Checklist para organizar un espectáculo musical

Organizar un espectáculo musical requiere coordinar escenario, elenco, equipo técnico y público sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne las 78 tareas y 69 elementos necesarios, desde fijar la fecha y cerrar el programa hasta numerar las sillas y preparar el ensayo técnico. Trabaja por fases: primero confirma sala, permisos y participantes; después cierra guion, música, vestuario y promoción; por último prueba sonido, organiza al público y prepara la recepción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar de juego
2 personas
Definir el programa de la función
3 personas
Confirmar el reparto y el equipo
2 personas
Reservar la sala de ensayo
Reservar equipo técnico
2 personas
Reservar catering y guardarropa
2 personas
Comprobar permisos y seguros
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Distribuir material promocional
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reunir información del reparto
2 personas
Fijar la distribución de roles y los sustitutos
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Cerrar el guion y la lista de cues
3 personas
Comprobar la decoración y el atrezo
3 personas
Probarse los disfraces
4 personas
Reparar y etiquetar disfraces
2 personas
Repasar la coreografía
8 personas
Hacer un ensayo técnico
8 personas
Preparar la distribución del público
2 personas
Preparar la numeración de sillas
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Crear tarjetas con nombres para el equipo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Cargar decoración y utilería
4 personas
Cargar la técnica y los cables
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Inscribir artistas
2 personas
Ventilar la zona del público
2 personas
Montar las partes del escenario
5 personas
Montar la decoración
5 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el set de luces
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar los vestuarios
3 personas
Preparar los disfraces
3 personas
Preparar los accesorios
3 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Probar la técnica
4 personas
Programar los modos de iluminación
2 personas
Probar los micrófonos
4 personas
Realizar el ensayo general
10 personas
Instruir a los guías de público
3 personas
Montar la caja y la entrada
2 personas
Recibir al público
4 personas
Repartir los programas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Realizar la presentación
15 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
Coordinar el momento de aplausos
2 personas
Guiar a los artistas al foyer
2 personas
Servir el refrigerio después
4 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Realizar la última ronda del público
2 personas

Seguimiento

Vaciar la zona del público
4 personas
Desmontar la decoración
5 personas
Apagar la técnica
3 personas
Empacar el equipo
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el foyer
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Devolver decoración y utilería
4 personas
Devolver el equipo técnico
3 personas
Lavar y guardar los disfraces
3 personas
Recoger el material del guardarropa
2 personas
Guardar el catering sobrante
2 personas
Comprobar facturas y depósito
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Asientos para el públicocant. 120
Mesas plegablescant. 8
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Tenedores de postrecant. 150
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 3
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Contenedores de alimentoscant. 12
Rollos de etiquetascant. 4
Acumuladores de fríocant. 20

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Portátilescant. 2
Auricularescant. 4
Memorias USBcant. 4
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 8
Cajas de herramientascant. 2
Escaleras de tijeracant. 2
Carros de manocant. 2
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Lámparas de trabajocant. 6

Decoración

Telones de fondocant. 3
Paneles decorativoscant. 8
Cortinas del escenariocant. 2
Plantas decorativascant. 8
Cartel del vestíbulo
Soportes para paneles del programacant. 6
Manteles runnerscant. 8
Pósteres de teatrocant. 12
Cajas de atrezzocant. 6
Atrezzo para manocant. 20
Flechas hacia la salacant. 12
Números de guardarropacant. 150
Tarjetas de nombrecant. 40
Programascant. 150
Tarjetas con números de asientocant. 120
Carteles de mesacant. 12

Catering

Compras

Limpieza

Paños de microfibracant. 20
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradoracant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Consejos

Cierra el guion y la lista de cues antes del ensayo técnico. Lleva los archivos de música en al menos dos memorias USB y prueba cada pista desde el portátil que se usará en la función.
No esperes a la semana del espectáculo para confirmar el reparto. Define también los sustitutos y reúne los datos de cada integrante antes de imprimir programas, tarjetas con nombres o material promocional.
Reserva con antelación la sala de ensayo y el equipo técnico. Una prueba completa debe incluir altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, soportes, auriculares y cables alargadores, no solo el escenario.
Haz una revisión de vestuario y atrezo varios días antes. Prueba cada disfraz, repara lo que falte y etiqueta las prendas para que los cambios no dependan de la memoria durante la función.
Prepara la llegada del público antes de abrir las puertas: coloca la numeración de sillas, organiza guardarropa y define dónde estarán las mesas, percheros, folletos y tarjetas del equipo. Confirma también las preferencias dietéticas antes de encargar el catering.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo empezar a organizar un espectáculo musical?: Empieza como mínimo 8 semanas antes de la función. Ese margen permite fijar fecha y sala, confirmar reparto y equipo, comprobar permisos y seguros, abrir la venta de entradas y reservar ensayos y material técnico.
¿Cuándo hacer el ensayo técnico de un espectáculo musical?: Hazlo entre 3 y 7 días antes del espectáculo, con el guion, la música y la lista de cues ya cerrados. Comprueba cada micrófono, altavoz, conexión, portátil y cambio de escena en el orden real de la función.
¿Cuántos ensayos necesita un espectáculo musical?: Planifica al menos 3 ensayos: uno de escenas y coreografía, uno con vestuario y atrezo, y otro técnico completo. Reserva la sala con tiempo suficiente para que el último ensayo no coincida con la llegada del público.
¿Qué hay que preparar el día del espectáculo musical?: Llega entre 3 y 4 horas antes para montar piezas de escenario, asientos, sonido, guardarropa y catering. Deja al menos 60 minutos para una prueba de sonido y una comprobación final de vestuario, atrezo, folletos y numeración de sillas.

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