Checklist pour organiser un spectacle de danse moderne

Un spectacle de danse moderne demande de coordonner la troupe, la salle, la technique et l’accueil du public sans laisser les derniers détails au hasard. Cette checklist vous accompagne de la confirmation de la date jusqu’au refroidissement des boissons. Elle vous aide aussi à vérifier les fichiers musicaux, le sol, l’éclairage, les accès et les sorties de secours. Utilisez-la pour répartir les 72 tâches et préparer les 52 éléments nécessaires au bon déroulement de la représentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et l'heure
2 personnes
Réserver le lieu
Définir la répartition de la salle
2 personnes
Confirmer la troupe de danse
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Élaborer le plan d'éclairage
2 personnes
Vérifier le sol et l'aire de jeu
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer le programme
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Réserver le catering
Réserver le matériel technique
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier l’accès
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Imprimer la liste du public
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel technique
4 personnes
Monter la lumière et le son
4 personnes
Installer la piste de danse
3 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Monter la table de catering
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Tester la technique
3 personnes
Parcourir les réglages lumière
2 personnes
Tester la musique et les cues
2 personnes
Courte répétition générale
6 personnes
Aider les artistes à se changer
2 personnes
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Faire asseoir la salle
3 personnes
Animer le spectacle
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Encadrer la deuxième partie
4 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Remercier les artistes
2 personnes
Servir le repas d'après-soirée
3 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Nettoyer la piste de danse
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Ranger le matériel technique
4 personnes
Remettre les clés et les badges d’accès
Retourner les livraisons
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 110
Tables pliantesqté 8
Chaises des vestiairesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Ordinateur portable
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Panneaux de piste de danseqté 24
Ruban gafferqté 4
Câbles de rechangeqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Lampes d'ambianceqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Tentures de salleqté 6
Bâche de fond
Plantesqté 8
Petits vasesqté 8
Chemins de tableqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Pieds pour panneaux d’itinéraireqté 6

Vaisselle

Verresqté 130
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 130
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Bacs de rangementqté 12
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 8
Porte-étiquettesqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et la troupe avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les disponibilités, le plan de salle et les besoins techniques.
Demandez les fichiers musicaux plusieurs semaines à l’avance, puis testez-les sur l’ordinateur portable et la table de mixage utilisés le jour du spectacle. Gardez une copie de secours sur une deuxième clé ou un autre support.
Contrôlez le sol et l’aire de jeu avant d’installer les panneaux de piste de danse. Laissez les câbles audio, rallonges et multiprises hors du passage avec des passe-câbles et du ruban gaffer.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du public : imprimez la liste, installez les badges, les portants et les chaises des vestiaires, puis placez les panneaux du programme et les indications d’accès.
Ne reportez pas les boissons au dernier moment : refroidissez-les au moins 4 heures avant l’ouverture et prévoyez des verres ainsi que des tasses à café en fonction du nombre d’inscrits.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de danse moderne ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer la troupe, recueillir les besoins techniques, ouvrir les inscriptions et tester la musique avant la représentation.
Quand faut-il réserver la salle pour un spectacle de danse moderne ?: Réservez-la dès que la date et l’heure sont confirmées, de préférence 2 mois à l’avance. Vérifiez immédiatement la répartition de la salle, l’accès, le sol et les sorties de secours.
Quand tester les fichiers musicaux et l’éclairage ?: Testez les fichiers musicaux au plus tard 7 jours avant le spectacle, puis faites un essai sur place le jour du montage. Le plan d’éclairage et les projecteurs LED doivent être vérifiés avant l’arrivée du public.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour ce spectacle ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les vestiaires et 1 pour la coordination en coulisses, puis adaptez l’équipe au nombre d’inscrits. Répartissez les rôles au moins 1 semaine avant l’événement.

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