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Freiluftaufführung organisieren: die praktische Checkliste

Bei einer Freiluftaufführung entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Standort, Spielfläche, Strom, Ton und eine belastbare Wetteralternative müssen früh geklärt werden. Plane außerdem Besucherinformationen, Sitzplätze, Catering und den Transport des Materials bis ins Detail. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zum Aufbau vor Ort und zeigt, was häufig zu spät auffällt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Standort und Spielfläche prüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage und Alternative festlegen

    2 Personen

  • Benötigtes Material inventarisieren

    2 Personen

  • Materialreservierungen erstellen

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherinformationen versenden

  • Programm und Wegweiser drucken

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Mitarbeiterkontaktliste erstellen

  • Künstlerinformationen bestätigen

  • Technische Anforderungen prüfen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Gelände auf Sicherheit prüfen

    2 Personen

  • Route für Besucher festlegen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Catering nach Sorten vorbereiten

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Bühnenboden aufbauen

    4 Personen

  • Hintergründe und Dekor aufstellen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufbauen

    3 Personen

  • Kabel sicher abdecken

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische für das Catering aufstellen

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee- und Teestation einrichten

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Technik testen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Lichtstufen einstellen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstlerraum einrichten

    2 Personen

  • Publikumsempfang organisieren

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke ausschenken

    3 Personen

  • Vorstellung ankündigen

  • Publikum begleiten

    3 Personen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Zweiten Programmteil starten

    2 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Catering abschließen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration und Hintergründe abbauen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Catering-Reste verpacken

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 6
  • BühnentreppenAnz. 2
  • StühleAnz. 120
  • KlappischeAnz. 10
  • BiertischeAnz. 4
  • KünstlerstühleAnz. 8
  • PartyzelteAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherstativeAnz. 2
  • DI-BoxenAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 3
  • KabelkanäleAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-FlutlichterAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 3
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

  • HintergrundvorhängeAnz. 2
  • Dekorative PflanzenAnz. 8
  • WimpelkettenAnz. 10
  • Bühnendekoration
  • TischdeckenAnz. 10
  • WegweiserAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServiertablettsAnz. 12
  • SchälchenAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • HandfegerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • ReinigungssprayAnz. 4
  • SpülwannenAnz. 4
  • WäscheständerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Spielfläche früh fest und prüfe den Standort bei Tageslicht. Kläre dabei auch Wege, Sitzordnung, Bühnentreppen und die Route für Besucher.
  • Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen, Kabel und Stromanschlüsse mindestens 7 Tage vorher. Für jede Kabelstrecke brauchst du außerdem Kabelkanäle oder eine andere sichere Abdeckung.
  • Definiere eine konkrete Wetteralternative, bevor du Einladungen verschickst. Partyzelte schützen nicht automatisch die Bühne oder die gesamte Technik; berücksichtige deshalb auch trockene Lagerflächen und einen sicheren Zugang.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche mit einem festen Stichtag, zum Beispiel 5 Tage vor der Aufführung. Daraus lassen sich Sitzplätze, Snacks und Getränke genauer berechnen, statt am Veranstaltungstag nachzukaufen.
  • Teile Helfer für Aufbau, Einlass, Catering und Abbau mit Uhrzeiten ein. Bringe Bühnenelemente, Stühle, Lichtstative, Kabeltrommeln und Wegweiser so rechtzeitig zum Gelände, dass vor Beginn noch ein vollständiger Sicherheits- und Soundcheck möglich ist.

Häufige Fragen

Wie viele Wochen vorher sollte man eine Freiluftaufführung planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Standort und Genehmigungen. Technik, Helfer und Material sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin verbindlich bestätigt sein.
Wann sollte man die Wetteralternative für eine Freiluftaufführung festlegen?
Die Alternative gehört fest, sobald Datum und Ort stehen, spätestens 6 Wochen vorher. Prüfe die Wettervorhersage zusätzlich 7 Tage und 24 Stunden vor Beginn und informiere Besucher sofort über Änderungen.
Wie viel Getränke braucht man bei einer Freiluftaufführung?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde, abhängig von Wetter und Dauer. Getränke sollten mindestens 2 bis 3 Stunden vor Einlass gekühlt werden.
Wann muss die Technik vor einer Freiluftaufführung getestet werden?
Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch, wenn das Gelände zugänglich ist. Am Veranstaltungstag solltest du zusätzlich 2 bis 3 Stunden vor Beginn Strom, Ton, Mikrofone, Beleuchtung und Kabelwege prüfen.

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