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Checkliste für eine Freiluftaufführung

Eine Freiluftaufführung steht und fällt mit Dingen, die das Publikum kaum bemerkt: Genehmigungen, Strom, Ton, Licht und ein belastbarer Wetterplan. Lege zuerst Datum, Ort, Aufführung und Budget fest, bevor du Technik und Künstler buchst. Danach folgen Anmeldung, Sitzplätze, Verpflegung und Helfer. In den letzten Tagen prüfst du die Wettervorhersage, kühlst Getränke und legst Programme sowie Ausrüstung für den Aufbau bereit.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Urheberrechte regeln

  • Versicherung prüfen

  • Aufführung endgültig auswählen

    3 Personen

  • Budget festlegen

    2 Personen

  • Künstler buchen

    2 Personen

  • Bühne reservieren

  • Soundanlage reservieren

  • Beleuchtung reservieren

  • Toiletten reservieren

  • Catering festlegen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Vorstellung online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm drucken lassen

  • Wettervorhersage verfolgen

  • Schlechtwetterszenario bestätigen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Programme sortieren

    2 Personen

  • Technik prüfen

    2 Personen

  • Ort absperren

    3 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    3 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Zelt und Vordach aufbauen

    4 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Programme bereitlegen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Lichttest durchführen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Publikumsempfang betreuen

    3 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Vorstellung ankündigen

  • Technik während der Vorstellung bedienen

    2 Personen

  • Künstler betreuen

  • Publikum begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Pausenverpflegung organisieren

    3 Personen

  • Pausenraum überprüfen

    2 Personen

  • Zweiten Teil ankündigen

  • Technik abschließen

    2 Personen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Abendvorstellung begleiten

    2 Personen

  • Abendgetränke servieren

    3 Personen

  • Beleuchtung bedienen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Beschallungsanlage abbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Bühne sicher hinterlassen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Cateringstation reinigen

    2 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Gelände fegen

    3 Personen

  • Möbel wegräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Bühne abholen lassen

    2 Personen

  • Tonanlage zurückgeben

    2 Personen

  • Beleuchtung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappstühleAnz. 120
  • TischeAnz. 10
  • BiertischeAnz. 6
  • PartyzelteAnz. 3
  • VordächerAnz. 2
  • UmkleideracksAnz. 4
  • UmkleidestühleAnz. 12

Ausstattung

  • BühnenelementeAnz. 12
  • Hintergrundvorhang
  • Soundanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 2
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 4
  • MonitorspeakerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6
  • LaternenAnz. 12

Dekoration

  • BühnengardinenAnz. 2
  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonbögenAnz. 2
  • BlumenkästenAnz. 8
  • Willkommensschild
  • ProgrammständerAnz. 3

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 8
  • TablettsAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • LebensmittelboxenAnz. 12
  • ZangenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Genehmigungen, Urheberrechte und Versicherung frühzeitig, idealerweise mindestens 8 Wochen vor der Aufführung. Ohne diese Klärung solltest du weder Ort noch Künstler endgültig bestätigen.
  • Plane die Technik nicht nur nach der Bühne: Für Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker und Beleuchtung brauchst du ausreichend Strom, Verlängerungskabel und gesicherte Kabelwege.
  • Lege Sitzplätze, Schutz und Wege gemeinsam fest. Klappstühle, Tische, Partyzelte, Vordächer und Toiletten sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vorher reserviert sein.
  • Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und bestimme die Getränkemenge spätestens eine Woche vorher. Am Veranstaltungstag müssen Getränke gekühlt und Snacks vor Einlass vorbereitet sein.
  • Bestätige das Schlechtwetterszenario spätestens 48 Stunden vorher. Prüfe dann auch, ob Bühne, Soundanlage, LED-Spots und Dekoration bei Wind oder Regen geschützt und sicher aufgebaut werden können.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Freiluftaufführung planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen, Budget und Aufführung. Künstler, Bühne und Technik solltest du anschließend so früh wie möglich verbindlich buchen.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für eine Freiluftaufführung?
Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz, sofern keine Stehplätze vorgesehen sind, und etwa 5 bis 10 Prozent Reserve. Für 100 erwartete Gäste brauchst du also ungefähr 105 bis 110 Klappstühle.
Wann sollte der Wetterplan für eine Freiluftaufführung feststehen?
Bestätige die wetterabhängige Entscheidung spätestens 48 Stunden vor Beginn und informiere Künstler, Helfer und angemeldete Gäste sofort. Ein alternatives Schutz- oder Absageszenario sollte schon bei der Buchung festgelegt sein.
Wie viel Getränke brauche ich für eine Freiluftaufführung?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Bei 80 Gästen und drei Stunden Veranstaltung entspricht das grob 320 bis 400 Getränken, abhängig von Wetter und Catering.

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