Organiser un spectacle en plein air sans rien oublier

Un spectacle en plein air demande plus qu’une scène et des artistes. Il faut verrouiller le lieu, les autorisations, les droits d’auteur et l’assurance avant d’engager les prestataires. Cette checklist suit l’ordre utile : budget et programmation, réservations techniques, inscriptions, accueil, puis préparation du jour J. Elle couvre aussi les points souvent réglés trop tard, comme les toilettes, le plan météo, le catering et le refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Gérer les droits d’auteur
Vérifier l’assurance
Choisir définitivement le spectacle
3 personnes
Définir le budget
2 personnes
Engager les artistes
2 personnes
Réserver la scène
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver l’éclairage
Réserver les toilettes
Consigner le catering
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la représentation en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire imprimer le programme
Suivre les prévisions météo
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier les programmes
2 personnes
Vérifier la technique
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Monter la tente et l’auvent
4 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Vérifier les toilettes
Installer la décoration
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Assurer l’accueil du public
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer le spectacle
Gérer la technique pendant le spectacle
2 personnes
Accompagner les artistes
Guider le public
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la pause
Assurer le catering de la pause
3 personnes
Vérifier la salle de pause
2 personnes
Annoncer la deuxième partie
Finaliser la technique
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Animer la représentation du soir
2 personnes
Servir les boissons du soir
3 personnes
Gérer l’éclairage
Annoncer le dernier tour
Saluer le public au revoir
3 personnes

Suivi

Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Laisser la scène en sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point de restauration
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Balayer le lieu
3 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire apporter la scène
2 personnes
Renvoyer le matériel de sonorisation
2 personnes
Retourner l’éclairage
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pliantesqté 120
Tablesqté 10
Tables de bièreqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Auventsqté 2
Portants de logeqté 4
Chaises des vestiairesqté 12

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Fond de scène
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6
Lanternesqté 12

Décoration

Rideaux de scèneqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Jardinièresqté 8
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Pichets de serviceqté 8
Plateauxqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs alimentairesqté 12
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations, les droits d’auteur et l’assurance avant de confirmer le spectacle. Ces démarches peuvent conditionner toute la programmation.
Réservez tôt la scène, la sonorisation, l’éclairage et les toilettes. Pour un spectacle avec public, prévoyez aussi les espaces de coulisses, les portants et les chaises nécessaires aux artistes.
Suivez les inscriptions jusqu’à la dernière semaine et recueillez les besoins alimentaires avant de confirmer le catering. Gardez une liste actualisée pour ajuster les quantités et l’accueil.
Établissez un plan précis en cas de mauvais temps au moins 7 jours avant la représentation. Vérifiez les prévisions chaque jour pendant les 3 derniers jours et communiquez rapidement tout changement.
Le jour précédent, contrôlez les stocks, faites les courses, refroidissez les boissons et préparez les en-cas. Gardez les programmes triés et installez les câbles dans des goulottes pour limiter les risques dès l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand réserver la scène et la sonorisation pour un spectacle en plein air ?: Réservez la scène, la sonorisation et l’éclairage dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Les prestataires techniques sont souvent les premiers à ne plus être disponibles.
Quelles autorisations faut-il prévoir pour un spectacle en plein air ?: Vérifiez les autorisations liées au lieu, à l’accueil du public et au bruit, puis renseignez-vous sur les droits d’auteur. Faites cette vérification avant de publier les invitations et au moins plusieurs semaines avant l’événement.
Quand préparer le plan en cas de mauvais temps ?: Définissez une solution de repli ou d’annulation au moins 7 jours avant le spectacle. Consultez ensuite les prévisions quotidiennement pendant les 3 derniers jours et prévenez les artistes, bénévoles et participants dès que la décision est prise.
Combien de temps avant faut-il préparer les boissons et les en-cas ?: Vérifiez les stocks et faites les courses la veille. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas quelques heures avant l’accueil du public, en tenant compte des besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

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