Startupwochenende organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Startupwochenende braucht mehr Vorbereitung als ein einzelner Workshop: Anmeldungen, Ernährungswünsche, Coaches, Präsentationen und Technik müssen zusammenpassen. Plane zuerst Ort, Programm und Catering, danach die Teilnehmerkommunikation und schließlich den Aufbau vor Ort. Besonders am Veranstaltungstag entscheiden ein klarer Registrierungstisch, getestete Präsentationstechnik und vorbereitete Getränke über einen ruhigen Start. Die Checkliste umfasst 44 Aufgaben und 37 benötigte Dinge – von Namensschildern bis zu Flipcharts und Kaffeemaschinen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Catering bestellen
Programm finalisieren
2 Personen
Referenten und Coaches bestätigen
Präsentationen sammeln
Teilnehmerliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Einkäufe abholen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
Beamer und Laptop anschließen
2 Personen
Mikrofon und Lautsprecher testen
2 Personen
Flipcharts und Arbeitstische aufstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks auslegen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Event
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Begrüßungspräsentation halten
Pitchrunde moderieren
2 Personen
Workshops moderieren
4 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Networking-Event betreuen
2 Personen
Final Pitches begleiten
2 Personen
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
Nachbereitung
Geschirr sammeln
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Materialien inventarisieren
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
Fundsachen bearbeiten
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 70
- BarhockerAnz. 8
- Registrierungstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 6
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- HDMI-KabelAnz. 3
- Präsentationsklicker
- FlipchartsAnz. 4
- FlipchartmarkerAnz. 8
- NotizblöckeAnz. 70
- KugelschreiberAnz. 80
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 70
- NamensschilderAnz. 80
- WegweiserAnz. 8
- TischschilderAnz. 12
- TischdeckenAnz. 10
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 2
Reinigung
- SpülwanneAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe die Anmeldungen nicht erst am Vorabend ab. Drucke die Teilnehmerliste vorher aus und übertrage Ernährungswünsche direkt an das Catering, damit Sonderkost beim Aufbau eindeutig zugeordnet werden kann.
- Plane für den Aufbau mehrere Arbeitsbereiche: Registrierungstisch, Präsentationsraum, Flipchart- und Arbeitstische. Stelle Tische und Stühle zuerst auf, bevor du Technik, Namensschilder und Tischschilder verteilst.
- Teste Beamer, Laptop, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker, Mikrofon und Lautsprecher mit den tatsächlich verwendeten Präsentationen. Plane dafür mindestens 30 Minuten vor dem Einlass ein und halte ein Verlängerungskabel als Reserve bereit.
- Bereite Getränke und Kaffee nicht erst nach der Registrierung vor. Stelle Gläser, Kaffeetassen, Teller, Besteck und Serviertabletts vor dem Einlass bereit und lege Snacks so aus, dass der Registrierungstisch frei bleibt.
- Gib dem Empfangsteam vor dem Einlass ein kurzes Briefing mit Ablauf, Raumaufteilung und Teilnehmerliste. Lege Namensschilder alphabetisch oder nach Anmeldeliste aus; das verkürzt die Suche bei vielen Teilnehmenden deutlich.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein Startupwochenende organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Veranstaltungsort, Einladungen und Referenten. Catering, Ernährungswünsche, Präsentationen und die endgültige Teilnehmerliste sollten spätestens 7 Tage vor dem Start feststehen.
- Was muss am Tag vor dem Startupwochenende vorbereitet werden?
- Hole Einkäufe ab, bringe Materialien zum Veranstaltungsort und bereite Namensschilder, Wegweiser und Tischschilder vor. Prüfe außerdem Programm, Teilnehmerliste und Präsentationen, damit am Veranstaltungstag nur noch aufgebaut und getestet werden muss.
- Wann sollte die Technik bei einem Startupwochenende getestet werden?
- Teste Beamer, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 30 Minuten vor dem Einlass. Öffne dabei jede Präsentation einmal und prüfe Bild, Ton und die Reichweite des Präsentationsklickers.
- Wie viele Namensschilder und Ausdrucke braucht man für ein Startupwochenende?
- Bereite für jede angemeldete Person ein Namensschild und mindestens eine gedruckte Teilnehmerliste vor. Drucke zusätzlich 2 bis 3 Ersatz-Namensschilder ein, falls sich kurzfristig jemand anmeldet oder ein Schild verloren geht.
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