Checklist para organizar un espectáculo al aire libre

Organizar un espectáculo al aire libre exige coordinar el programa, el espacio y la parte técnica mucho antes de que llegue el público. Esta checklist reúne 69 tareas y 54 materiales para preparar el escenario, el sonido, la iluminación, el catering, la señalización y la seguridad. También te ayuda a comprobar los permisos, asignar voluntarios y dejar prevista una alternativa si cambia el tiempo. Sigue el plan por orden y evita que los últimos detalles se conviertan en urgencias.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Comprobar el lugar y la superficie de juego
2 personas
Determinar el pronóstico del tiempo y una alternativa
2 personas
Inventariar los materiales necesarios
2 personas
Hacer reservas de material
Comprobar permisos y notificaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Imprimir el programa y la señalización
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Crear una lista de contactos para el personal
Confirmar la información de los artistas
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar la seguridad del recinto
2 personas
Definir la ruta para los visitantes
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar el catering por tipo
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar el suelo del escenario
4 personas
Colocar los fondos y la decoración
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Montar la iluminación
3 personas
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas para el catering
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar la estación de café y té
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Configurar niveles de luz
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Atender la recepción del público
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir bebidas
3 personas
Anunciar la función
Guiar al público
3 personas
Comprobar el nivel de sonido
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Anunciar el descanso
Iniciar la segunda parte del programa
2 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Cerrar catering
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Desmontar la decoración y los telones
4 personas
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Empaquetar los restos del catering
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 10
Mesas de cervezacant. 4
Sillas para artistascant. 8
Carpas de fiestacant. 3
Percheroscant. 2

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Soportes para altavocescant. 2
Cajas DIcant. 2
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Canaletas para cablescant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Iluminación ambientalcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Telones de fondocant. 2
Plantas decorativascant. 8
Guirnaldascant. 10
Decoración del escenario
Mantelescant. 10
Carteles direccionalescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Cuencoscant. 12
Jarras de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Papel de aluminiocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Spray de limpiezacant. 4
Cubetas para lavarcant. 4
Tendederoscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar las invitaciones. Comprueba la superficie de juego, el acceso para descargar materiales y si las piezas del escenario caben y pueden montarse con seguridad.
Define la alternativa meteorológica con varios días de margen. Revisa la previsión 72 horas antes y vuelve a comprobarla la víspera; las carpas no sustituyen por sí solas un plan para viento fuerte o lluvia.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir el recinto. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, cajas DI, cables, regletas y puntos de electricidad, y deja los cables protegidos con canaletas.
Calcula el catering según las inscripciones y las preferencias dietéticas recogidas. Enfría las bebidas con antelación, prepara los aperitivos por tandas y reserva tiempo suficiente para transportar mesas, sillas, vasos reutilizables y comida.
Asigna responsables concretos para montaje, artistas, accesos, catering y cierre. Entrega al personal una lista de contactos y coloca la señalización de la ruta de visitantes antes de que llegue la primera persona.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un espectáculo al aire libre?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, confirmar artistas, revisar permisos y reservar material. Durante la última semana debes cerrar las inscripciones, las cantidades del catering y el plan de montaje.
¿Qué hay que comprobar 24 horas antes de un espectáculo al aire libre?: Comprueba la previsión meteorológica, los permisos, la electricidad, el equipo técnico, los materiales y la información de artistas. Deja impresos el programa, los carteles y la lista de contactos del personal.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un espectáculo al aire libre?: Como base, asigna al menos 1 persona para coordinación, 2 para montaje y desmontaje, 1 para recibir al público y 1 para catering. Añade responsables específicos si el programa tiene varios artistas o turnos.
¿Cómo preparo el sonido y la electricidad para un espectáculo al aire libre?: Planifica la prueba de sonido al menos 2 horas antes de la apertura. Cuenta los puntos de electricidad, cables alargadores, regletas y enrollacables, y protege cada recorrido de paso con canaletas para cables.

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