Checklist pour organiser un spectacle musical

Un spectacle musical demande de coordonner l’équipe artistique, la technique, la salle et l’accueil du public dans le bon ordre. Cette checklist de 78 tâches et 69 fournitures t’aide à avancer du premier rendez-vous jusqu’au rangement final. Commence par bloquer la date, le lieu et le programme, puis sécurise les répétitions, le matériel et la billetterie. Les derniers jours servent surtout à vérifier les détails souvent oubliés : doublures, cues, costumes, sièges et besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du match
2 personnes
Définir le programme du spectacle
3 personnes
Confirmer le cast et l'équipe
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Réserver le matériel technique
2 personnes
Réserver le catering et le vestiaire
2 personnes
Vérifier les permis et les assurances
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations sur la distribution
2 personnes
Définir la répartition des rôles et les doublures
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Finaliser le script et la liste des cues
3 personnes
Vérifier la décoration et les accessoires
3 personnes
Essayer les costumes
4 personnes
Réparer et étiqueter les costumes
2 personnes
Répéter la chorégraphie
8 personnes
Effectuer la répétition technique
8 personnes
Répartir le public
2 personnes
Préparer la numérotation des sièges
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Créer des badges nominatifs pour l’équipe
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Charger le décor et les accessoires
4 personnes
Charger le matériel technique et les câbles
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inscrire les artistes
2 personnes
Ventiler l’espace public
2 personnes
Monter les éléments de scène
5 personnes
Monter la décoration
5 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Monter le kit d’éclairage
3 personnes
Monter le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Aménager les vestiaires
3 personnes
Préparer les costumes
3 personnes
Installer les accessoires
3 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Tester la technique
4 personnes
Programmer les réglages d’éclairage
2 personnes
Tester les microphones
4 personnes
Effectuer la répétition générale
10 personnes
Briefer les accompagnateurs du public
3 personnes
Aménager la caisse et l’entrée
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Présenter le spectacle
15 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
Accompagner les artistes au foyer
2 personnes
Servir le repas d'après-soirée
4 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Effectuer le dernier tour du public
2 personnes

Suivi

Vider l’espace public
4 personnes
Démonter le décor
5 personnes
Éteindre la technique
3 personnes
Emballer le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le foyer
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Rapporter la décoration et les accessoires
4 personnes
Retourner le matériel technique
3 personnes
Laver et ranger les costumes
3 personnes
Ranger le matériel de vestiaire
2 personnes
Ranger le catering restant
2 personnes
Vérifier les factures et la caution
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Chaises pour le publicqté 120
Tables pliantesqté 8
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Fourchettes à gâteauqté 150
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Conteneurs alimentairesqté 12
Rouleaux d'étiquettesqté 4
Pains de glaceqté 20

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Casques audioqté 4
Clés USBqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ruban gafferqté 8
Boîtes à outilsqté 2
Escabeauxqté 2
Diablesqté 2
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Lampes de chantierqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Panneaux décoratifsqté 8
Rideaux de scèneqté 2
Plantes décorativesqté 8
Panneau du foyer
Supports de panneau du programmeqté 6
Chemins de tableqté 8
Affiches de théâtreqté 12
Caisses de accessoiresqté 6
Accessoires à la mainqté 20
Flèches vers la salleqté 12
Numéros de vestiaireqté 150
Badges nominatifsqté 40
Brochures du programmeqté 150
Cartes de numéro de siègeqté 120
Pancartes de tableqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 20
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Bloque la salle de répétition plusieurs semaines avant la représentation et prévois une répétition technique complète avec les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones et les rallonges.
Ne te limite pas à confirmer le cast : note aussi les doublures et la répartition des rôles. Cette information doit être accessible à la régie et à l’accueil le jour du spectacle.
Finalise le script, les fichiers musicaux et la liste des cues avant la répétition technique. Copie les fichiers sur au moins deux clés USB et garde un ordinateur portable de secours.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires avant de confirmer le catering. Prévois également les carafes d’eau, les verres, les thermos, les plateaux et les bacs à glaçons.
Prépare l’accueil avant l’ouverture des portes : répartition du public, numérotation des sièges, badges nominatifs, vestiaire, portants et poubelles. Imprime les livrets du programme avant le jour J, avec une marge pour les corrections.

Questions fréquentes

Quand ouvrir la billetterie pour un spectacle musical ?: Ouvre la billetterie dès que la date, le lieu, le programme et la capacité de la salle sont confirmés. Un délai de 4 à 8 semaines laisse le temps de diffuser les invitations et le matériel promotionnel.
Combien de temps prévoir pour la répétition technique ?: Réserve au minimum 3 heures avec le cast, l’équipe technique et le matériel installé. Teste chaque microphone, les haut-parleurs, les fichiers musicaux et tous les cues avant l’arrivée du public.
Quand finaliser les costumes et les accessoires ?: Fais un essayage complet au moins 7 jours avant le spectacle. Répare, étiquette et regroupe ensuite les costumes par rôle afin d’éviter les recherches et les changements improvisés en coulisses.
Que faut-il vérifier la veille d’un spectacle musical ?: Vérifie la salle, les sièges numérotés, les livrets, les badges, le catering, le vestiaire et les besoins alimentaires. Reconfirme aussi les horaires d’arrivée et garde les fichiers musicaux sur deux supports, au plus tard la veille.

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