LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Openluchtvoorstelling organiseren: checklist en planning

Een openluchtvoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een podium en publiek. Leg eerst datum, locatie, voorstelling en budget vast; regel daarna vergunningen, auteursrechten, verzekering en techniek. Reserveer stoelen, toiletten, catering en tenten ruim vooraf, want juist die voorzieningen zijn op drukke dagen snel weg. In de laatste week draait alles om weersverwachting, voorraad, koeling, programma’s en een bevestigd slechtweerscenario.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Vergunningen controleren

  • Auteursrechten regelen

  • Verzekering controleren

  • Voorstelling definitief kiezen

    3 personen

  • Budget vaststellen

    2 personen

  • Artiesten contracteren

    2 personen

  • Podium reserveren

  • Geluidsset reserveren

  • Verlichting reserveren

  • Toiletten reserveren

  • Catering vastleggen

    2 personen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Voorstelling online publiceren

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Programma laten drukken

  • Weersverwachting volgen

  • Slechtweerscenario bevestigen

    2 personen

  • Voorraad controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Programma's sorteren

    2 personen

  • Techniek controleren

    2 personen

  • Locatie afzetten

    3 personen

  • Podium opbouwen

    4 personen

  • Geluidsinstallatie plaatsen

    3 personen

  • Verlichting plaatsen

    3 personen

  • Stroomvoorziening aansluiten

    2 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Tent en luifel opbouwen

    4 personen

  • Cateringpunt inrichten

    3 personen

  • Toiletten controleren

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Programma's klaarleggen

    2 personen

  • Hapjes uitstallen

    2 personen

  • Soundcheck uitvoeren

    3 personen

  • Lichttest uitvoeren

    2 personen

Event

  • Artiesten ontvangen

    2 personen

  • Publieksontvangst bemannen

    3 personen

  • Programma's uitdelen

    2 personen

  • Dranken serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Voorstelling aankondigen

  • Techniek tijdens voorstelling bedienen

    2 personen

  • Artiesten begeleiden

  • Publiek begeleiden

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Pauze aankondigen

  • Pauzecatering verzorgen

    3 personen

  • Pauzezaal controleren

    2 personen

  • Tweede deel aankondigen

  • Techniek afronden

    2 personen

  • Publiek uitgeleiden

    3 personen

  • Avondprogramma aankondigen

  • Avondvoorstelling begeleiden

    2 personen

  • Avonddranken serveren

    3 personen

  • Verlichting bedienen

  • Laatste ronde aankondigen

  • Publiek uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Geluidsinstallatie afbreken

    3 personen

  • Verlichting afbreken

    2 personen

  • Podium veilig achterlaten

    3 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Cateringpunt schoonmaken

    2 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Locatie schoonvegen

    3 personen

  • Meubilair opruimen

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Podium laten ophalen

    2 personen

  • Geluidsset retourneren

    2 personen

  • Verlichting retourneren

    2 personen

  • Overgebleven eten opslaan

    2 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

  • Geleende spullen terugbrengen

    2 personen

  • Locatie opleveren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Opvouwbare stoelenaantal 120
  • Tafelsaantal 10
  • Biertafelsaantal 6
  • Partytentenaantal 3
  • Luifelsaantal 2
  • Kleedkamerrekkenaantal 4
  • Kleedkamerstoelenaantal 12

Apparatuur

  • Podiumdelenaantal 12
  • Achterdoek
  • Geluidsset
  • Draadloze microfoonsaantal 4
  • Microfoonstatievenaantal 4
  • DI-boxenaantal 2
  • Mengpaneel
  • Luidsprekersaantal 4
  • Monitorluidsprekersaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 12
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Kabelgotenaantal 10

Verlichting

  • LED-spotsaantal 8
  • Lichtstatievenaantal 4
  • Sfeerverlichtingaantal 6
  • Lantaarnsaantal 12

Decoratie

  • Podiumgordijnenaantal 2
  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Ballonnenbogenaantal 2
  • Bloembakkenaantal 8
  • Welkomstbord
  • Programmastandaardsaantal 3

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 180
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Bordenaantal 150
  • Besteksetsaantal 150
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Schenk kannenaantal 8
  • Dienbladenaantal 8

Keuken

  • Koelboxenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 6
  • Waterkokersaantal 3
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Snijplankenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 4
  • Voedselbakkenaantal 12
  • Tangenaantal 6
  • Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 10
  • Bezemsetsaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 4
  • Toiletborstelsaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Controleer vergunningen, auteursrechten en verzekering voordat je de voorstelling publiceert. Plan dit minimaal 8 tot 12 weken vooraf, zodat ontbrekende toestemming je datum niet in gevaar brengt.
  • Reserveer podiumdelen, geluidsset, draadloze microfoons, verlichting, stoelen en toiletten in één productieronde. Vraag uiterlijk 6 weken vooraf na wie levert, opbouwt en stroom aansluit.
  • Maak het slechtweerscenario uiterlijk 7 dagen vooraf definitief. Leg vast wanneer je beslist, wie bezoekers informeert en wat er gebeurt met podium, geluidsset, stoelen en partytenten.
  • Plan de publieksindeling vóór je meubels bestelt. Reken de beschikbare zitplaatsen uit en houd aparte ruimte vrij voor looproutes, geluidsmensen, kabelgoten, toiletten en eventuele rolstoelplaatsen.
  • Verzamel dieetwensen en bevestig catering uiterlijk 5 dagen vooraf. Koel dranken pas kort voor aanvang, controleer de voorraad de dag ervoor en zet herbruikbare bekers, programma’s en welkomstbord klaar bij de entree.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtvoorstelling organiseren?
Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je locatie, vergunningen, auteursrechten, artiesten, podium, techniek, toiletten en verzekering.
Wanneer moet ik een vergunning voor een openluchtvoorstelling aanvragen?
Controleer de eisen zodra datum en locatie vaststaan en dien de aanvraag zo vroeg mogelijk in, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf. De exacte termijn verschilt per gemeente en locatie.
Wanneer moet ik het slechtweerscenario voor een openluchtvoorstelling vastleggen?
Bevestig het scenario uiterlijk 7 dagen vooraf en spreek een definitief beslismoment af, bijvoorbeeld 24 uur voor aanvang. Zorg dat publiek, artiesten, leveranciers en vrijwilligers dezelfde instructies krijgen.
Hoeveel stoelen en toiletten heb ik nodig bij een openluchtvoorstelling?
Bereken het aantal stoelen op basis van je bevestigde aanmeldingen en reserveer extra plaatsen voor crew en toegankelijkheid. Vraag de toiletleverancier om een berekening voor het verwachte bezoekersaantal; leg aantallen en levering minimaal 4 tot 6 weken vooraf vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!