Checklist para organizar un espectáculo de danza moderna

Organizar un espectáculo de danza moderna requiere coordinar a la compañía, la sala, el equipo técnico y el público en un orden muy concreto. Este plan reúne 72 tareas y 52 materiales para que no se queden atrás detalles como el suelo de baile, los archivos de música, las salidas de emergencia o las necesidades dietéticas. Empieza cerrando fecha, horario y espacio; después confirma las necesidades de los artistas y termina con las comprobaciones técnicas y de recepción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y hora
2 personas
Reservar el lugar
Definir la distribución de la sala
2 personas
Confirmar la compañía de baile
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Reunir archivos de música
Comprobar los archivos de música
2 personas
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
Comprobar el suelo y la superficie de juego
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el programa
2 personas
Enviar la información de los artistas
Reservar el catering
Reservar equipo técnico
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la ruta de acceso
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Imprimir la lista de asistentes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Descargar equipos técnicos
4 personas
Montar luz y sonido
4 personas
Instalar la pista de baile
3 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Probar la técnica
3 personas
Recorrer los modos de iluminación
2 personas
Probar la música y las señales
2 personas
Ensayo general breve
6 personas
Ayudar a los artistas a cambiarse
2 personas
Atender el mostrador de información
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Hacer que la sala tome asiento
3 personas
Coordinar la presentación
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Guiar la segunda parte
4 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Agradecer a los artistas
2 personas
Servir el refrigerio después
3 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Apagar la técnica
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Limpiar la pista de baile
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Empacar el equipo técnico
4 personas
Devolver las llaves y tarjetas de acceso
Devolver las entregas
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 110
Mesas plegablescant. 8
Sillas del vestuariocant. 12
Percheroscant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátil
Cables de audiocant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Paneles de pista de bailecant. 24
Cinta gaffercant. 4
Cables de repuestocant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Luces decorativascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Telones de salacant. 6
Lona de fondo
Plantascant. 8
Jarroncitoscant. 8
Manteles runnerscant. 8
Carteles del programacant. 4
Soportes para paneles de rutacant. 6

Vajilla

Vasoscant. 130
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 130
Tenedorescant. 130
Cuchilloscant. 130
Cucharascant. 100
Bandejas de serviciocant. 8
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Cucharonescant. 8
Pinzas de servircant. 8
Portaetiquetascant. 12

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 12
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Pide a la compañía las necesidades técnicas y los archivos de música con al menos 2 semanas de antelación. Prueba cada archivo en el portátil y el equipo que se utilizará durante la función, no solo en un ordenador personal.
Comprueba el suelo y la superficie de juego antes de cerrar la distribución de la sala. Reserva tiempo para colocar los paneles de pista, fijar los cables con cinta gaffer y dejar libres las zonas de paso.
Envía las invitaciones y abre las inscripciones en cuanto estén confirmados el lugar y el horario. Cierra la lista de asistentes entre 3 y 5 días antes para preparar tarjetas de nombre, asientos y cantidades de catering.
Haz una prueba técnica completa el mismo día, al menos 2 horas antes de que llegue el público. Revisa altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, focos LED, regletas, alargadores y cables de repuesto.
No dejes para la última tarde la información práctica: envía la ruta de acceso y el aparcamiento con 3 días de margen, y comprueba las salidas de emergencia antes de abrir las puertas. Enfría las bebidas y prepara vasos y tazas antes de la llegada de los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de danza moderna?: Empieza al menos 6 semanas antes para reservar la sala, confirmar la compañía y reunir las necesidades técnicas. Deja las 2 últimas semanas para probar música, iluminación, suelo y comunicaciones al público.
¿Cuándo hay que enviar los archivos de música a la sala?: Envíalos como mínimo 2 semanas antes del espectáculo y comprueba que funcionan en el equipo previsto. Lleva también una copia de seguridad en un segundo dispositivo el día de la función.
¿Cuánto antes debe hacerse la prueba técnica?: Reserva al menos 2 horas antes de la apertura para probar sonido, iluminación, micrófonos y conexiones. Si se instalan paneles de pista o se modifica la distribución, añade tiempo para fijar cables y despejar los accesos.
¿Cuándo cerrar las inscripciones y confirmar el catering?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento, cuando ya puedas imprimir la lista de asistentes y recoger las preferencias dietéticas. Confirma entonces el número final de raciones y prepara bebidas, vasos y tazas.

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