Moderne Tanzvorführung organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre technische Anforderungen spätestens 4 Wochen vor der Aufführung mit dem Tanzensemble. Lass dir Musikdateien, benötigte Anschlüsse und Angaben zur Spielfläche gesammelt schicken und prüfe jede Datei anschließend auf dem vorgesehenen Laptop.
• Prüfe den Tanzboden nicht erst beim Aufbau. Miss die verfügbare Spielfläche mindestens 2 Wochen vorher aus, kontrolliere die Tanzbodenplatten und lege fest, wo Lautsprecher, Lichtstative und Kabelmatten stehen.
• Plane Einlass und Garderobe für die erwartete Publikumszahl. Stelle Sitzplätze, Kleiderständer, Route-Schilder und Namensschilder am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn bereit.
• Schicke Parkinformationen und die Zugangsroute spätestens 5 Tage vor der Vorstellung. Kontrolliere zusätzlich alle Notausgänge vor dem Einlass und halte Fluchtwege frei von Kabeln, Dekoration und Mobiliar.
• Reserviere Catering und technische Geräte nicht erst nach dem Programm. Bestätige beides mindestens 14 Tage vorher, erfasse Ernährungswünsche bis zum Anmeldeschluss und kühle Getränke etwa 3 Stunden vor Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine moderne Tanzvorführung organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Location, Tanzensemble, Technik, Lichtkonzept, Catering und Einladungen in der richtigen Reihenfolge abstimmen.

Wann müssen die Musikdateien für eine Tanzvorführung vorliegen?

Fordere die Dateien spätestens 4 Wochen vor dem Termin an und prüfe sie innerhalb von 2 bis 3 Tagen. Teste sie zusätzlich beim Technikcheck mit dem vorgesehenen Laptop und Mischpult.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer modernen Tanzvorführung?

Plane mindestens 3 Stunden für Tanzboden, Lautsprecher, Mischpult, Licht, Kabelsicherung und Raumaufteilung ein. Für eine Aufführung mit mehreren Lichtstimmungen oder umfangreicher Dekoration sind 4 Stunden realistischer.

Wann sollte man das Publikum für eine Tanzvorführung einladen?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Aufführung und öffne die Anmeldungen gleichzeitig. Setze den Anmeldeschluss auf 7 bis 10 Tage vor dem Termin, damit Sitzplätze, Catering und Namensschilder rechtzeitig feststehen.

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