Checklist muziektheatervoorstelling organiseren

Een muziektheatervoorstelling vraagt tegelijk om theaterplanning, muziekproductie en publieksorganisatie. Leg eerst voorstelling, datum en speelruimte vast; regel daarna rechten, artiesten, technici en repetities. Werk technische wensen, licht, geluid, decor en kostuums ruim vóór de voorstelling uit. Vergeet niet dat kaartverkoop, publieksinformatie, dieetwensen en een duidelijke contactlijst pas echt helpen als ze op tijd worden bijgehouden. Deze checklist geeft je de volgorde en aandachtspunten voor een soepele speelavond.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Voorstelling en datum vastleggen
2 personen
Locatie en speelruimte reserveren
2 personen
Vergunningen en rechten controleren
2 personen
Artiesten en technici bevestigen
2 personen
Programma en speellijst maken
2 personen
Repetitieruimte reserveren
Promotietekst schrijven
2 personen
Affiche en online beeld maken
2 personen
Voorstelling online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
Promotie op sociale media plaatsen
Lokale promotie verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering en pauzedrank reserveren
2 personen
Technische wensen inventariseren
2 personen
Lichtplan en geluidsplan maken
2 personen
Decorontwerp uitwerken
2 personen
Kostuums en rekwisieten controleren
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Draaiboek en contactlijst maken
2 personen
Publieksinformatie voorbereiden
Ticketlijst en gastenlijst controleren
2 personen
Technische doorloop plannen
2 personen
Decor en rekwisieten vervoeren
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Publieksbalie voorbereiden
2 personen
Locatie openen en controleren
2 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Decor opbouwen
4 personen
Publieksstoelen opstellen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek en cues testen
2 personen
Kostuumruimte inrichten
2 personen
Rekwisieten per scène klaarzetten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Programma's en tickets klaarleggen
2 personen
Technische repetitie uitvoeren
6 personen
Artiestenbriefing geven
3 personen

Event

Publieksentree openen
3 personen
Tickets controleren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stoelen begeleiden
2 personen
Voorstelling aankondigen
Eerste voorstellingdeel uitvoeren
8 personen
Pauzedrank serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
Tweede voorstellingdeel uitvoeren
8 personen
Applaus en bedankwoord begeleiden
2 personen
Publiek veilig laten vertrekken
3 personen
Artiesten aanspreken voor ontvangst
2 personen

Nazorg

Decor afbreken
4 personen
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Kostuums verzamelen
2 personen
Rekwisieten inpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Publieksstoelen terugplaatsen
3 personen
Apparatuur en materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Decor en rekwisieten opslaan
3 personen
Kostuums wassen en opbergen
2 personen
Ongebruikte catering opslaan
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledingrekkenaantal 3
Kleedkamertafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Podiumelementenaantal 12
Mengtafel
Actieve speakersaantal 2
Monitor-speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Laptop voor audiocues
Audiokabelsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Reservebatterijenaantal 24
USB-sticksaantal 3
Reservehoofdtelefoonsaantal 2

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 8
LED-frontspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Werkverlichtingaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Podiumgordijnenaantal 2
Decorpanelenaantal 6
Decoratieve lampenaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Entreebord
Programmastandaardsaantal 2
Zwarte podiumdoekenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Kostuumhoezenaantal 20
Kledinghangersaantal 40

Servies

Waterglazenaantal 130
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Dessertbordjesaantal 130
Koffielepelsaantal 80
Serveerlepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Serveertangenaantal 8
Drankdispensersaantal 3
Theedoekenaantal 12
Kurkentrekkersaantal 2
Flessenopenersaantal 3
Koelelementenaantal 12
Maatbekersaantal 3
Thermometeraantal 2

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Vuilnisbaklinersaantal 20

Kleding

Make-upspiegelsaantal 4
Kledingstomersaantal 2
Naaikitsaantal 2
Veiligheidsspeldenaantal 100

Overig

Ticketbox
Garderobenummersaantal 150
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 4
Naamkaartjesaantal 30
Podiumtekstenaantal 12
Plaknotitiesaantal 6
Ducttapeaantal 4
Rolcontainersaantal 4

Tips

Plan de technische doorloop minimaal 1 dag vóór de voorstelling. Test daarbij de mengtafel, actieve speakers, monitor-speakers, draadloze microfoons, DI-boxen en audiocues in de volledige speelvolgorde.
Reserveer de repetitieruimte en speelruimte zodra de datum vaststaat. Controleer direct of er plaats is voor podiumelementen, publieksstoelen, kleedkamers, decorpanelen en kledingrekken.
Open de kaartverkoop pas nadat programma, aanvangstijd, locatie en publieksinformatie definitief zijn. Controleer de ticketlijst en gastenlijst vervolgens 2 keer: één week vooraf en op de speeldag.
Maak het licht- en geluidsplan op basis van de echte scène-indeling. Noteer per cue welke LED-theaterspots, LED-frontspots, microfoons, kabels en stroompunten nodig zijn en houd gaffer tape bij de hand.
Wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan: techniek, artiesten, publieksontvangst, garderobe, catering en vrijwilligers. Zet telefoonnummers, aankomsttijden en het draaiboek uiterlijk 48 uur vooraf in één contactlijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziektheatervoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, artiesten en technici. Regel rechten, promotie en kaartverkoop daarna zo snel mogelijk, zodat je minimaal 4 weken promotietijd hebt.
Wanneer plan je de technische doorloop van een muziektheatervoorstelling?: Plan de technische doorloop minimaal 1 dag vóór de voorstelling en reserveer daarvoor 3 tot 4 uur. Neem de volledige speellijst door met licht, geluid, decorwissels en audiocues.
Hoeveel repetitietijd heb je nodig voor muziektheater?: Reken voor een nieuwe voorstelling op minimaal 6 tot 10 repetities van 2 tot 3 uur. Plan daarnaast een aparte doorloop met kostuums, rekwisieten, decor en techniek.
Wanneer moet de kaartverkoop voor muziektheater openen?: Open de kaartverkoop bij voorkeur 4 tot 6 weken vóór de voorstelling, zodra datum, locatie, programma en aanvangstijd vaststaan. Controleer de aanmeldingen wekelijks en sluit de gastenlijst uiterlijk 24 uur vooraf af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.