Checklist para organizar una función de musical

Organizar una función de musical requiere coordinar ensayos, entradas, público, vestuario y montaje técnico en un orden claro. Empieza por fijar la fecha, reservar el lugar y cerrar el programa; después podrás abrir la venta y enviar la información al público. En la última semana conviene revisar disfraces, atrezos, música y decoración, no solo el reparto. El día de la función, reserva tiempo para transportar el material, montar el escenario, probar el sonido y despejar la zona de juego antes de recibir a los asistentes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y la función
2 personas
Reservar el lugar
Reservar la sala de ensayo
Crear el programa de la presentación
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Imprimir el programa
2 personas
Enviar información al público
Realizar el último ensayo
12 personas
Comprobar los disfraces
3 personas
Comprobar los atrezos
3 personas
Comprobar los elementos de decoración
3 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
Imprimir la lista de asistentes
Hacer la compra
2 personas
Transportar los trajes al lugar
2 personas
Llevar los accesorios al lugar
2 personas
Llevar el equipo técnico al lugar
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Despejar el suelo del escenario
3 personas
Montar el escenario y la zona de juego
4 personas
Montar la decoración
4 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Colocar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Conectar la iluminación
3 personas
Conectar el sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la música y las señales
2 personas
Preparar los disfraces
3 personas
Preparar maquillaje y pintura facial
2 personas
Recibir al elenco
2 personas
Realizar el ensayo técnico
10 personas
Ayudar al elenco a cambiarse
3 personas
Abrir la entrada del público
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Abrir la presentación
Interpretar el primer acto
15 personas
Servir bebidas del descanso
5 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
Llamar de vuelta al público
2 personas
Representar el segundo acto
15 personas
Coordinar el momento de aplausos
2 personas
Hacer foto del elenco
2 personas
Despedir al público
3 personas
Entrega del guardarropa
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Servir la comida del elenco
4 personas
Preparar la función de la noche
8 personas
Recibir al público de la noche
4 personas
Representar la función de la noche
15 personas
Gestionar la pausa de la tarde
5 personas
Despedir al público de la noche
3 personas

Seguimiento

Apagar la técnica
3 personas
Desmontar la decoración
4 personas
Reunir los accesorios
3 personas
Reunir los trajes
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Lavar los disfraces
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 170
Mesas plegablescant. 8
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Perchas para el guardarropacant. 180
Taburetes para el elencocant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes para micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil para música
Caja DI
Altavoz de monitor
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Luz de trabajocant. 3
Lámparas LED de repuestocant. 6

Decoración

Lona de fondocant. 2
Paneles decorativoscant. 8
Paños decorativoscant. 6
Plantas artificialescant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles de flechascant. 8
Panel del programa
Flores artificialescant. 20
Luces decorativascant. 4
Bridascant. 100
Cinta adhesiva de doble caracant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platos de postrecant. 180
Cucharillas de cafécant. 80
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de servircant. 6

Catering

Compras

Disfraces

Percheros para disfracescant. 4
Fundas para ropacant. 30
Imperdiblescant. 2
Rodillos quitapelusascant. 4
Kits de costuracant. 2
Medias de repuestocant. 8

Atrezzo

Atrezzo para manocant. 25
Cajas de almacenamientocant. 12
Etiquetas con nombrescant. 50

Limpieza

Aspiradora
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 12

Seguridad

Linternascant. 3
Bateríascant. 2
Cinta antideslizantecant. 2

Artículos de papel

Programascant. 180
Pulseras de accesocant. 200
Bolígrafoscant. 12
Portapapelescant. 4
Papel de impresión

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de publicar la función. Reserva también la sala de ensayo con antelación para que el último ensayo no compita con otros usos del espacio.
Abre la venta de entradas cuando el programa esté suficientemente definido y envía la información al público varios días antes. Incluye horarios, acceso, preferencias dietéticas y cualquier indicación sobre la llegada.
Haz una revisión completa del vestuario, los atrezos y la decoración durante la última semana. El día anterior, reúne los archivos de música, imprime el plan de trabajo y prepara la lista de asistentes.
Programa el montaje con margen para una prueba técnica. Los micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, luces LED, cables y regletas deben comprobarse antes de que el elenco ocupe el escenario.
Separa el material por transporte: trajes, accesorios, equipo técnico y elementos decorativos. Al abrir el lugar, despeja primero el suelo del escenario y después monta la zona de juego, la decoración y los asientos del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una función de musical?: Empieza a fijar la fecha, reservar el lugar y reservar la sala de ensayo con varias semanas de margen. La venta de entradas puede abrirse cuando el programa esté cerrado; la revisión final del vestuario, atrezos y música debe hacerse durante la última semana.
¿Cuándo hay que hacer el último ensayo de un musical?: Hazlo en los días previos a la función, cuando el programa y los cambios de escena ya estén definidos. Después del último ensayo, deja tiempo para corregir disfraces, accesorios, archivos de música y el plan de trabajo impreso.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el escenario y el equipo?: Reserva al menos 2 o 3 horas antes de la apertura al público para transportar el material, despejar el suelo, montar la zona de juego y colocar la decoración. Añade tiempo para probar micrófonos, altavoces, luces y música.
¿Qué hay que comprobar el día de la función?: Comprueba la lista de asistentes, el plan de trabajo, el vestuario, los atrezos, la decoración y todos los cables y regletas. Antes de abrir las puertas, verifica también el sonido, la iluminación, los asientos, el guardarropa y la información visible del programa.

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