Checklist pour organiser un spectacle en plein air

Un spectacle en plein air demande de coordonner le lieu, la scène, la technique, les artistes et l’accueil du public. La météo impose aussi une solution de repli décidée avant les invitations, pas le jour même. Cette checklist rassemble les préparatifs à suivre, des autorisations au rangement, avec une attention particulière aux branchements, au parcours des visiteurs et aux quantités de restauration. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier que le matériel arrive au bon moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier le lieu et l'aire de jeu
2 personnes
Déterminer les prévisions météo et l’alternative
2 personnes
Inventorier le matériel nécessaire
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Vérifier les autorisations et les déclarations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Imprimer le programme et la signalétique
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer une liste de contacts pour le personnel
Confirmer les informations des artistes
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier la sécurité du site
2 personnes
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer la restauration par type
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Installer le plancher de scène
4 personnes
Installer les fonds de scène et le décor
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Monter l’éclairage
3 personnes
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de catering
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler les niveaux d’éclairage
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Assurer l'accueil du public
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Annoncer le spectacle
Guider le public
3 personnes
Vérifier le niveau sonore
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Annoncer la pause
Lancer la deuxième partie du programme
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Clôturer le catering
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le décor et les fonds
4 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes de la restauration
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 4
Chaises pour artistesqté 8
Tentes de réceptionqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de haut-parleurqté 2
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enrouleurs électriquesqté 3
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 2
Plantes décorativesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 10
Décoration de scène
Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Spray nettoyantqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Étendoirsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations. Vérifiez ensuite les autorisations, les déclarations nécessaires et l’existence d’une aire de jeu adaptée.
Préparez un plan météo de repli au moins 2 semaines avant le spectacle. Indiquez clairement qui décide d’un changement et comment les visiteurs, les artistes et les bénévoles seront prévenus.
Faites une fiche technique par artiste : horaires, microphones, retours, boîtiers DI, alimentation électrique et accès au site. Contrôlez les besoins au plus tard 7 jours avant l’installation.
Pour l’alimentation électrique, repérez chaque point de branchement et prévoyez les rallonges, enrouleurs, multiprises et goulottes de câbles nécessaires. Ne laissez aucun câble traverser un passage sans protection.
Répartissez les bénévoles par créneau et donnez-leur une liste de contacts imprimée. Préparez aussi la signalétique, le programme et les informations visiteurs avant le jour du spectacle, afin de garder l’équipe disponible pour l’accueil et les imprévus.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un spectacle en plein air ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les autorisations, les réservations de matériel, les artistes et le plan météo doivent être sécurisés avant l’envoi des invitations.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un spectacle en plein air ?: Prévoyez au moins 4 à 6 heures pour une installation comprenant scène, son, éclairage, restauration et signalétique. Ajoutez une répétition technique avant l’arrivée du public.
Quand faut-il confirmer la météo pour un spectacle en plein air ?: Consultez les prévisions à 7 jours, puis à 48 et 24 heures. La décision finale doit suivre le délai annoncé aux visiteurs et aux artistes, avec une alternative déjà prête.
Combien de boissons prévoir pour un spectacle en plein air ?: Comptez généralement 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 à 15 % et prévoyez suffisamment de temps pour les refroidir.

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