Checklist voor een musicaluitvoering organiseren

Een musicaluitvoering vraagt meer dan repetities en een podium. Je legt eerst datum, locatie en voorstellingsschema vast en werkt daarna toe naar kaartverkoop, publieksinformatie en de laatste repetitie. Op de speeldag komen techniek, decor, kostuums, rekwisieten en publieksontvangst samen. Deze checklist bevat 76 taken en 70 benodigdheden, zodat je niets vergeet bij de voorbereiding, opbouw en uitvoering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en voorstelling vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Repetitieruimte reserveren
Voorstellingsschema maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma afdrukken
2 personen
Publieksinformatie versturen
Laatste repetitie uitvoeren
12 personen
Kostuums controleren
3 personen
Rekwisieten controleren
3 personen
Decorstukken controleren
3 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
2 personen
Publiekslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Kostuums naar locatie brengen
2 personen
Rekwisieten naar locatie brengen
2 personen
Techniek naar locatie brengen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Podiumvloer vrijmaken
3 personen
Podium en speelvlak opbouwen
4 personen
Decor opbouwen
4 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Entreebalie plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Licht aansluiten
3 personen
Geluid aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek en cues testen
2 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Grime en schmink klaarzetten
2 personen
Cast ontvangen
2 personen
Technische doorloop uitvoeren
10 personen
Cast laten omkleden
3 personen
Publieksentree openen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Voorstelling openen
Eerste bedrijf spelen
15 personen
Pauzedranken serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
4 personen
Publiek terugroepen
2 personen
Tweede bedrijf spelen
15 personen
Applausmoment begeleiden
2 personen
Castfoto maken
2 personen
Publiek uitzwaaien
3 personen
Garderobe uitgeven
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Castmaaltijd serveren
4 personen
Avondvoorstelling voorbereiden
8 personen
Avondpubliek ontvangen
4 personen
Avondvoorstelling spelen
15 personen
Avondpauze verzorgen
5 personen
Avondpubliek uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
3 personen
Decor afbouwen
4 personen
Rekwisieten verzamelen
3 personen
Kostuums verzamelen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
Kostuums wassen
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 170
Klaptafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 3
Garderobehangersaantal 180
Krukken voor castaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 4
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Laptop voor muziek
DI-box
Monitorluidspreker
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Werklichtaantal 3
Reserve-ledlampenaantal 6

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Decorpanelenaantal 8
Decoratieve doekenaantal 6
Kunstplantenaantal 8
Welkomstbord
Pijlbordjesaantal 8
Programmabord
Kunstbloemenaantal 20
Sfeerlampjesaantal 4
Kabelbindersaantal 100
Dubbelzijdige tapeaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Gebaksbordjesaantal 180
Koffielepelsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Catering

Boodschappen

Kostuums

Kledingrekken voor kostuumsaantal 4
Kledinghoezenaantal 30
Veiligheidsspeldenaantal 2
Kledingrollersaantal 4
Naaikitsaantal 2
Reservepanty'saantal 8

Rekwisieten

Handrekwisietenaantal 25
Opbergkrattenaantal 12
Naamlabelsaantal 50

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Veiligheid

Zaklampenaantal 3
Batterijenaantal 2
Antisliptapeaantal 2

Papierwaren

Programmaboekjesaantal 180
Entreebandjesaantal 200
Pennenaantal 12
Klembordenaantal 4
Printpapier

Tips

Plan de laatste repetitie niet alleen voor spel en zang. Controleer dan ook kostuums, rekwisieten, decorstukken en muziekbestanden, zodat ontbrekende onderdelen nog vóór de voorstelling kunnen worden aangevuld.
Open de kaartverkoop pas nadat het voorstellingsschema en de publieksinformatie klaar zijn. Verwerk aanmeldingen doorlopend en verzamel dieetwensen uiterlijk vóór je de boodschappen doet.
Maak voor techniek een aparte controle van draadloze microfoons, speakers, mengpaneel, DI-box, laptop en monitorluidspreker. Test alle kabels en stekkerdozen op locatie en houd gaffer tape en reserve-ledlampen bij de hand.
Druk het draaiboek, de publiekslijst en het programma niet pas op de speeldag af. Leg deze uiterlijk één werkdag eerder klaar, samen met de publieksstoelen, garderobehangers en bewegwijzering.
Werk met een vaste opbouwvolgorde: locatie openen, podiumvloer vrijmaken, podium en speelvlak opbouwen en daarna decor plaatsen. Breng kostuums, rekwisieten en techniek afzonderlijk naar de locatie, zodat je tijdens de opbouw niets hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een musicaluitvoering plannen?: Leg datum en voorstelling bij voorkeur enkele maanden vooraf vast, zodat je de locatie, repetitieruimte en het voorstellingsschema kunt regelen. Start de publiekscommunicatie zodra de speeldatum en tijden definitief zijn.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een musical op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor het openen van de locatie, het vrijmaken van de podiumvloer, de podiumopbouw, het decor en de techniek. Plan daarna extra tijd voor een soundcheck en een korte doorloop.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een musical open?: Open de kaartverkoop zodra locatie, datum, tijden en publieksinformatie definitief zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de voorstelling. Houd de aanmeldingen bij tot de publiekslijst kan worden afgedrukt.
Wat moet ik één dag voor een musicaluitvoering controleren?: Controleer uiterlijk 1 dag vooraf de kostuums, rekwisieten, decorstukken, muziekbestanden en het draaiboek. Leg ook programma’s, publieksinformatie en verzamelde dieetwensen klaar voordat je boodschappen doet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.