Checklist pour organiser un spectacle de drag

Un spectacle de drag demande plus qu’une programmation d’artistes : il faut coordonner les horaires, le son, les lumières, l’accueil et les besoins alimentaires. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’à l’ouverture des portes. Elle attire aussi l’attention sur les oublis fréquents, comme les fichiers musicaux, le transport des artistes ou les espaces de préparation. Prévoyez un responsable par sujet et vérifiez chaque point avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Réserver les artistes
2 personnes
Convenir des horaires de passage
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations sur les billets
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Élaborer le programme
2 personnes
Réserver un animateur
Répartir les bénévoles
2 personnes
Organiser le transport des artistes
Passer la commande traiteur
Réserver la technique
Acheter la décoration
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Partager les informations sur les artistes
Imprimer la liste des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces de travail
2 personnes
Installer le mobilier
4 personnes
Dégager la zone de la scène
2 personnes
Suspendre l’arrière-plan
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la diffusion de musique
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Installer les miroirs et le maquillage
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Afficher le programme bien en vue
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les artistes
Briefer l’animateur
Annoncer le premier spectacle
Accompagner le premier spectacle
3 personnes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Annoncer le deuxième spectacle
Animer le deuxième spectacle
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Servir les amuse-bouches du dîner
3 personnes
Annoncer le troisième spectacle
Animer le troisième spectacle
3 personnes
Animer les interactions avec le public
2 personnes
Annoncer la finale
Encadrer la finale
3 personnes
Remercier les artistes
2 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Réfrigérer les restes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le bar et les tables
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Nettoyer le sol
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Stocker les objets restants
2 personnes
Gérer les accords avec les artistes
Remettre les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 100
Portants à vêtementsqté 4
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateurs portablesqté 2
Clés USBqté 3
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Bâche de fond
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Guirlandes de fanionsqté 6
Décoration de tableqté 12
Accessoires photoqté 20
Panneaux du programmeqté 4
Badges nominatifsqté 120

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Pinces de serviceqté 6
Boîtes de rangementqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Tapis rafraîchissantsqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date et le lieu, puis confirmez les artistes avant d’annoncer la billetterie. Demandez à chacun ses horaires de passage et ses besoins techniques au moins 3 semaines à l’avance.
Centralisez les fichiers musicaux sur un ordinateur portable et une clé USB de secours. Testez chaque morceau avec la table de mixage et les microphones sans fil avant l’arrivée du public.
Prévoyez un espace de préparation séparé, avec portants à vêtements, tabourets et accès dégagé. Vérifiez cet espace à l’ouverture du lieu : il est souvent oublié au profit de la salle principale.
Comptez les besoins alimentaires dès les inscriptions et transmettez le total au traiteur avant la commande. Gardez quelques en-cas disponibles pour les artistes et bénévoles pendant les temps d’attente.
Préparez l’accueil avant le début du spectacle : liste des visiteurs imprimée, badges, panneaux du programme et verres réutilisables en place. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et gardez les rallonges, multiprises et le ruban gaffer accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de drag ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les artistes, le lieu et la technique, puis de gérer les invitations, les inscriptions et le traiteur.
Quand faut-il réserver les artistes pour un spectacle de drag ?: Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 6 semaines avant l’événement. Demandez ensuite leurs horaires de passage et leurs besoins techniques dans les 7 jours.
Combien de temps avant faut-il tester le son et les lumières ?: Faites un test complet au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Vérifiez la table de mixage, les microphones, les projecteurs LED, les câbles et chaque fichier musical utilisé pendant le spectacle.
Quand faut-il commander le traiteur pour un spectacle de drag ?: Passez la commande 7 à 10 jours avant, après avoir recueilli les besoins alimentaires des visiteurs et des artistes. Confirmez les quantités et l’heure de livraison 48 heures avant le jour J.

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