Checklist para organizar un Startup Weekend sin olvidar nada

Un Startup Weekend necesita coordinación mucho antes de que lleguen los participantes. Primero cierra la sede, las inscripciones, el programa y el catering; después prepara ponentes, coaches y materiales. Durante el montaje, reserva tiempo para probar el proyector, el micrófono y los altavoces, y para dejar lista la recepción. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar la sede y la sala
Pedir el catering
Definir el programa final
2 personas
Confirmar ponentes y coaches
Recopilar las presentaciones
Imprimir la lista de participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Recoger la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Conectar el proyector y el portátil
2 personas
Probar el micrófono y los altavoces
2 personas
Preparar rotafolios y mesas de trabajo
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas

Evento

Registrar a los participantes
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Realizar la presentación de bienvenida
Coordinar la ronda de presentaciones
2 personas
Facilitar los talleres
4 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar el cóctel de networking
2 personas
Acompañar las presentaciones finales
2 personas
Organizar la despedida y el agradecimiento

Seguimiento

Recoger la vajilla
2 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Inventariar materiales
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el catering sobrante
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 70
Taburetes de barcant. 8
Mesa de registro
Papeleracant. 4

Vajilla

Vasoscant. 80
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 4
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentación
Rotafolioscant. 4
Rotuladores para rotafoliocant. 8
Bloc de notascant. 70
Bolígrafoscant. 80

Decoración

Portatarjetas de nombrecant. 70
Tarjetas de nombrecant. 80
Carteles direccionalescant. 8
Carteles de mesacant. 12
Mantelescant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 2

Limpieza

Palangana para lavarcant. 2
Cepillos para fregarcant. 3
Limpiacristalescant. 2

Iluminación

Luces decorativascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sede y la sala antes de abrir las inscripciones: necesitas confirmar mesas, sillas, espacio de presentación, zona de trabajo y enchufes disponibles.
Recoge las preferencias dietéticas al registrarse y envía el número final al catering con varios días de margen. Así puedes ajustar comidas, aperitivos, café y té sin improvisar el día del evento.
Define el programa final y confirma a ponentes y coaches al menos una semana antes. Pide también sus presentaciones con antelación para evitar depender de un único portátil o de una conexión de última hora.
Haz una prueba técnica completa durante el montaje: proyector, pantalla, portátil, cable HDMI, micrófono inalámbrico, altavoces, regletas y alargadores. No des por hecho que el equipo de la sede funciona junto.
Prepara la recepción antes de la llegada: lista impresa de participantes, tarjetas de nombre, carteles direccionales y una persona informada del proceso. Calcula al menos 30 minutos para registrar al grupo y resolver cambios de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Startup Weekend?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la sede, abrir inscripciones y contactar con ponentes y coaches. Deja la confirmación final del catering, las presentaciones y la distribución de la sala para la última semana.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un Startup Weekend?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes si necesitas encargar catering y preparar tarjetas de nombre. Imprime la lista de participantes el día anterior y lleva una copia editable para los cambios en recepción.
¿Qué equipo técnico hace falta para un Startup Weekend?: Como mínimo, prepara un proyector, pantalla, portátil, cable HDMI, clic de presentación, micrófono inalámbrico y altavoces. Lleva también regletas y cables alargadores, y reserva entre 30 y 45 minutos para probarlo todo.
¿Cuánto tiempo necesita el montaje de la sala?: Calcula entre 2 y 3 horas para colocar mesas y sillas, marcar la distribución, montar la recepción, preparar rotafolios y organizar el espacio de presentación. Añade 30 minutos para enfriar bebidas, preparar café y té y montar los aperitivos.

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