Musicalaufführung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Musicalaufführung braucht deutlich mehr Vorbereitung als nur Proben und Bühnenbild. Lege zuerst Termin, Spielort, Programm und Verantwortlichkeiten fest, bevor du Tickets oder Werbung startest. Danach folgen Cast, Musik, Skript, Technik, Kostüme und Requisiten in mehreren Prüf- und Probedurchläufen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Einlass und hilft dir besonders bei den Aufgaben, die sonst in der letzten Woche liegen bleiben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Spielort festlegen
2 Personen
Vorführungsprogramm festlegen
3 Personen
Cast und Crew bestätigen
2 Personen
Proberaum reservieren
Technische Geräte reservieren
2 Personen
Catering und Garderobe reservieren
2 Personen
Genehmigungen und Versicherungen prüfen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
Werbematerial verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Cast-Informationen sammeln
2 Personen
Besetzung und Cover festlegen
2 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Skript und Cue-Liste abschließen
3 Personen
Dekor und Requisiten überprüfen
3 Personen
Kostüme anprobieren
4 Personen
Kostüme reparieren und beschriften
2 Personen
Choreografie durchgehen
8 Personen
Technischen Probelauf durchführen
8 Personen
Zuschaueraufteilung erstellen
2 Personen
Sitzplatznummerierung vorbereiten
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Namensschilder für die Crew erstellen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Dekor und Requisiten verladen
4 Personen
Technik und Kabel verladen
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Künstler anmelden
2 Personen
Publikumsbereich lüften
2 Personen
Bühnenelemente aufbauen
5 Personen
Dekor aufbauen
5 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Lichtset aufbauen
3 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
Kostüme bereitlegen
3 Personen
Requisiten bereitstellen
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Technik testen
4 Personen
Lichtstimmungen programmieren
2 Personen
Mikrofone testen
4 Personen
Generalprobe durchführen
10 Personen
Publikumsbetreuer instruieren
3 Personen
Kasse und Eingang einrichten
2 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Vorstellung durchführen
15 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
Applausmoment begleiten
2 Personen
Künstler ins Foyer begleiten
2 Personen
Absacker servieren
4 Personen
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Letzte Publikumsrunde durchführen
2 Personen

Nachbereitung

Publikumsraum leerräumen
4 Personen
Deko abbauen
5 Personen
Technik ausschalten
3 Personen
Geräte einpacken
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Foyer reinigen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Umkleiden reinigen
2 Personen
Dekor und Requisiten zurückbringen
4 Personen
Technische Geräte zurückgeben
3 Personen
Kostüme waschen und verstauen
3 Personen
Garderobenmaterial wegräumen
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verstauen
2 Personen
Rechnungen und Kaution prüfen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 8
PublikumssitzeAnz. 120
KlappischeAnz. 8
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
GebäckgabelnAnz. 150
KaffeelöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
LebensmittelbehälterAnz. 12
EtikettenrollenAnz. 4
KühlelementeAnz. 20

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
LaptopsAnz. 2
KopfhörerAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 8
WerkzeugkistenAnz. 2
TrittleiternAnz. 2
SackkarrenAnz. 2
AA-BatterienAnz. 24
AAA-BatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
ArbeitslampenAnz. 6

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 3
DekorplattenAnz. 8
BühnengardinenAnz. 2
Dekorative PflanzenAnz. 8
Foyer-Schild
ProgrammabordhalterAnz. 6
TischläuferAnz. 8
TheaterplakateAnz. 12
RequisitenkistenAnz. 6
HandrequisitenAnz. 20
Pfeile zum SaalAnz. 12
GarderobennummernAnz. 150
NamensschilderAnz. 40
ProgrammhefteAnz. 150
StuhlnummernkartenAnz. 120
TischschilderAnz. 12

Catering

Einkäufe

Reinigung

MikrofasertücherAnz. 20
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
StaubsaugerAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

Reserviere Proberaum, Spielort und technische Geräte frühzeitig und plane mindestens einen vollständigen technischen Probelauf vor der Aufführung ein. Dabei müssen Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Laptops und Verlängerungskabel gemeinsam getestet werden.
Schließe Skript, Musikdateien und Cue-Liste spätestens vor der letzten intensiven Probenphase ab. Nachträgliche Änderungen an Musik oder Einsätzen führen sonst dazu, dass Cast, Crew und Technik mit unterschiedlichen Versionen arbeiten.
Prüfe Kostüme und Requisiten nicht erst am Aufführungstag: Plane Anproben, Reparaturen und Beschriftungen ein und kontrolliere Dekor und Bühnenelemente mindestens einmal komplett auf der tatsächlichen Spielfläche.
Bereite den Zuschauerbereich vor dem Einlass vor. Sitzplatznummerierung, Zuschaueraufteilung, Programmhefte, Namensschilder für die Crew sowie Garderoben- und Abfallbehälter sollten spätestens am Vortag einsatzbereit sein.
Erfasse Ernährungswünsche und Cast-Informationen frühzeitig und übergib sie gesammelt an das Catering. Für Getränke und Empfang brauchst du neben Wassergläsern und Weingläsern auch Kaffeetassen, Teller, Servierschalen und ausreichend Thermoskannen oder Wasserkannen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Musicalaufführung planen?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vor dem Aufführungstermin. Spielort, Cast, Crew, Genehmigungen und Versicherungen sollten zuerst geklärt werden, bevor Ticketverkauf und Werbung starten.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Musical beginnen?: Öffne den Ticketverkauf etwa 6 bis 8 Wochen vor der Aufführung. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten, Zuschaueraufteilung und Sitzplatznummerierung vorzubereiten und die Besucherzahlen für Catering und Programmhefte zu nutzen.
Wie viele Proben braucht eine Musicalaufführung?: Plane mindestens eine eigene Probe für Choreografie, eine technische Probe und einen vollständigen Durchlauf ein. Der technische Probelauf sollte spätestens 1 bis 2 Tage vor der Aufführung stattfinden, nicht erst kurz vor dem Einlass.
Was muss am Tag vor der Musicalaufführung fertig sein?: Skript und Cue-Liste, Musikdateien, Kostüme, Requisiten, Sitzplatznummerierung, Programmhefte und Crew-Namensschilder sollten am Vortag geprüft sein. Auch Technik, Garderobe, Catering und die Beschilderung müssen dann ihren festen Platz haben.

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