Checklist para organizar un drag show sin olvidos

Organizar un drag show requiere coordinar artistas, técnica, público y tiempos con bastante precisión. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar en orden, desde confirmar la fecha y el lugar hasta abrir el espacio y recibir a los asistentes. Reserva margen para las necesidades técnicas, el transporte de los artistas y los archivos de música: son detalles que suelen llegar tarde. También encontrarás qué dejar preparado el mismo día, como bebidas frías, aperitivos, carteles y puestos de trabajo despejados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Acordar los horarios de actuación
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Reunir archivos de música
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la información de entradas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar al presentador
Asignar voluntarios
2 personas
Acordar el transporte de los artistas
Realizar el pedido de catering
Reservar técnica
Comprar decoración
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Compartir la información de los artistas
Imprimir la lista de visitantes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios de trabajo
2 personas
Montar el mobiliario
4 personas
Despejar el espacio del escenario
2 personas
Colgar el fondo
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar el equipo de iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la reproducción de música
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Preparar espejos y maquillaje
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Colgar el programa a la vista
Comprobar las rutas de paso seguras
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar a los artistas
Informar al presentador
Anunciar el primer espectáculo
Acompañar el primer show
3 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Anunciar el segundo espectáculo
Coordinar el segundo espectáculo
3 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Servir los aperitivos de la cena
3 personas
Anunciar el tercer espectáculo
Dirigir el tercer espectáculo
3 personas
Guiar la interacción con el público
2 personas
Anunciar la final
Coordinar la final
3 personas
Agradecer a los artistas
2 personas
Acompañar la despedida de los visitantes
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la barra y las mesas
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Limpiar el suelo
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Devolver el equipo
2 personas
Almacenar el material sobrante
2 personas
Gestionar los acuerdos con los artistas
Entregar los objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesas plegablescant. 6
Sillascant. 100
Percheroscant. 4
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Portátilescant. 2
Memorias USBcant. 3
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Iluminación ambientalcant. 4

Decoración

Lona de fondo
Arcos de globoscant. 2
Globoscant. 150
Guirnaldascant. 6
Decoración de mesacant. 12
Accesorios para fotoscant. 20
Carteles del programacant. 4
Tarjetas de nombrecant. 120

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Pinzas de servircant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 2
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los horarios de actuación antes de publicar las entradas. Pide a cada artista sus necesidades técnicas y sus archivos de música con al menos 2 semanas de antelación.
Prepara un programa con los números, las pausas y la persona que presenta. Imprime varios carteles del programa y deja una copia para el equipo de técnica y otra para la entrada.
No dejes para el último día el transporte de los artistas ni la reserva de técnica. Confirma micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, focos LED, trípodes, regletas y cinta gaffer entre 7 y 10 días antes.
Calcula las compras a partir del número confirmado de visitantes y de sus preferencias dietéticas. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos el mismo día, pero deja vasos, copas, platos y cubiertos colocados antes de abrir.
Asigna voluntarios a entrada, artistas, catering y sala, con una persona responsable de cada zona. Comprueba antes de abrir que hay mesas, sillas, percheros, papeleras y espacios de trabajo despejados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un drag show?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios artistas. Intenta cerrar artistas, lugar, horarios y técnica como máximo 3 semanas antes, para poder publicar las entradas y preparar el programa.
¿Cuándo hay que confirmar las necesidades técnicas de los artistas?: Pídelas al confirmar la actuación y ciérralas al menos 14 días antes. Revisa de nuevo micrófonos, música, iluminación, conexiones y espacio de trabajo entre 3 y 7 días antes del show.
¿Cuántas bebidas necesito para un drag show?: Como referencia, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por persona por cada hora adicional. Ajusta la compra según la duración, el catering y las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.
¿Qué hay que preparar el día del drag show?: Abre el lugar con al menos 2 horas de margen para montar sonido, iluminación, decoración y mesas. Antes de recibir al público, enfría las bebidas, coloca los aperitivos, comprueba la lista de visitantes y revisa que cada artista tenga su espacio preparado.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.