Dragshow organisieren: die praktische Checkliste

Eine Dragshow steht und fällt mit gut abgestimmten Auftrittszeiten, zuverlässiger Technik und klaren Zuständigkeiten. Plane Künstler, Moderator und Programm frühzeitig und veröffentliche Ticketinformationen erst, wenn Ort und Ablauf feststehen. Kurz vor der Show kommen Besucherwünsche, Catering, Transport und der Technikcheck zusammen. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zum Öffnen der Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Künstler festlegen
2 Personen
Auftrittszeiten abstimmen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Musikdateien sammeln
Einladungen verschicken
2 Personen
Ticketinformationen veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
Programm erstellen
2 Personen
Moderator festlegen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Künstlertransport abstimmen
Cateringbestellung aufgeben
Technik reservieren
Dekoration einkaufen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Künstlerinformationen teilen
Besucherliste ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Arbeitsbereiche kontrollieren
2 Personen
Möbel bereitstellen
4 Personen
Bühnenfläche freimachen
2 Personen
Hintergrund aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Lichttechnik aufbauen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Musikwiedergabe testen
2 Personen
Künstlerraum einrichten
2 Personen
Spiegel und Make-up bereitstellen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Programm sichtbar aufhängen
Sichere Laufwege prüfen
2 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Tickets kontrollieren
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Künstler betreuen
Moderator briefen
Erste Show ankündigen
Die erste Show betreuen
3 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Zweite Show ankündigen
Die zweite Show betreuen
3 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Abendessen-Snacks servieren
3 Personen
Dritte Show ankündigen
Dritte Show betreuen
3 Personen
Publikumsinteraktion begleiten
2 Personen
Finale ankündigen
Finale betreuen
3 Personen
Künstler bedanken
2 Personen
Verabschiedung der Besucher begleiten
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Bar und Tische reinigen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Boden reinigen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern
2 Personen
Künstlervereinbarungen abwickeln
Fundsachen übergeben
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CocktailtischeAnz. 8
KlappischeAnz. 6
StühleAnz. 100
KleiderständerAnz. 4
BarhockerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LaptopsAnz. 2
USB-SticksAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 3
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

Hintergrundtuch
BallonbögenAnz. 2
BallonsAnz. 150
WimpelkettenAnz. 6
TischdekorationAnz. 12
FotopropsAnz. 20
ProgrammschilderAnz. 4
NamensschilderAnz. 120

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 2
KühlmattenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort zuerst und lege danach die Auftrittszeiten fest. So können Künstler, Technik, Ticketinformationen und Einladungen mit denselben Zeiten arbeiten.
Sammle technische Anforderungen und Musikdateien spätestens 7 Tage vor der Show. Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptops und USB-Sticks anschließend gemeinsam vor Ort.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die Cateringbestellung erst nach dem Anmeldeschluss auf. Plane die endgültige Menge mindestens 3 Tage vor der Veranstaltung.
Teile Freiwillige festen Bereichen und Uhrzeiten zu: Einlass, Künstlerbetreuung, Bar, Technik und Aufräumen. Drucke die Besucherliste am Veranstaltungstag aus und halte Namensschilder bereit.
Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Einlass. Kontrolliere Arbeitsbereiche, Licht, Kabelwege, Sitzplätze und Abfallbehälter, bevor Getränke gekühlt und Snacks vorbereitet werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Dragshow planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Künstlern. Technik, Programm und Ticketinformationen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Show feststehen.
Wann sollte man Künstler für eine Dragshow buchen?: Kläre die Künstler möglichst 8 Wochen vor dem Termin und stimme Auftrittszeiten direkt danach ab. Transport und technische Anforderungen sollten spätestens 14 Tage vorher bestätigt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Dragshow?: Plane mindestens 2 Stunden für Möbel, Dekoration, Technik und Licht ein. Für Soundcheck und kurze Proben solltest du zusätzlich 60 Minuten vor dem Einlass reservieren.
Wann soll das Catering für eine Dragshow bestellt werden?: Bestelle das Catering etwa 3 Tage vor der Veranstaltung, sobald Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft sind. Getränke solltest du am Veranstaltungstag frühzeitig kühlen, damit sie zum Einlass bereitstehen.

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