Checklist para organizar un espectáculo de teatro familiar

Organizar un espectáculo de teatro familiar exige coordinar la sala, las inscripciones, la técnica y la atención a niños y adultos. Esta checklist reúne 75 tareas y 53 materiales para avanzar en el orden correcto, desde reservar el espacio hasta despejar los pasillos antes de abrir. También contempla el catering, las preferencias dietéticas, el programa y la grabación de la actuación. Úsala para comprobar qué está cerrado y qué puede quedarse atrás.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Grabar la actuación
Confirmar la fecha y los horarios
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Pedir el catering
Coordinar la técnica
2 personas
Definir la distribución de la sala
2 personas
Imprimir el programa
Enviar indicaciones
Cerrar inscripciones
Elaborar la lista definitiva de asistentes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Transportar la técnica
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la sala
4 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Colgar el fondo
2 personas
Colocar los elementos decorativos
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Mantener despejados los pasillos
2 personas
Colocar la mesa de entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Configurar niveles de luz
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los programas

Evento

Atender la taquilla
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir programas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Empezar la actuación
2 personas
Manejar luces y sonido
2 personas
Preparar las bebidas del descanso
3 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar la sala durante la pausa
2 personas
Dar inicio a la segunda función
2 personas
Acompañar al público a la salida
3 personas
Terminar el guardarropa
2 personas
Recibir al público de la noche
3 personas
Repartir el programa de la noche
2 personas
Iniciar la función de la tarde
2 personas
Gestionar la iluminación y el sonido nocturnos
2 personas
Gestionar la pausa de la tarde
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar al público al final
3 personas
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Desmontar los decorados
4 personas
Desmontar las partes del escenario
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el equipo de iluminación
2 personas
Volver a colocar las sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger el catering
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el stock sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas de cervezacant. 8
Mesas de entradacant. 2
Percheroscant. 3
Taburetescant. 6
Piezas de escenariocant. 12
Mesas de vestuariocant. 3
Sillas del vestuariocant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platos de postrecant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharillascant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Decoración

Telón de fondo
Paños decorativoscant. 6
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 6
Atriles para programascant. 4

Paneles decorativos

Paneles decorativoscant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Portátil
Reproductor de música
Cables HDMIcant. 3
Cables XLRcant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 12
Proyector de diapositivas
Pantalla de proyección
Cajas plegablescant. 8

Iluminación

Focos LED de teatrocant. 6
Soporte de iluminacióncant. 2
Mesa de luces
Iluminación ambientalcant. 8
Linternascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Pinzas de servircant. 6

Limpieza

Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Confirma la fecha, los horarios y la reserva de la sala antes de diseñar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para enviar invitaciones, recibir inscripciones y actualizar la lista de visitantes.
Cierra las inscripciones con una fecha concreta, idealmente entre 5 y 7 días antes de la función. Así puedes elaborar la lista definitiva, encargar el catering y adaptar las raciones a las preferencias dietéticas.
Prueba la mesa de mezclas, los altavoces, los micrófonos inalámbricos, el portátil y los cables HDMI antes del día del espectáculo. Haz una prueba completa en la sala al menos 2 horas antes de recibir al público.
Reserva tiempo suficiente para el montaje: coloca primero las piezas del escenario y el telón de fondo, después la decoración y al final las sillas. Mantén los pasillos despejados y deja una zona clara para la entrada y los percheros.
Prepara el programa y las indicaciones de acceso antes de abrir la ubicación. Lleva también un plan para grabar la actuación y comprueba que el dispositivo de grabación tenga batería y espacio libre con al menos 30 minutos de antelación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de teatro familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes: reserva la sala, confirma la fecha y coordina la técnica. Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para ajustar asistentes, catering y materiales.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una función familiar?: Envíalas aproximadamente 3 semanas antes del espectáculo y fija una fecha límite de respuesta. Deja al menos 10 días para recoger inscripciones y preferencias dietéticas.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar la sala?: Calcula entre 2 y 3 horas para transportar la técnica, despejar la sala, montar el escenario, colocar la decoración y distribuir las sillas. Haz la prueba de sonido antes de que llegue el público.
¿Cuántas sillas y vasos necesito para el teatro familiar?: Prepara una silla por asistente confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Para los vasos reutilizables, calcula 2 por persona si habrá una pausa con bebidas, además de los necesarios para el equipo y el catering.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.