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Familientheatervorstellung organisieren: die Checkliste

Eine Familientheatervorstellung braucht früh klare Absprachen, weil Raum, Bühne, Technik und Besucher gleichzeitig zusammenpassen müssen. Reserviere den Veranstaltungsort und bestätige Datum und Uhrzeiten zuerst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Catering und die technische Planung. Am Veranstaltungstag zählt ein genauer Aufbauplan: Fluchtwege bleiben frei, die Sitzplätze stehen rechtzeitig und Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone sind vor dem Einlass getestet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Vorstellung aufzeichnen

  • Datum und Zeiten bestätigen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Catering bestellen

  • Technik abstimmen

    2 Personen

  • Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Wegbeschreibung versenden

  • Anmeldungen schließen

  • Endgültige Besucherliste erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Technik transportieren

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal freiräumen

    4 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Hintergrund aufhängen

    2 Personen

  • Dekorationselemente aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Fluchtwege freihalten

    2 Personen

  • Empfangstisch aufstellen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Lichttechnik aufbauen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Lichtstufen einstellen

    2 Personen

  • Notausgänge kontrollieren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Programme bereitlegen

Event

  • Kartenverkaufstisch besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Publikum in den Saal begleiten

    3 Personen

  • Vorstellung starten

    2 Personen

  • Licht und Ton bedienen

    2 Personen

  • Pausengetränke bereitstellen

    3 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Den Saal während der Pause kontrollieren

    2 Personen

  • Zweite Vorstellung starten

    2 Personen

  • Publikum beim Verlassen begleiten

    3 Personen

  • Garderobe abschließen

    2 Personen

  • Abendpublikum empfangen

    3 Personen

  • Abendprogramm verteilen

    2 Personen

  • Abendvorstellung starten

    2 Personen

  • Abendlicht und Ton bedienen

    2 Personen

  • Abendpause organisieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikum im Anschluss begleiten

    3 Personen

  • Garderobe abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Dekorationselemente abbauen

    4 Personen

  • Bühnenelemente abbauen

    4 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Lichttechnik wegräumen

    2 Personen

  • Stühle wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • BiertischeAnz. 8
  • EingangstischeAnz. 2
  • GarderobenständerAnz. 3
  • HockerAnz. 6
  • BühnenelementeAnz. 12
  • UmkleidetischeAnz. 3
  • UmkleidestühleAnz. 10

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierplattenAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • TeelöffelAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8

Dekoration

  • Hintergrundvorhang
  • Dekorative StoffeAnz. 6
  • BallonbögenAnz. 2
  • WimpelkettenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • ProgrammständerAnz. 4

Dekorative Paneele

  • DekorplattenAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • Laptop
  • Musikplayer
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • XLR-KabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 12
  • Diaprojektor
  • Projektionsleinwand
  • KlappkistenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-TheaterspotsAnz. 6
  • LichtstativAnz. 2
  • Lichtkonsole
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Anmeldungen nicht erst am Veranstaltungstag. Plane einen festen Termin einige Tage vorher ein, damit du die endgültige Besucherliste, Ernährungswünsche und die Cateringmenge noch anpassen kannst.
  • Teste die komplette Technik vor dem Einlass: Laptop, Musikplayer, HDMI-Kabel, Mischpult, Lautsprecher und jedes Funkmikrofon. Ein kurzer Soundcheck mit besetzter Bühne zeigt mehr als ein Einschalten ohne Probe.
  • Plane für den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Bühnenlemente, Hintergrundvorhang, Dekoration, Stühle und Eingangstische brauchen Platz und müssen so stehen, dass die Fluchtwege frei bleiben.
  • Schicke die Wegbeschreibung spätestens mit der Einladung und erneut kurz vor der Vorstellung. Weise dabei auf Einlasszeit, Eingang und Garderobe hin – gerade Familien kommen oft mit Kinderwagen, Jacken und Taschen.
  • Halte für den Service getrennte Bereiche bereit: Eingangstische für Anmeldung und Programm, Serviertabletts für das Catering sowie Umkleidetische und Umkleidestühle für die Mitwirkenden. So blockiert die Ausgabe von Getränken nicht den Einlass.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Familientheatervorstellung planen?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts und der Terminabstimmung. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor der Vorstellung verschickt werden, damit du Anmeldungen und Catering rechtzeitig koordinieren kannst.
Wann sollte man die Anmeldungen für eine Familientheatervorstellung schließen?
Schließe die Anmeldung ungefähr 5 bis 7 Tage vor der Vorstellung. So bleiben dir mehrere Tage für die endgültige Besucherliste, Ernährungswünsche, Sitzplanung und die Bestellung des Caterings.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Familientheater?
Rechne mit mindestens 2 bis 3 Stunden, wenn Bühne, Hintergrund, Dekoration, Bestuhlung und Technik aufgebaut werden. Plane zusätzlich 30 Minuten für Soundcheck, letzte Sicherheitskontrolle und einen freien Fluchtweg ein.
Was muss man bei der Technik einer Familientheatervorstellung prüfen?
Teste spätestens 60 Minuten vor dem Einlass Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Laptop, Musikplayer und HDMI-Kabel. Prüfe außerdem Ersatzbatterien, Stromanschlüsse und ob alle Kabel sicher liegen.

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