Checklist para organizar una mesa redonda online

Una mesa redonda online necesita más que una sala virtual y un enlace. Primero define el público, el tema y las preguntas; después confirma al moderador y a los panelistas, gestiona las inscripciones y prepara el programa. En los días previos conviene probar cámaras, micrófonos y el enlace de acceso con tiempo suficiente para corregir fallos. Esta checklist reúne 47 tareas y 30 elementos para llegar a la sesión con la parte técnica, los documentos y la atención a los participantes preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el público objetivo y el tema
2 personas
Preparar preguntas para la conversación
2 personas
Contactar al moderador y a los panelistas
Crear lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear una sala de reuniones en línea
Probar el enlace de participantes
2 personas
Enviar el programa a los participantes
Instruir a los miembros del panel
Recopilar la presentación y los documentos
Actualizar la lista de participantes
Comprobar la instalación técnica
2 personas
Hacer la compra
Comprar aperitivos y bebidas
Liberar espacios de trabajo
2 personas
Colocar el fondo y la iluminación
2 personas
Cargar el equipo
Preparar los aperitivos
2 personas
Enfriar las bebidas
Conectar la técnica
2 personas
Probar cámaras y micrófonos
2 personas
Realizar la sesión informativa de moderadores
3 personas

Evento

Admitir a los participantes
2 personas
Dar la bienvenida y explicar las normas
Presentar a los panelistas
Moderarar una mesa redonda
2 personas
Recopilar las preguntas del chat
Anunciar el descanso
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Coordinar la segunda ronda de entrevistas
2 personas
Resolver problemas técnicos
Moderar las preguntas de los participantes
Resumir conclusiones y acciones de seguimiento
2 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Cerrar sesión de los participantes de forma controlada

Seguimiento

Guardar la grabación de forma segura
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
Limpiar puestos de trabajo
2 personas
Recoger la basura
Archivar la grabación y las notas
Enviar correo de agradecimiento
Compartir el documento de seguimiento
Registrar la asistencia

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de trabajocant. 3
Sillas de oficinacant. 6

Equipo

Portátilescant. 4
Webcams externascant. 4
Micrófonos USBcant. 4
Auricularescant. 6
Monitor externocant. 2
Hubs USBcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Soportes para portátilescant. 4
Temporizadorcant. 2
Baterías de repuestocant. 12
Memorias USBcant. 2

Iluminación

Lámparas de arocant. 3
Lámparas de escritoriocant. 2

Decoración

Telas de fondo neutrascant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 8
Vasos para aguacant. 8
Platoscant. 8
Cubiertoscant. 8

Cocina

Cafetera
Hervidor de agua
Nevera portátil
Bandejas de serviciocant. 3
Cuencoscant. 6
Tijerascant. 2
Sacacorchos

Catering

Compras

Consejos

Cierra el tema y las preguntas antes de invitar a los panelistas. Envía a cada participante el formato, la duración y los documentos que debe revisar con al menos 5 días de antelación.
No dejes las inscripciones para el último momento: actualiza la lista 24 horas antes y comprueba también las preferencias dietéticas si vas a ofrecer aperitivos y bebidas durante la sesión.
Prueba el enlace de participantes, las cámaras y los micrófonos al menos 48 horas antes. Revisa cada portátil, webcam externa, micrófono USB, auriculares, hub y adaptador que vaya a utilizarse.
Prepara el espacio técnico el mismo día con margen: coloca el fondo neutro y la iluminación, conecta regletas y alargadores y deja cargados los equipos y las baterías de repuesto antes de admitir a nadie.
Reserva los 15 minutos previos para la sesión informativa del moderador y la admisión de participantes. Ten a mano el temporizador, las preguntas, las presentaciones y una copia de los documentos en una memoria USB.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una mesa redonda online?: Envíalas entre 10 y 14 días antes de la sesión para que las personas puedan inscribirse. Manda el programa y el enlace definitivo entre 24 y 48 horas antes, junto con las instrucciones de conexión.
¿Con cuánta antelación hay que probar la tecnología?: Haz una prueba completa al menos 48 horas antes y otra comprobación el mismo día. Reserva 30 minutos para probar cámaras, micrófonos, auriculares, iluminación y el enlace de participantes.
¿Cuánto debe durar una mesa redonda online?: Calcula entre 60 y 90 minutos para la conversación, más 15 minutos iniciales para admitir a los participantes y explicar el funcionamiento. Deja 10 minutos finales para preguntas o incidencias.
¿Qué debo preparar para los panelistas antes de la sesión?: Envía las preguntas, el orden de intervención y las indicaciones técnicas al menos 5 días antes. Programa una sesión informativa de 30 minutos para confirmar tiempos, documentos, cámara y micrófono.

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