Organiser un Startup Weekend sans rien oublier
Un Startup Weekend demande de coordonner les participants, les coachs, le programme, les repas et la technique sur un temps très court. Cette checklist de 44 tâches et 37 fournitures suit l’organisation dans le bon ordre, de la réservation de la salle à l’accueil du premier soir. Elle t’aide aussi à préparer les présentations, les espaces de travail et les tests techniques avant l’arrivée des participants. Garde les dernières vérifications pour les 48 heures précédant l’événement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu et la salle
Commander le catering
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants et les coachs
Rassembler les présentations
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Brancher le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
Tester le micro et les haut-parleurs
2 personnes
Installer les paperboards et les tables de travail
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Assurer la présentation de bienvenue
Animer le tour de pitch
2 personnes
Animer les ateliers
4 personnes
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le cocktail networking
2 personnes
Coordonner les pitchs finaux
2 personnes
Organiser les adieux et les remerciements
Suivi
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Inventorier le matériel
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
Gérer les objets trouvés
Envoyer les messages de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 70
- Tabourets de barqté 8
- Table d'inscription
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Verresqté 80
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 6
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Micro sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Multiprisesqté 6
- Rallongesqté 4
- Câbles HDMIqté 3
- Cliqueur de présentation
- Paperboardsqté 4
- Marqueurs pour paperboardqté 8
- Blocs-notesqté 70
- Stylos à billeqté 80
Décoration
- Porte-nomsqté 70
- Badges nominatifsqté 80
- Panneaux indicateursqté 8
- Pancartes de tableqté 12
- Nappesqté 10
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Conteneurs à glaceqté 2
Nettoyage
- Bac à vaisselleqté 2
- Brosses à vaisselleqté 3
- Raclettes de solqté 2
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance et vérifie qu’il permet de séparer l’inscription, les présentations et les tables de travail. Prévois aussi un accès pratique pour acheminer le matériel.
- Demande les besoins alimentaires dès l’inscription, puis transmets le récapitulatif au traiteur 7 à 10 jours avant le week-end. Garde une liste imprimée à l’accueil pour éviter les erreurs au moment des repas.
- Finalise le programme et confirme les intervenants et les coachs au plus tard 10 jours avant le début. Récupère les présentations 48 heures avant afin de tester les fichiers sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur.
- Fais un test complet du micro, des haut-parleurs, du projecteur, des câbles HDMI et des rallonges la veille. Prépare un câble de secours et vérifie que les multiprises atteignent bien chaque table de travail.
- Prépare les badges, les panneaux indicateurs et la table d’inscription avant l’ouverture des portes. Un briefing de 15 minutes avec l’équipe d’accueil suffit pour répartir l’enregistrement, les questions pratiques et l’orientation dans la salle.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’un Startup Weekend ?
- Commence idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement, avec la réservation du lieu et l’envoi des invitations. Les inscriptions, le catering et les intervenants peuvent ensuite être finalisés progressivement jusqu’à 7 jours avant.
- Combien de temps avant faut-il commander le catering ?
- Passe la commande définitive environ 7 à 10 jours avant le Startup Weekend, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Confirme le nombre de participants et les horaires de livraison 48 heures avant.
- Que faut-il tester la veille d’un Startup Weekend ?
- Teste pendant 30 à 45 minutes le projecteur, l’ordinateur, le micro, les haut-parleurs, les câbles et les multiprises. Ouvre aussi chaque présentation reçue pour vérifier les polices, les vidéos et le format d’affichage.
- Quand préparer les badges et la liste des participants ?
- Imprime la liste et prépare les badges 24 à 48 heures avant l’accueil. Ajoute les dernières inscriptions manuellement le jour même et garde quelques porte-noms vierges pour les changements de dernière minute.
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