Programm, Zugangslink und freigegebene Unterlagen spätestens am Vortag. Präsentationen der Podiumsgäste solltest du ebenfalls bis dahin eingesammelt und geprüft haben.

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